Секретарь-референт
_________________ _____________________
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
_________________ ___________
(наименование должности)
00.00.0000 N 000
_________________ __________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Секретаря-референта 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. На должность секретаря-референта ____ "_______________" (далее - Организация) принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Секретарь-референт должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права;
- основы трудового законодательства Российской Федерации;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
- _________________ _______________________ _________________.
1.4. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:
- Уставом (Положением) Организации;
- настоящей должностной инструкцией;
- _________________ ____________________ (иные акты и документы, непосредственно связанные с трудовой функцией секретаря-референта).
1.5. Секретарь-референт подчиняется непосредственно ________________ (наименование должности руководителя).
1.6. В период отсутствия секретаря-референта (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
1.7. _________________ _______________________ ______________.
2. Функции
2.1. Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Ведение делопроизводства.
3. Должностные обязанности
3.1. Секретарь-референт исполняет следующие должностные обязанности:
3.1.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
3.1.2. Принимает поступающую на рассмотрение корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3.1.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.1.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
3.1.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.1.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
3.1.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.1.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
3.1.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
3.1.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
3.1.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
3.1.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
3.1.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
3.1.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.1.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
3.1.16. Копирует документы на персональном ксероксе.
3.2. _________________ ____________ (иные обязанности).
4. Права Работника
4.1. Работник имеет право:
4.1.1. На участие в обсуждении проектов решений руководства организации.
4.1.2. Привлечение к решению поставленных перед ним задач других работников при согласии непосредственного руководителя.
4.1.3. Запрос и получение от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.1.4. Участие в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.1.5. Требование от руководства Организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
4.2. _________________ ______________________ (иные права).
5. Ответственность Работника
5.1. Работник привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение материального ущерба - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ _______________________ ______________.
6. Заключительные положения
6.1. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления Работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается _________________ _______________ (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
6.2. _________________ ___________________________.
6.3. Настоящая должностная инструкция разработана на основе квалификационной характеристики должности "Секретарь руководителя" (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, раздел "Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях", утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37), _________________ _______________ (реквизиты иных актов и документов).
