Должностная инструкция
специалиста по кадрам
(образец заполнения)
Общество с ограниченной УТВЕРЖДЕНО
ответственностью "Верона" приказом генерального
(ООО "Верона") директора ООО "Верона"
от 24.03.2022 N 34-П
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
г. Энск
специалист по кадрам
1. Общие положения
1.1. Специалист по кадрам относится к категории специалистов.
1.2. Специалист по кадрам назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора (уполномоченного лица) на основании заключенного трудового договора.
1.3. На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее образование по направлению "Управление персоналом" или "Юриспруденция" без предъявления требований к стажу работы либо имеющее высшее образование по иным специальностям или направлениям и опыт работы в кадровой службе/службе персонала не менее трех лет.
1.4. Специалист по кадрам должен знать:
- Трудовой кодекс РФ, иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права и социального права (социальной защиты);
- основы делопроизводства, законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по кадровому делопроизводству, правила ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением, основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления;
- основы психологии и организации труда; основы профессиографии и профориентационной работы;
- правила подсчета страхового стажа работников;
- структуру и штаты организации, ее профиль, специализацию;
- источники укомплектования организации кадрами, системы и методы подбора персонала;
- основы трудовой мотивации и системы оценки персонала, формы и методы обучения и повышения квалификации кадров;
- порядок формирования и ведения базы данных о персонале организации; организацию табельного учета;
- правила техники безопасности, производственной санитарии, охраны труда и противопожарной безопасности;
- Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.
1.5. Специалист по кадрам должен уметь:
- работать на персональном компьютере с использованием программ Microsoft Word, Microsoft Excel, "1С:Зарплата и управление персоналом";
- пользоваться офисной оргтехникой: факсом, сканером, принтером, ксероксом и всеми средствами связи, установленными на рабочем месте.
1.6. В своей работе специалист по кадрам руководствуется:
- трудовым законодательством, нормативными правовыми актами, методическими и иными документами, регламентирующими кадровое делопроизводство;
- Уставом организации;
- Правилами внутреннего трудового распорядка организации;
- Положением об отделе кадров;
- Положением о персональных данных;
- Положением о кадровом делопроизводстве;
- Приказами (распоряжениями) генерального директора;
- распоряжениями начальника отдела кадров;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. Специалист по кадрам является штатной единицей отдела кадров и подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.
1.8. Специалист по кадрам исполняет обязанности начальника отдела кадров в период временного отсутствия последнего (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.) в порядке, предусмотренном ст. 60.2 ТК РФ.
1.9. Режим работы и отдыха специалиста по кадрам устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка и трудовым договором.
2. Основные функции
2.1. Обеспечение укомплектования организации работниками требуемых профессий, специальностей и квалификации.
2.2. Ведение кадрового учета и кадрового делопроизводства в организации.
2.3. Оценка персонала, организация обучения и повышения квалификации кадров, разработка и проведении мотивационных мероприятий.
3. Должностные обязанности
3.1. Для выполнения функции по обеспечению укомплектования организации работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации специалист по кадрам:
3.1.1. Осуществляет поиск и подбор персонала путем:
- составления и размещения в СМИ и Интернете объявлений о вакансиях;
- проведения отбора резюме кандидатов, размещенных в Интернете;
- проведения собеседования с кандидатами с целью оценки их деловых качеств.
3.1.2. Оформляет прием новых работников.
3.1.3. Проводит адаптационные мероприятия с новыми работниками.
3.2. Для выполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства в организации специалист по кадрам:
- ведет учет личного состава организации в соответствии с утвержденными в организации формами первичной учетной документации;
- оформляет прием, перевод, увольнение работников, направление в служебные командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
- формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;
- заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки (в случае их ведения);
- ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
- вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в базу данных о персонале организации, следит за его своевременным обновлением и пополнением;
- выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
- ведет учет, проверяет правильность оформления листков нетрудоспособности и проводит заполнение соответствующих граф в части внесения сведений о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
- представляет в соответствующий территориальный орган ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо поступает на работу впервые и на него не открыт индивидуальный лицевой счет;
- контролирует своевременное составление табелей учета рабочего времени;
- составляет установленную отчетность;
- обеспечивает хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договора, приказы по личному составу и их основания, журналы учета и т.д.);
- подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче их на хранение в архив;
- подготавливает сведения для подачи в страховые компании для оформления и выдачи работникам полисов по добровольному медицинскому страхованию;
- осуществляет документационное оформление аттестации персонала и его обучения;
- осуществляет воинский учет.
3.3. Для выполнения функции оценки персонала, организации обучения и повышения квалификации кадров, разработки и проведении мотивационных мероприятий:
- участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения;
- принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений;
- анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка;
- участвует в разработке мероприятий по улучшению трудовой дисциплины.
4. Права работника
Специалист по кадрам имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами документов по организации, касающимися его деятельности.
4.2. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение начальника отдела кадров предложения по улучшению деятельности отдела кадров и совершенствованию методов работы, а также варианты устранения имеющихся недостатков.
4.3. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений организации и работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.4. Контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также Правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины работниками. Докладывать начальнику отдела кадров или вышестоящему руководителю об обнаруженных нарушениях.
4.5. Запрашивать у руководителей структурных подразделений организации оказания содействия в осуществлении своих должностных прав и исполнении обязанностей.
4.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в его компетенцию.
4.7. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.
5. Ответственность работника
5.1. Специалист по кадрам несет ответственность за следующие нарушения:
- ненадлежащее исполнение (не в полном объеме, некачественно) своих должностных обязанностей;
- причинение материального ущерба имуществу работодателя своими действиями (бездействием);
- непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению выявленных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работникам;
- несвоевременное и ненадлежащее выполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, нормативно-правовых актов по своей деятельности;
- разглашение персональных данных работников;
- несоблюдение Правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности.
5.2. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, специалист по кадрам несет ответственность в пределах и в порядке, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах и в порядке, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. За причинение материального ущерба - в пределах и в порядке, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.5. Специалист по кадрам, который в связи с исполнением трудовых обязанностей получил доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, в случае умышленного или неосторожного разглашения этой информации несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6. Взаимоотношения по должности
с другими структурными подразделениями
Специалист по кадрам в процессе своей работы взаимодействует:
6.1. Со всеми структурными подразделениями по вопросам получения:
- заявок на подбор персонала;
- табелей учета рабочего времени;
- объяснительных записок от работников организации;
- заявлений и иных необходимых документов от работников.
6.1.1. По вопросам предоставления:
- копий или выписок из приказов, справок, касающихся трудовой деятельности работников.
6.2. С бухгалтерией по вопросам получения:
- материалов для выдачи справок работникам о работе в организации, занимаемой должности и размере заработной платы.
6.2.1. По вопросам предоставления:
- копий приказов о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков, о возложении обязанностей и др.;
- табелей учета рабочего времени;
- листков нетрудоспособности;
- документов по оформлению командировок.
6.3. С юридическим управлением по вопросам получения:
- разъяснений и консультаций по вопросам законодательства РФ и порядка его применения.
6.3.1. По вопросам предоставления:
- документов по запросу.
6.4. С отделом технической поддержки:
- по вопросам автоматизированной и технической поддержки отдела кадров.
СОГЛАСОВАНО:
начальник юридического управления
Матвеев Е.П. Матвеев
24.03.2022
начальник отдела кадров
Полякова Е.А. Полякова
24.03.2022
