(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
(наименование должности)
00.00.0000 N 000
(подпись) (инициалы, фамилия)
Руководителя подразделения архива 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Для работы руководителем подразделения (департамента, управления, службы) архива, архивного хранения организации (заведующим архивом, архивным хранением организации) принимается лицо:
1) имеющее высшее образование - бакалавриат или высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
2) имеющее опыт работы не менее трех лет в области хранения, комплектования, учета и использования дел (документов) в архивах, подразделениях архивного хранения.
1.2. К работе в должности руководителя подразделения (департамента, управления, службы) архива, архивного хранения организации (или: заведующего архивом, архивным хранением организации) допускается лицо:
1) прошедшее обязательный предварительный (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры (обследования), а также внеочередные медицинские осмотры (обследования) в соответствии с Порядком проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, предусмотренных частью четвертой статьи 213 Трудового кодекса Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 28.01.2021 N 29н;
2) прошедшее обучение и проверку знаний требований охраны труда в соответствии с Порядком обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденным Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29;
3) прошедшее обучение мерам пожарной безопасности, включая противопожарный инструктаж и пожарно-технический минимум по соответствующей программе согласно Правилам противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.09.2020 N 1479.
1.3. Руководитель подразделения архива должен знать:
1) нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела;
2) нормативные правовые акты Российской Федерации в области информационных технологий и защиты информации, цифровой трансформации;
3) методические документы и национальные стандарты в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;
4) международные стандарты в области управления документами, архивного дела и рисками;
5) правила составления и оформления локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов);
6) особенности труда работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации;
7) правила нормирования труда работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов);
8) правила составления бюджета подразделения и отчетности по его исполнению;
9) правила организации рабочих мест работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации;
10) типовые положения и инструкции по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организациях;
11) требования к структуре и содержанию локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации;
12) правила разработки и оформления документации и ее типовых форм в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организациях;
13) правила учета и использования дел (документов) в организации;
14) порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организации;
15) организационные принципы учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа;
16) передовой отечественный опыт и научные разработки в области архивного хранения дел (документов), учета, управления и использования дел (документов) в организациях, по предотвращению и устранению потенциальных рисков в сфере управления электронным архивом в организации;
17) средства сбора, передачи, обработки информации и обмена информацией в документированных сферах деятельности организации;
18) порядок разработки, оформления и согласования локальных нормативных актов организаций;
19) структуру и направления деятельности организации;
20) порядок взаимодействия подразделений организации;
21) порядок взаимодействия подразделений организации с внешними потребителями архивной информации;
22) методы проектирования и планирования работ в организациях;
23) порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организаций;
24) правила организации архивного хранения дел (документов) в соответствии с локальными нормативными актами организации;
25) методы анализа деятельности подразделения по архивному хранению дел (документов) организации;
26) методы контроля соблюдения норм в области оперативного и архивного хранения дел (документов) в организации;
27) порядок и сроки составления отчетности по вопросам архивного хранения дел (документов) в организации;
28) методы проектирования и планирования работ по совершенствованию архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации;
29) современные платформы, сертифицированные системы электронного документооборота для оперативного и архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации;
30) средства и методы сбора, обмена, передачи и обработки информации документированных сфер деятельности организации;
31) методы планирования разработки и внедрения корпоративной системы электронного архива организации;
32) основы программного обеспечения системы электронного архива;
33) правила и методы составления учетных форм дел (документов) системы документации организации;
34) правила и методы контроля соблюдения требований и норм в области делопроизводства и архивного хранения, учета и использования дел (документов) временного хранения в организациях;
35) методы проведения мониторинга систем электронного документооборота и архивного хранения дел (документов) документированных сфер деятельности организации;
36) методы проведения анализа эффективности систем электронного документооборота и архивного хранения дел (документов) документированных сфер деятельности организации;
37) методы проведения анализа эффективности учета и использования дел (документов) временного хранения в организации;
38) методы проведения мониторинга учета и использования дел (документов) временного хранения в организации;
39) методы обобщения полученных результатов мониторинга и анализа эффективности систем электронного документооборота и архивного хранения дел (документов) документированных сфер деятельности организации;
40) информационные технологии, используемые при организации учета, обеспечении сохранности, использования и уничтожения документального и архивного фондов организаций;
41) критерии ценности и сроки хранения дел (документов) систем документации организации и документированных сфер деятельности;
42) правила отбора дел (документов) для дальнейшего хранения или уничтожения;
43) правила учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа;
44) методы совершенствования системы учета и использования, архивного хранения дел (документов) документированных сфер деятельности организации, по личному составу в организациях;
45) _________________ _______________________ ________________.
