(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
(наименование должности)
00.00.0000 N 000
(подпись) (инициалы, фамилия)
Руководителя организации архивного хранения дел (документов) 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Для работы руководителем организации архивного хранения дел (документов) принимается лицо:
1) имеющее высшее образование - магистратура или высшее образование (непрофильное) - магистратура и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
2) имеющее опыт не менее пяти лет руководящей деятельности в сфере управления архивом, архивной деятельности организации;
3) прошедшее обучение по программам дополнительного профессионального образования;
4) прошедшее обучение и проверку знаний требований охраны труда в соответствии с Порядком обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденным Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29;
5) прошедшее обучение мерам пожарной безопасности, включая противопожарный инструктаж и пожарно-технический минимум по соответствующей программе согласно Правилам противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.09.2020 N 1479.
1.2. Руководитель организации архивного хранения дел (документов) должен знать:
1) нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела;
2) нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, цифровой трансформации;
3) передовую отечественную и международную практику организации делопроизводства и архивного хранения в организациях;
4) методические документы в области использования и публикации архивных дел (документов);
5) методические документы и национальные и международные стандарты в сфере управления документами и в области информационных технологий;
6) правила составления и оформления локальных нормативных актов организации;
7) структуру организации, функции и распределение обязанностей руководящего состава;
8) функции подразделений организации и порядок их взаимодействия;
9) правила построения и функционирования систем учетной документации организации;
10) правила и методы построения информационно-справочных систем организации;
11) информационные и телекоммуникационные услуги в сфере управления системой архивного хранения дел (документов);
12) информационные технологии, используемые при создании информационно-справочной системы (базы данных);
13) программное обеспечение в области управления системой архивного хранения дел (документов) и системой корпоративного документооборота организации;
14) виды носителей информации и специфику их применения;
15) порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организации;
16) порядок подготовки отчетов об исполнении перспективных и текущих планов работ организации;
17) методы анализа и показатели экономической эффективности в области управления системой архивного хранения дел (документов) организации;
18) правила составления и оформления локальных нормативных актов;
19) структуру организации, функции и распределение обязанностей руководящего состава;
20) функции подразделений организации и порядок их взаимодействия;
21) информационно-правовые базы данных, используемые в Российской Федерации и деловой практике организации;
22) правила составления и оформления локальных нормативных актов;
23) принципы и методы анализа показателей деятельности в сфере архивного хранения дел (документов) организации;
24) правила и методы контроля в сфере архивного хранения дел (документов) организации;
25) правила и методы обеспечения сохранности и использования архивных фондов, электронного архива организации, центра хранения электронных документов;
26) методологию проведения анализа эффективности управления системой архивного хранения дел (документов) организации, электронным архивом организации, центром хранения электронных документов;
27) методы определения эффективности развития системы архивного хранения дел (документов) организации, электронного архива организации, центра хранения электронных документов;
28) методические документы в области использования архивных дел (документов);
29) международные и национальные стандарты, спецификации и технические отчеты в сфере управления электронным архивом;
30) передовой отечественный и зарубежный опыт и научные разработки по предотвращению и устранению потенциальных рисков в сфере управления электронным архивом;
31) методы планирования наполнения федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных;
32) принципы учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа;
33) программно-техническую документацию, инструкции и руководства по работе с федеральными и региональными государственными информационными системами, реестрами и базами данных;
34) передовую отечественную и международную практику организации учета, хранения, использования и уничтожения архивных фондов;
35) требования и нормы в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) временного хранения;
36) формы и методы контроля соблюдения требований и норм в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов);
37) методы анализа эффективности системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов);
38) методы планирования развития системы архивного хранения дел (документов) на основе результатов анализа эффективности электронного архива, центра хранения электронных документов и информационных услуг;
39) методологию построения информационных систем и баз данных электронного архива, центра хранения электронных документов;
40) методы анализа показателей деятельности организации по вопросам эффективности системы архивного хранения дел (документов);
41) правила и методы контроля деятельности экспертно-проверочной комиссии в организации;
42) правила и методы контроля выполнения решений экспертно-проверочной комиссии в организации;
43) технологии и методы управления персоналом организации;
44) требования охраны труда;
45) _________________ _____________________________ (другие требования к необходимым знаниям).
