_________________ __________________
(наименование организации) УТВЕРЖДАЮ
_________________ ____________
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (наименование должности)
_________________ ___________
00.00.0000 N 000 (подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
Управляющего документацией
1. Общие положения
1.1. Управляющий документацией относится к категории специалистов.
1.2. На должность управляющего документацией принимается лицо:
1) имеющее высшее образование - специалитет, магистратура, дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
2) имеющее опыт работы не менее пяти лет руководящей деятельности в сфере документационного обеспечения управления организацией.
1.3. Управляющий документацией должен знать:
1) законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации, используемые в сфере управления документацией и информационными технологиями управления;
2) методические документы и национальные стандарты, используемые в сфере управления документацией и информационными технологиями управления;
3) действующие международные стандарты, спецификации и технические отчеты, используемые в сфере управления электронной документацией и информационными технологиями управления;
4) структуру организации и ее руководящий состав, его функции и распределение обязанностей;
5) направления деятельности организации, функции ее структурных подразделений, специфику их деятельности и ее документационного обеспечения;
6) функции и порядок взаимодействия подразделений организации;
7) передовой отечественный, зарубежный и международный опыт и научные разработки в сфере управления документацией;
8) правила построения и функционирования всех систем документации организации; специфику функционирования и применения каждой из них;
9) правила и методы построения информационно-справочных систем организации, включая базы данных;
10) рынок информационных и телекоммуникационных услуг, предоставляемых сфере управления документацией;
11) программные продукты, используемые в управлении документацией, и системы корпоративного документооборота;
12) виды носителей информации и специфику их применения;
13) методы проектирования и планирования работ, а также методологию организационного проектирования;
14) порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организации, а также порядок подготовки отчетов об их исполнении;
15) методы анализа показателей деятельности по вопросам управления документацией организации;
16) технологии и методы управления персоналом организации;
17) требования к структуре и содержанию всех видов нормативных актов, используемых в организации;
18) правила и порядок составления, оформления, утверждения и внедрения локальных нормативных актов организации;
19) правила разработки и оформления документации, регламентирующей все аспекты деятельности организации;
20) функциональное наполнение деятельности структурных подразделений организации и используемые в них системы документации;
21) состав руководителей, отвечающих за системы документации организации в рамках своих направлений деятельности;
22) основные информационные технологии, используемые при построении информационно-справочной системы (базы данных) организации, содержащей ее локальные нормативные акты;
23) информационно-правовые базы данных, используемые в Российской Федерации;
24) принципы и методы анализа показателей деятельности, используемые в сфере управления документацией организации;
25) правила и методы контроля соблюдения правил и норм в сфере управления документацией организации;
26) правила и методы обеспечения сохранности и использования документального фонда организации;
27) типовые и индивидуальные сроки исполнения поручений руководителя организации по документам всех систем документации организации;
28) программные продукты, используемые в системах контроля деятельности организации в сфере управления документацией и контроля выполнения поручений руководителя организации;
29) методологию проведения анализа проектов организации по совершенствованию корпоративной системы управления документацией организации и определению их эффективности;
30) передовой отечественный и зарубежный опыт и научные разработки по предотвращению/устранению потенциальных рисков в сфере управления электронной документацией в организации;
31) методы планирования и реализации работ по разработке и внедрению корпоративной системы электронного документооборота в организации;
32) современные корпоративные системы электронного документооборота, используемые в сфере деятельности организации, и их функциональные возможности;
33) рынок программных продуктов, включая системы электронного документооборота, и информационных услуг, предоставляемых по направлениям деятельности организации;
34) рынок программных продуктов и систем электронного документооборота, релевантных задачам организации;
35) законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам архивного дела;
36) методические документы и национальные стандарты по вопросам архивного дела;
37) передовую отечественную и международную нормативную базу и практику организации хранения, обеспечения сохранности, использования и уничтожения документального фонда организации;
38) правила и методы составления, оформления, учета, использования, хранения и уничтожения документов всех систем документации организации;
39) правила и методы контроля соблюдения требований и норм в области хранения и уничтожения документального фонда организации и проведения экспертизы ценности документов всех систем документации организации;
40) методы проведения анализа эффективности системы хранения документального фонда организации, обобщения полученных результатов;
41) методологию построения информационных систем и баз данных по документам организации и требования к нормативному обеспечению их функционирования;
42) информационные технологии, используемые в организации хранения, обеспечении сохранности, использования и уничтожения документального фонда организации;
43) критерии ценности и сроки хранения документов всех систем документации организации и принципы принятия решений по вопросу их дальнейшего хранения или уничтожения;
44) принципы и методы совершенствования системы хранения документального фонда организации;
45) Правила внутреннего трудового распорядка организации;
46) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
47) _________________ _______________________ ______________________.