1.4. Руководитель подразделения архива должен уметь:
1) определять компетенции и ответственность заместителей руководителя, сотрудников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
2) обеспечивать взаимодействие подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) со структурными подразделениями и должностными лицами организации;
3) обеспечивать взаимодействие подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) с внешними потребителями архивной информации;
4) разрабатывать локальные нормативные акты организации по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов);
5) составлять бюджет подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации;
6) составлять отчет об исполнении бюджета подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации;
7) оценивать работу подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) и отдельных работников;
8) организовывать обучение работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
9) определять приоритетные направления развития подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
10) разрабатывать эффективную кадровую политику, принимать меры по повышению лояльности и мотивации работников;
11) внедрять новые технологии в деятельность подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации;
12) разрабатывать требования к аутсорсинговым услугам внешнего хранения дел (документов);
13) разрабатывать политику (дорожную карту) организации в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;
14) организовывать деятельность рабочих групп по подготовке проектов локальных нормативных актов организации;
15) проводить процедуры рассмотрения, коллективного обсуждения и согласования проектов локальных нормативных актов организации;
16) защищать информационные ресурсы архива, подразделения архивного хранения от несанкционированного доступа;
17) анализировать передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления документами и архивного хранения дел (документов);
18) анализировать информацию о состоянии системы архивного хранения дел (документов) и требованиях межведомственного электронного взаимодействия;
19) вносить предложения по организации и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов) и межведомственного электронного взаимодействия;
20) обеспечивать доступ подразделений организации к архивным делам (документам);
21) обеспечивать доступ к архивным делам (документам) внешних потребителей архивной информации организации;
22) оценивать эффективность процессов документированных сфер деятельности организации;
23) осуществлять методическое обеспечение архивного хранения дел (документов);
24) формировать и сохранять документальный фонд организации;
25) вносить предложения по организации и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов);
26) организовывать работу по сбору и систематизации сведений об оперативном и архивном хранении дел (документов) организации;
27) анализировать данные о результатах проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам оперативного хранения дел (документов);
28) анализировать информацию о состоянии и работоспособности систем архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организациях;
29) вносить предложения по организации и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организациях;
30) составлять техническое задание на проектирование и внедрение системы электронного документооборота в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации;
31) выбирать оптимальную систему электронного документооборота для обеспечения архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации;
32) консультировать работников подразделения и организации по современным методам работы с документами в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации;
33) анализировать информацию о состоянии системы управления электронным архивом организации;
34) руководить разработкой технического задания на проектирование корпоративной системы электронного архива в организации;
35) руководить проектированием и внедрением корпоративной системы электронного архива организации;
36) руководить защитой информационных ресурсов электронного архива организации от несанкционированного доступа;
37) организовывать обучение работников организации современным методам работы в корпоративной системе электронного архива организации;
38) проводить очные и заочные заседания экспертной комиссии организации;
39) формировать дела (документы), образующиеся в деятельности структурных подразделений - источников комплектования и предшественников организации;
40) составлять рекомендации по вопросам документированных сфер деятельности организации;
41) разрабатывать требования к номенклатуре дел организации;
42) собирать и структурировать результаты итоговых записей к номенклатуре дел организации;
43) разрабатывать требования к структуре базы данных экспертной комиссии организации;
44) _________________ _____________________________ (другие требования к необходимым умениям).
1.5. Руководитель подразделения архива руководствуется:
1) _________________ _______________________ ______ (наименование учредительного документа);
2) Положением о _________________ _____________ (наименование структурного подразделения);
3) настоящей должностной инструкцией;
4) _________________ _____________________________ (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности).
1.6. Руководитель подразделения архива подчиняется непосредственно ___________________ (наименование должности руководителя).
1.7. _________________ ____________________________ (другие общие положения).
2. Трудовые функции
2.1. Руководство подразделением архива.
2.1.1. Руководство деятельностью по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации.
2.1.2. Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных дел (документов).
2.1.3. Построение системы архивного хранения дел (документов) в организации.
2.1.4. Контроль функционирования системы архивного хранения дел (документов) в организации.
2.1.5. Совершенствование системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) временного хранения в организации.
2.1.6. Внедрение системы электронного архива организации.
2.1.7. Сопровождение деятельности экспертной комиссии организации.
2.2. _________________ _______________________ ___________ (другие функции).
3. Должностные обязанности
3.1. Руководитель подразделения архива исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) определяет цели и задачи подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
2) распределяет должностные обязанности между работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
3) осуществляет разработку положения о подразделении по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
4) разрабатывает должностные инструкции работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
5) планирует деятельность подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
6) контролирует соблюдение трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и требований охраны труда работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
7) контролирует выполнение работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации локальных нормативных актов организации;
8) определяет потребность подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых ресурсах;
9) подготавливает предложения по модернизации рабочих мест работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
10) определяет эффективность деятельности подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
11) проводит мониторинг рынка аутсорсинговых услуг и услуг внешнего хранения дел (документов).
