_________________ ____________
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
_________________ ____________
(наименование должности)
00.00.0000 N 000
_________ ___________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Специалиста 00.00.0000
по документационному
сопровождению управления
многоквартирными домами
1. Общие положения
1.1. Для работы специалистом по документационному сопровождению управления многоквартирными домами принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена (непрофильное) и дополнительное профессиональное образование в области управления многоквартирным домом.
1.2. К работе в должности специалиста по документационному сопровождению управления многоквартирными домами (или: специалиста по ведению технической документации) допускается лицо, прошедшее обязательный предварительный (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры (обследования), а также внеочередные медицинские осмотры (обследования) в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
1.3. Специалист по документационному сопровождению управления многоквартирными домами должен знать:
1) технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникации и связи;
2) специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, для осуществления коммуникаций в организации;
3) нормативные правовые акты, регламентирующие учет, ведение, актуализацию, хранение, процедуры приема-передачи документации по управлению многоквартирными домами;
4) нормативные правовые акты, регламентирующие порядок ведения делопроизводства по обращениям, заявлениям и жалобам граждан в организациях;
5) основы миграционного законодательства Российской Федерации;
6) требования законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных;
7) нормативные правовые акты в области защиты прав потребителей;
8) методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией в организации;
9) систему документационного обеспечения управления органов государственной власти и организаций;
10) требования к качеству коммунальных услуг;
11) порядок планирования деятельности по содержанию многоквартирного дома;
12) современные формы коммуникаций с собственниками и нанимателями жилых помещений многоквартирных домов;
13) правила оформления и применения электронной цифровой подписи;
14) нормативные правовые акты, регламентирующие требования к оформлению документации по управлению многоквартирными домами;
15) основы документоведения, современные стандартные требования к отчетности;
16) состав документации по управлению многоквартирными домами;
17) технологии работы с документами организации;
18) основы конфликтологии;
19) этику делового общения;
20) _________________ _______________________ ______________________.
(другие требования к необходимым знаниям)
1.4. Специалист по документационному сопровождению управления многоквартирными домами должен уметь:
1) составлять перечень документации по управлению многоквартирными домами для структурных подразделений и организации в целом;
2) оформлять и регистрировать документацию по управлению многоквартирными домами;
3) использовать современные технологии учета и хранения документации;
4) составлять номенклатуру дел управляющей организации;
5) оформлять дела для текущего хранения в организации документации по управлению многоквартирными домами;
6) документировать факты утраты (отсутствия) документации по управлению многоквартирными домами;
7) восстанавливать документацию по управлению многоквартирными домами;
8) оформлять акты приема-передачи документации по управлению многоквартирными домами;
9) работать в системе электронного документооборота организации;
10) обобщать и систематизировать информацию о собственниках и пользователях помещений в многоквартирном доме;
11) вести картотеку сведений о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме;
12) документировать процедуры приема-передачи документов;
13) вести прием граждан по вопросам регистрационного учета;
14) пользоваться базами данных для сбора, актуализации и хранения информации о собственниках и нанимателях;
15) оформлять все виды организационно-распорядительной документации;
16) определять необходимые мероприятия для рассмотрения типичных жалоб и предложений собственников и нанимателей помещений в многоквартирном доме по вопросам предоставления жилищно-коммунальных услуг;
17) определять порядок рассмотрения обращений в зависимости от формы и вида обращения;
18) составлять план мероприятий по контролю исполнения документов по обращениям потребителей с использованием возможностей программного обеспечения, используемого организацией;
19) составлять сводки об исполнении поставленных на контроль обращений и классификаторы причин неисполнения обращений пользователей жилых помещений;
20) документировать результаты осмотров состояния многоквартирных домов и объектов благоустройства;
21) использовать организационные и технические средства для перевода в электронный вид документов;
22) использовать специализированные программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть Интернет для осуществления коммуникаций в организации;
23) применять программное обеспечение и современные информационные технологии, используемые организацией;
24) _________________ _______________________ ______________________.