(другие требования к необходимым знаниям)
1.4. Управляющий документацией должен уметь:
1) определять приоритетные направления развития системы управления документацией организации;
2) разрабатывать стратегию и политику организации в сфере управления ее документацией;
3) выбирать программные продукты, используемые в управлении документацией, и системы корпоративного электронного документооборота организации и обосновывать выбор;
4) классифицировать информацию и выстраивать информационно-справочные базы данных и информационные системы организации;
5) просчитывать и оценивать потенциальные риски сферы управления документацией в организации и предотвращать их либо минимизировать;
6) устанавливать круг компетенций руководителей структурных подразделений организации в сфере управления документацией во вверенных им подразделениях;
7) устанавливать сроки исполнения документов во всех документных системах организации;
8) организовывать коллективную и индивидуальную работу руководителей структурных подразделений организации в сфере управления документацией;
9) управлять взаимодействием структурных подразделений организации в сфере управления документацией;
10) изыскивать ресурсы для развития системы управления документацией организации;
11) разрабатывать меры по повышению эффективности работы организации через совершенствование управления ее документацией;
12) отслеживать изменения в нормативной базе, регламентирующей вопросы управления документацией в Российской Федерации;
13) руководить внедрением новых информационных технологий и методов работы в сферу управления документацией организации;
14) выбирать виды носителей информации и форматы хранения электронных документов, основываясь на ценности документов организации и сроках их хранения;
15) принимать решения по вопросам управления документацией организации в сложных и спорных ситуациях;
16) руководить разработкой единой политики управления документацией организации;
17) управлять проектами разработки/актуализации локальных нормативных актов организации, используемых в управлении документацией;
18) применять правовые нормы при составлении и оформлении локальных нормативных актов организации, используемых в управлении документацией;
19) руководить процессами и контролировать процедуры управления документацией организации;
20) владеть информационными технологиями, используемыми при построении информационно-правовой базы данных организации;
21) управлять процедурами рассмотрения, утверждения и/или согласования проектов локальных нормативных актов организации, используемых в управлении документацией;
22) руководить актуализацией локальных нормативных актов организации с учетом внедрения корпоративной системы электронного документооборота;
23) оценивать участие руководителей структурных подразделений в процессах управления документацией организации;
24) устанавливать для каждого руководителя структурного подразделения организации права и ответственность, обеспечивающие выполнение их функций в корпоративной системе управления документацией организации;
25) просчитывать возможные риски, связанные с несовершенством корпоративной нормативной базы организации по управлению документацией, и предотвращать их;
26) повышать эффективность системы управления документацией организации в целом и отдельных систем документации организации в частности путем совершенствования локальных нормативных актов;
27) руководить формированием и использованием документального фонда организации в соответствии с требованиями правовых нормативных актов Российской Федерации и ее локальных нормативных актов;
28) управлять проектами по сбору, анализу, систематизации и использованию сведений об управлении документацией организации и контролировать их использование;
29) представлять результаты контрольной и аналитической деятельности по вопросам управления документацией руководителю организации;
30) вести учет изменений в законодательных и нормативных актах Российской Федерации по вопросам управления документацией и контролировать своевременность внесения изменений в локальные нормативные акты организации по управлению документацией;
31) просчитывать риски, связанные с организацией контроля функционирования системы корпоративного документооборота в целом и отдельных документных систем организации, и предотвращать их;
32) контролировать доступ к корпоративной системе управления документацией организации и ее использование;
33) принимать решения с учетом конкретной ситуации по вопросам, возникающим в ходе контрольной деятельности в сфере управления документацией организации;
34) анализировать информацию о состоянии системы управления документацией организации;
35) руководить проектом по совершенствованию корпоративной системы управления документацией организации;
36) руководить проектированием и внедрением корпоративной системы электронного документооборота организации;
37) выбирать оптимальную корпоративную систему электронного документооборота, отвечающую задачам организации;
38) организовывать обучение руководителей организации современным методам работы с документами, включая работу в корпоративной системе электронного документооборота организации;