1.3. Руководитель организации архивного хранения дел (документов) должен уметь:
1) определять приоритеты в развитии единой системы архивного хранения дел (документов) организации;
2) формировать структуру системы архивного хранения дел (документов) организации и обеспечивать ее ресурсами;
3) мотивировать деятельность подчиненных для повышения эффективности и устранения отклонений от параметров, заданных при планировании единой системы архивного хранения дел (документов) организации;
4) классифицировать информацию и создавать информационно-справочные базы данных и информационные системы организации;
5) оценивать потенциальные риски в единой системе архивного хранения дел (документов) организации;
6) определять компетенции и ответственность руководителей подразделений по архивному хранению дел (документов) организации;
7) проводить мониторинг эффективности и сроков создания единой системы архивного хранения дел (документов);
8) разрабатывать меры по повышению эффективности единой системы архивного хранения дел (документов) организации;
9) внедрять новые информационные технологии и методы работы в единую систему архивного хранения дел (документов) организации;
10) выбирать виды носителей информации и форматы хранения электронных документов;
11) принимать решения по вопросам управления единой системой архивного хранения дел (документов) организации в нестандартных условиях;
12) разрабатывать политику управления процессом архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов);
13) разрабатывать стратегии управления процессом архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов);
14) оценивать риски управления процессом архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) организации в цифровой среде и предотвращать их либо минимизировать;
15) проводить мониторинг процедур управления архивной информацией;
16) применять информационные технологии в области архивного хранения дел (документов);
17) устанавливать полномочия и ответственность руководителей структурных подразделений организации в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов);
18) разрабатывать меры по повышению эффективности управления системой архивного хранения, учета и использования дел (документов) организации в цифровой среде;
19) осуществлять проверку соблюдения технологий работы с системой архивного хранения дел (документов) организации;
20) осуществлять проверку фактического состояния деятельности по оперативному и архивному хранению дел (документов) организации, электронного архива организации, центра хранения электронных документов;
21) выявлять неиспользованные ресурсы и возможности для оптимизации архивного хранения дел (документов) организации;
22) оценивать полученную информацию, выявлять риски архивного хранения дел (документов) организации;
23) представлять отчеты о состоянии и динамике деятельности по управлению архивным хранением дел (документов) организации, электронным архивом организации, центром хранения электронных документов;
24) проводить анализ и оценку актуальной архивной документации для применения в информационных системах, реестрах и базах данных;
25) совершенствовать процессы сопровождения и наполнения федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных;
26) использовать современные методы защиты информационных ресурсов федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных от несанкционированного доступа;
27) использовать современные методы работы с данными в федеральных и региональных государственных информационных системах, реестрах и базах данных;
28) проводить анализ, контроль и оценку изменений в управлении хранением архивных фондов;
29) модифицировать системы архивного хранения дел (документов);
30) использовать передовой отечественный и международный опыт в сфере архивного хранения дел (документов);
31) выявлять и минимизировать риски в сфере архивного хранения дел (документов);
32) разрабатывать информационно-справочные системы и базы данных в сфере архивного хранения дел (документов);
33) разрабатывать и обосновывать проекты локальных нормативных актов об экспертно-проверочной комиссии организации и ее решений;
34) проводить заседания экспертно-проверочной комиссии;
35) проводить анализ и оценку рекомендации по вопросам деятельности экспертно-проверочной комиссии организации;
36) _________________ ____________________________ (другие требования к необходимым умениям).
1.4. Руководитель организации архивного хранения дел (документов) в своей деятельности руководствуется:
1) _________________ ___________________________ (наименование учредительного документа);
2) Положением о _________________ _____________ (наименование организации);
3) настоящей должностной инструкцией;
4) _________________ _______________________ ______ (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности).
1.5. Руководитель организации архивного хранения дел (документов) подчиняется непосредственно _________________ ____________________ (учредителям; наименование должности руководителя).
1.6. В период отсутствия руководителя организации архивного хранения дел (документов) его обязанности исполняет заместитель (работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением).
1.7. _________________ _________________________ (другие общие положения).
2. Трудовые функции
2.1. Руководство процессом архивного хранения дел (документов).
2.1.1. Создание единой системы архивного хранения дел (документов).
2.1.2. Управление разработкой локальных нормативных актов процессов архивного хранения дел (документов).
2.1.3. Контроль архивного хранения дел (документов).
2.1.4. Регулирование и контроль федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных.
2.1.5. Планирование и построение процессов архивного хранения, учета и использования дел (документов) временного хранения.
2.1.6. Организация и сопровождение деятельности экспертно-проверочной комиссии.
2.2. _________________ _______________________ _______ (другие функции).