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) определяет регламенты архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;
2) разрабатывает политику (дорожную карту) организации в области архивного хранения дел (документов) организации;
3) разрабатывает локальные нормативные акты организации в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;
4) согласовывает локальные нормативные акты по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации;
5) знакомит работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по архивному хранению дел (документов);
6) консультирует работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и методик работы с делами (документами) организации;
7) осуществляет актуализацию локальных нормативных актов и методических документов организации по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) внедряет стандарты организации в сферу архивного хранения дел (документов) в организации;
2) проводит расчет рисков и экономической эффективности от внедрения стандартов организации в сферу архивного хранения дел (документов) в организации;
3) регулирует деятельность по созданию и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов) организации;
4) поддерживает систему архивного хранения дел (документов) организации в актуальном состоянии;
5) внедряет современные методы и средства обработки информации в системе архивного хранения дел (документов);
6) разрабатывает планы и графики работ архивного хранения дел (документов) организации;
7) консультирует работников организации по вопросам архивного хранения дел (документов), по запросам внешних потребителей архивной информации организации.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) контролирует исполнение локальных нормативных актов и методических документов по архивному хранению дел (документов) в организации;
2) предупреждает нарушения при архивном хранении дел (документов) в организации;
3) выявляет нарушения в подготовке, обработке дел (документов) организации, определяет меры по их устранению;
4) контролирует формирование и оперативное хранение дел (документов) в организации;
5) проводит проверки деятельности структурных подразделений организации по вопросам оперативного хранения дел (документов);
6) осуществляет мониторинг результатов проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам оперативного хранения дел (документов), анализ данных мониторинга;
7) контролирует своевременное устранение недостатков в работе с архивными делами (документами) организации;
8) проводит мероприятия по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов);
9) определяет эффективность мероприятий по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов).
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.5 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) определяет направления развития архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;
2) определяет риски в системе архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;
3) устраняет риски в системе архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;
4) разрабатывает методики совершенствования системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;
5) разрабатывает и внедряет систему электронного документооборота в сфере архивного хранения дел (документов), учет и использование дел (документов) документированных сфер деятельности организации;
6) регулирует деятельность по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации.
3.1.6. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.6 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) проводит анализ и оценку требований к системе электронного архива организации;
2) подготавливает техническое задание на проектирование корпоративной системы электронного архива в организации;
3) производит выбор организации - разработчика корпоративной системы электронного архива;
4) определяет уровни доступа руководителей структурных подразделений организации к информации в корпоративной системе электронного архива;
5) проводит оценку пилотного внедрения корпоративной системы электронного архива в организации;
6) устанавливает корпоративную систему электронного архива в организации;
7) составляет график обучения руководителей структурных подразделений работе в корпоративной системе электронного архива.
3.1.7. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.7 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) разрабатывает положения об экспертной комиссии организации, согласовывает ее и утверждает;
2) подготавливает заседания экспертной комиссии организации;
3) создает и поддерживает в актуальном состоянии базу данных о деятельности экспертной комиссии;
4) представляет на согласование экспертной комиссии номенклатуру дел организации;
5) проверяет наличие и условия сохранности дел (документов) в структурных подразделениях организации - источниках комплектования и подразделениях, деятельность которых предшествовала деятельности источников комплектования, при условии их хранения в организации;
6) производит отбор дел (документов) в структурных подразделениях организации - источниках комплектования, и подразделениях, деятельность которых предшествовала деятельности источников комплектования, при условии их хранения в организации для последующего хранения или уничтожения;
7) представляет на согласование экспертной комиссии описи дел постоянного хранения и документов по личному составу;
8) представляет на согласование экспертной комиссии акты о выделении на уничтожение дел (документов);
9) осуществляет протоколирование решений экспертной комиссией организации;
10) оказывает методическую помощь председателю и членам экспертной комиссии организации.
3.1.8. В рамках выполнения своих трудовых функций руководитель подразделения архива исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.9. _________________ _______________________ _______ (другие обязанности).
3.2. _________________ ____________________________ (другие положения о должностных обязанностях).
4. Права
Руководитель подразделения архива имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.3. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.4. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.5. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.7. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.9. _________________ _______________________ __________ (другие права).
5. Ответственность
5.1. Руководитель подразделения архива привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ _________________________ (другие положения об ответственности).
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист архива", утвержденного Приказом Минтруда России от 18.03.2021 N 140н, с учетом _________________ ___________________________ (реквизиты локальных нормативных актов организации).
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается _________________ _______________________ ____________ (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
6.3. _________________ _______________________ _______________.