39) разрабатывать стратегию и политику управления хранением документального фонда организации, его использования в рамках деятельности организации и уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
40) руководить проектами модернизации системы хранения документального фонда организации, включая проекты внедрения современных информационных технологий в данную сферу деятельности организации;
41) использовать передовой отечественный, международный и зарубежный опыт, накопленный в сфере организации хранения, обеспечения сохранности, использования и уничтожения документального фонда организации;
42) предвидеть, оценивать и предотвращать потенциальные риски в сфере хранения, использования и уничтожения документального фонда организации;
43) классифицировать информацию и руководить построением информационно-справочных систем и баз данных организации;
44) _________________ _______________________ ______________________.
(другие навыки и умения)
1.5. Управляющий документацией в своей деятельности руководствуется:
1) _________________ _______________________ _______________________;
(наименование учредительного документа)
2) Положением о _________________ _______________________ ___________;
(наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) _________________ _______________________ _______________________.
(наименования локальных нормативных актов,
регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Управляющий документацией подчиняется непосредственно ____________
_________________ _______________________ _______________________ ______.
(наименование должности руководителя)
1.7. _________________ _______________________ _____________________.
(другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Управление документацией организации:
2.1.1. Стратегическое планирование и руководство построением единой системы управления документацией организации.
2.1.2. Управление разработкой локальных нормативных актов организации по вопросам управления ее документацией.
2.1.3. Управление деятельностью по контролю функционирования всех систем документации организации и ее корпоративного документооборота.
2.1.4. Управление проектами по внедрению корпоративной системы электронного документооборота организации и разработке стратегии ее развития.
2.1.5. Стратегическое планирование и руководство построением единой системы хранения документального фонда организации.
2.2. _________________ _______________________ _____________________.
(другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Управляющий документацией исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) разрабатывает стратегию и политику организации в сфере управления ее документацией;
2) осуществляет руководство выбором и внедрением современных методов, средств и технологий обработки информации и документации в рамках реализации единой политики управления документацией организации;
3) управляет проектом создания единой системы управления документацией организации;
4) управляет проектами формирования информационно-справочных систем и баз данных по всем документным системам и информационным ресурсам организации;
5) управляет проектами поддержания в актуальном состоянии единой системы управления документацией организации, а также всех ее документных систем;
6) осуществляет руководство проектами по модернизации и оптимизации системы управления документацией организации и минимизации рисков в этой сфере.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет руководство разработкой и внедрением локальных нормативных актов организации по управлению документацией;
2) осуществляет руководство разработкой методических документов по внедрению и исполнению локальных нормативных актов организации по управлению документацией;
3) управляет согласованием и/или утверждением локальных нормативных актов и методических документов организации, используемых в управлении документацией;
4) осуществляет руководство разработкой локальных нормативных актов и методических документов организации по вопросам организации хранения, обеспечения сохранности, использования и уничтожения документов ее документального фонда;
5) осуществляет руководство построением информационно-правовой базы данных организации;
6) осуществляет руководство своевременной актуализацией локальных нормативных актов организации, используемых в управлении документацией;
7) разрабатывает меры по предотвращению или минимизации рисков, связанных с несовершенством локальных нормативных актов по управлению документацией организации;
8) консультирует руководство организации по вопросам применения локальных нормативных актов организации, используемых в управлении документацией.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) управляет деятельностью по контролю соблюдения выбранных технологий работы с документами организации в рамках корпоративной системы управления документами и отдельных систем документации организации;