3. Должностные обязанности
3.1. Руководитель организации архивного хранения дел (документов) исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) разрабатывает стратегию и составляет планы развития единой системы архивного хранения дел (документов);
2) обеспечивает ресурсами единую систему архивного хранения дел (документов) организации;
3) регулирует единую систему архивного хранения дел (документов) организации;
4) внедряет современные инструменты, методы, средства и технологии обработки дел (документов) организации;
5) разрабатывает и утверждает бюджет по обеспечению деятельности системы архивного хранения дел (документов) организации;
6) утверждает отчетность об исполнении бюджета по обеспечению деятельности единой системы архивного хранения дел (документов) организации;
7) формирует информационно-справочные системы и базы данных единой системы архивного хранения дел (документов) организации;
8) осуществляет модернизацию и оптимизацию системы архивного хранения дел (документов) организации;
9) выявляет и минимизирует риски в единой системе архивного хранения дел (документов) организации;
10) контролирует деятельность единой системы архивного хранения дел (документов) организации.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет координацию разработки локальных нормативных актов организации по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов);
2) координирует разработку методических документов по исполнению локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов);
3) выявляет степень риска процессов архивного хранения дел (документов) организации при применении средств управления документами, не отвечающих требованиям деловых потребностей и подотчетности организации;
4) координирует разработку локальных нормативных актов организации и методических документов в области организации учета, хранения, обеспечения сохранности, использования и уничтожения дел (документов) архивных фондов;
5) координирует актуализацию локальных нормативных актов в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов).
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет контроль за соблюдением технологий работы системы архивного хранения дел (документов) организации;
2) осуществляет контроль за соблюдением требований по составлению и оформлению архивных учетных документов организации;
3) проводит оптимизацию архивного хранения дел (документов) организации;
4) осуществляет контроль за соблюдением правил архивного хранения дел (документов) организации;
5) осуществляет контроль за разработкой и внедрением локальных систем электронного документооборота организации в части электронного архива и электронного архива организации, центра хранения электронных документов;
6) осуществляет контроль за эксплуатацией систем электронного документооборота организации в части электронного архива и электронного архива организации, центра хранения электронных документов.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) проводит анализ и оценку актуальности архивной документации и ее данных для наполнения федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных;
2) производит наполнение федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных актуальной архивной документацией и ее данными;
3) консультирует сотрудников федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных по оценке и наполнению актуальной архивной документацией и ее данными;
4) подготавливает техническое задание на модификацию архивной документации сопровождаемых федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных;
5) определяет уровень доступа руководителей структурных подразделений к сопровождению и наполнению федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных актуальной архивной документацией и ее данными;
6) составляет график обучения руководителей структурных подразделений работе с федеральными и региональными государственными информационными системами, реестрами и базами данных.
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.5 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) разрабатывает стратегию и политику управления архивным хранением дел (документов) организации;
2) определяет приоритетные направления развития системы архивного хранения дел (документов) организации;
3) осуществляет координацию разработки информационно-справочной системы архивного хранения дел (документов) и ее использования;
4) координирует процессы совершенствования системы архивного хранения дел (документов) организации;
5) координирует внедрение информационных технологий в систему архивного хранения дел (документов) организации.
3.1.6. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.6 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) координирует разработку локальных нормативных актов организации об экспертно-проверочной комиссии;
2) привлекает к работе в экспертно-проверочной комиссии в качестве экспертов и консультантов специалистов организаций и федерального органа, регулирующего архивную деятельность;
3) координирует подготовку необходимых документов для членов экспертно-проверочной комиссии, экспертов и консультантов;
4) рассматривает научно-методические и практические вопросы деятельности экспертно-проверочной комиссии организации;
5) контролирует выполнение решений экспертно-проверочной комиссии;
6) контролирует направление решений экспертно-проверочной комиссии источникам комплектования архивного фонда Российской Федерации;
7) организует методическую помощь председателю и членам экспертно-проверочной комиссии организации.
3.2. _________________ _______________________ ________ (другие положения о должностных обязанностях).
4. Права
Руководитель организации архивного хранения дел (документов) имеет право:
4.1. Без доверенности действовать от имени организации в рамках своих полномочий.
4.2. Представлять интересы организации во взаимоотношениях с гражданами, юридическими лицами, органами государственной власти и управления.
4.3. Распоряжаться имуществом и средствами организации с соблюдением требований, определенных законодательством, уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами.
4.4. Открывать в банковских учреждениях расчетный и другие счета.
4.5. Заключать трудовые договоры.
4.6. Принимать решения по представлениям:
- о привлечении работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину, виновных в причинении материального ущерба предприятию, к материальной и дисциплинарной ответственности;
- моральном и материальном поощрении особо отличившихся работников.
4.7. Выдавать доверенности на совершение гражданско-правовых сделок, представительство, пр.
4.8. В пределах, установленных законодательством, определять состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, порядок ее защиты.
4.9. _________________ ____________________________ (другие права).
5. Ответственность
5.1. Руководитель организации архивного хранения дел (документов) привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ ___________________________ (другие положения об ответственности).
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист архива", утвержденного Приказом Минтруда России от 18.03.2021 N 140н, с учетом _________________ ____________________________ (реквизиты локальных нормативных актов организации).
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается _________________ _______________________ ________________ (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
6.3. _________________ _______________________ _______________.