(другие требования к необходимым умениям)
1.5. Специалист по документационному сопровождению управления
многоквартирными домами в своей деятельности руководствуется:
1) _________________ _______________________ _______________________;
(наименование учредительного документа)
2) Положением о _________________ _______________________ ___________;
(наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) _________________ _______________________ ________________________
(наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые
_________________ _______________________ _______________________ ______.
функции по должности)
1.6. Специалист по документационному сопровождению управления
многоквартирными домами подчиняется непосредственно _______________________
_________________ _______________________ _______________________ ______.
(наименование должности руководителя)
1.7. _________________ _______________________ _____________________.
(другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Организация документационного сопровождения управления многоквартирными домами.
2.1.1. Обеспечение ведения и хранения технической и иной документации, связанной с управлением многоквартирными домами.
2.1.2. Организация работы по регистрационному учету пользователей помещений многоквартирных домов.
2.1.3. Организация работы по обращениям потребителей жилищно-коммунальных услуг.
2.2. _________________ _______________________ _____________________.
(другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по документационному сопровождению управления многоквартирными домами исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет регистрацию и учет технической и иной документации, связанной с управлением многоквартирными домами, а также документов, свидетельствующих об исполнении требований нормативных правовых актов Российской Федерации к осуществлению деятельности по управлению многоквартирными домами (документация по управлению многоквартирными домами) в делопроизводстве организации;
2) составляет графики документооборота для документации по управлению многоквартирными домами;
3) контролирует соблюдение правил оформления, ведения и актуализации (исполнения) в структурных подразделениях организации документации по управлению многоквартирными домами;
4) осуществляет мероприятия по подготовке документов к уничтожению и архивному хранению;
5) оформляет документацию по управлению многоквартирными домами на оперативное хранение в делопроизводстве организации;
6) восстанавливает документацию по управлению многоквартирными домами;
7) вносит сведения документации по управлению многоквартирными домами в программы и базы данных;
8) контролирует соответствие данных информационных систем организации документации по управлению многоквартирными домами;
9) подготавливает предложения по совершенствованию системы учета и хранения документации по управлению многоквартирными домами в организации;
10) осуществляет процедуры приема (передачи) технической и иной связанной с управлением многоквартирными домами документации от внешних организаций (внешним организациям).
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет сбор необходимой информации по собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров;
2) ведет учет сведений и документов собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров;
3) производит прием от граждан документов регистрационного учета;
4) ведет работу с документами регистрационного учета;
5) обрабатывает и обновляет необходимую информацию по собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров;
6) вносит регистрационные данные о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме в программы и базы данных;
7) осуществляет ответственное хранение документов и сведений о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме, а также о лицах, использующих общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров, в электронном виде и (или) на бумажных носителях;
8) передает документы в органы внутренних дел.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) рассматривает жалобы и предложения собственников и нанимателей помещений в многоквартирном доме по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг;
2) проводит осмотры общего имущества по жалобам и предложениям собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов;
3) проводит осмотры жилых помещений по жалобам и предложениям собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов;
4) привлекает специализированные организации для получения экспертных заключений;
5) организует проведение мероприятий по результатам рассмотрения жалоб и предложений по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг и результатов комиссионного обследования общего имущества многоквартирных домов и экспертных заключений;
6) контролирует исполнение мероприятий по жалобам и предложениям по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг;
7) вносит информацию о работе по жалобам и обращениям пользователей в программы и базы данных;
8) информирует потребителей о результатах рассмотрения обращений по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций специалист по документационному сопровождению управления многоквартирными домами исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. _________________ _______________________ ___________________.
(другие обязанности)
3.2. _________________ _______________________ _____________________.
(другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Специалист по документационному сопровождению управления многоквартирными домами имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.3. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.4. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.5. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.7. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.9. _________________ _______________________ _____________________.
(другие права)
5. Ответственность
5.1. Специалист по документационному сопровождению управления многоквартирными домами привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ _______________________ _____________________.
(другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального
стандарта "Специалист по управлению многоквартирными домами", утвержденного
Приказом Минтруда России от 31.07.2019 N 538н, с учетом ___________________
_________________ _______________________ _______________________ ______.
(реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при
приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается
_________________ _______________________ _______________________ _______
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей
_________________ _______________________ _______________________ _______
инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре
_________________ _______________________ _______________________ ______.
инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. _________________ _______________________ _____________________.