2) осуществляет руководство деятельностью по контролю соблюдения требований к составлению и оформлению документов организации как в рамках корпоративной системы управления документацией организации, так и отдельных систем документации организации;
3) управляет проектами оптимизации состава документов и корпоративного документооборота организации и контроль их реализации;
4) осуществляет руководство деятельностью по контролю функционирования систем административного и корпоративного управления организации;
5) управляет системой контроля исполнения поручений руководства организации и соблюдения сроков их исполнения;
6) осуществляет руководство деятельностью по контролю эффективного функционирования корпоративной системы электронного документооборота организации;
7) осуществляет руководство деятельностью по контролю использования информационно-правовой базы данных организации;
8) руководит деятельностью по контролю процессов разработки и внедрения локальных систем электронного документооборота по всем направлениям деятельности организации, включая выбор этих систем и организации-разработчика;
9) руководит деятельностью по контролю совместимости всех систем электронного документооборота организации;
10) руководит деятельностью по контролю эксплуатации всех систем электронного документооборота организации, включая вопросы обеспечения сохранности документов в этих системах, их аутентичности, достоверности и надежности;
11) руководит деятельностью по контролю функционирования системы хранения документального фонда организации, его сохранности и использования.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) инициировать внедрение корпоративной системы электронного документооборота в организации с учетом потенциальной экономической эффективности и возможных рисков;
2) осуществляет руководство проведением анализа и оценки документооборота по всем системам документации, подлежащим включению в корпоративную систему электронного документооборота организации;
3) руководит и организует подготовку технического задания на проектирование корпоративной системы электронного документооборота в организации с учетом потенциальных рисков;
4) производит выбор корпоративной системы электронного документооборота, соответствующей задачам организации, и организации-разработчика;
5) осуществляет руководство разработкой уровней доступа руководителей структурных подразделений организации к информации в корпоративной системе электронного документооборота с учетом их прав и ответственности;
6) проводит оценку пилотного внедрения корпоративной системы электронного документооборота в организации;
7) руководит приемкой и полномасштабным внедрением корпоративной системы электронного документооборота в организации;
8) осуществляет руководство организацией обучения руководителей структурных подразделений работе в корпоративной системе электронного документооборота как составной части корпоративной системы управления документацией организации.
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.5 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет разработку стратегии и политики управления хранением, использованием и уничтожением документов документального фонда организации;
2) определяет приоритетные направления развития системы хранения документального фонда организации;
3) осуществляет руководство проектом построения информационно-справочной системы для хранения и использования документального фонда организации;
4) управляет проектами совершенствования системы хранения документного фонда организации, а также ее использования в рамках деятельности организации;
5) управляет проектами внедрения информационных технологий в систему хранения документального фонда организации и его использования в рамках деятельности организации;
6) управляет деятельностью центральной экспертной комиссии организации.
3.1.6. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.7. _________________ _______________________ ___________________.
(другие обязанности)
3.2. _________________ _______________________ _____________________.
(другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
4.1. Управляющий документацией имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.1.7. _________________ _______________________ ___________________.
(другие права)
5. Ответственность
5.1. Управляющий документацией привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ _______________________ _____________________.
(другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
Профессионального стандарта "Специалист по управлению документацией
организации", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты
Российской Федерации от 10.05.2017 N 416н, с учетом _______________________
_________________ _______________________ _______________________ ______.
(реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией
подтверждается _________________ _______________________ _______________.
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления
с должностными инструкциями); в экземпляре должностной
инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. _________________ _______________________ _____________________.
(другие заключительные положения)
