(наименование организации) УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
(наименование должности)
00.00.0000 N 000 _______ (подпись)/_______ (Ф.И.О.)
Инспектора-делопроизводителя 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании Трудового кодекса Российской Федерации и иного действующего законодательства Российской Федерации.
1.2. Инспектор-делопроизводитель относится к категории специалистов.
1.3. Инспектор-делопроизводитель принимается на работу и освобождается от должности приказом руководителя организации.
1.4. На должность инспектора-делопроизводителям назначается лицо, имеющее среднее общее образование, профессиональное обучение - программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих.
1.5. В своей деятельности инспектор-делопроизводитель руководствуется:
- законодательными и нормативными документами, регламентирующими деятельность организации;
- уставом организации;
- правилами трудового распорядка;
- настоящей должностной инструкцией.
1.6. Инспектор-делопроизводитель должен знать:
- нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
- структуру организации, руководство структурных подразделений;
- современные информационные технологии работы с документами;
- порядок работы с документами;
- схемы документооборота;
- системы скоростного письма;
- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
- правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
- типовые сроки исполнения документов;
- принципы работы со сроковой картотекой;
- назначение и технологию текущего и предупредительного контроля;
- правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
- правила документационного обеспечения деятельности организации;
- виды документов, их назначение;
- требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами;
- правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
- правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
- системы электронного документооборота;
- правила и сроки отправки исходящих документов;
- требования охраны труда.
2. Трудовые функции
На инспектора-делопроизводителя возлагаются следующие функции:
2.1. Организация работы с документами.
2.2. Организация текущего хранения документов.
2.3. Организация обработки дел для последующего хранения.
3. Трудовые действия
Для осуществления возложенных на него функций инспектор-делопроизводитель выполняет следующие трудовые действия:
3.1. Прием и первичная обработка входящих документов.
3.2. Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
3.3. Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем.
3.4. Регистрация входящих документов.
3.5. Организация доставки документов исполнителям.
3.6. Ведение базы данных документов организации.
3.7. Ведение информационно-справочной работы.
3.8. Обработка и отправка исходящих документов.
3.9. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
3.10. Контроль исполнения документов в организации.
3.11. Разработка номенклатуры дел организации.
3.12. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.
3.13. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения.
3.14. Формирование дел.
3.15. Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.
3.16. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению.
3.17. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов.
3.18. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.
3.19. Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения.
3.20. Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения.
3.21. Передача дел в архив организации.
4. Права
Инспектор-делопроизводитель имеет право:
4.1. Знакомиться с локальными актами организации, касающимися его деятельности.
4.2. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению деятельности организации и совершенствованию методов работы.
4.3. Запрашивать лично или по поручению руководства организации от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - с разрешения руководства).
4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.6. _________________ _______________________ _______.
5. Ответственность
Инспектор-делопроизводитель несет ответственность:
5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. _________________ _______________________ _______.
