(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
(наименование должности)
00.00.0000 N 000
(подпись) (инициалы, фамилия)
Делопроизводителя 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Для работы делопроизводителем принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
1.3. К работе в должности делопроизводителя допускается лицо, прошедшее обязательный предварительный (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры (обследования), а также внеочередные медицинские осмотры (обследования) в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
1.4. Делопроизводитель должен знать:
1) нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
2) структуру организации, руководство структурных подразделений;
3) современные информационные технологии работы с документами;
4) порядок работы с документами;
5) схемы документооборота;
6) системы скоростного письма;
7) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
8) правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
9) типовые сроки исполнения документов;
10) принципы работы со сроковой картотекой;
11) назначение и технологию текущего и предупредительного контроля;
12) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
13) правила документационного обеспечения деятельности организации;
14) виды документов, их назначение;
15) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами;
16) правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
17) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
18) системы электронного документооборота;
19) правила и сроки отправки исходящих документов;
20) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления;
21) правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
22) порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел;
23) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
24) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
25) критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
26) порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;
27) порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
28) правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
29) правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
30) правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения;
31) правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами;
32) правила передачи дел в архив организации;
33) требования охраны труда;
34) _________________ ________________________ (другие требования к необходимым знаниям).
1.5. Делопроизводитель должен уметь:
1) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
2) пользоваться базами данных, в том числе удаленно;
3) пользоваться справочно-правовыми системами;
4) пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;
5) применять правила русского языка;
6) применять навыки скоростного письма;
7) организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
8) осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
9) разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;
10) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
11) организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
12) формировать документы в дела с учетом их специфики;
13) систематизировать документы внутри дела;
14) обеспечивать сохранность и защиту документов организации;
15) пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
16) оформлять документы экспертной комиссии;
17) оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
18) производить хронологическо-структурную систематизацию дел;
19) осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения;
20) составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами;
21) применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами;
22) _________________ ________________________ (другие требования к необходимым умениям).
1.6. Делопроизводитель руководствуется:
1) _________________ _______________________ ______ (наименование учредительного документа);
2) Положением о _________________ _________________ (наименование структурного подразделения);
3) настоящей должностной инструкцией;
4) _________________ _______________________ ______ (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности).
1.7. Делопроизводитель подчиняется непосредственно _________________ ______________ (наименование должности руководителя).
1.8. _________________ ____________________________ (другие общие положения).
2. Трудовые функции
2.1. Документационное обеспечение деятельности организации.
2.1.1. Организация работы с документами.
2.1.2. Организация текущего хранения документов.
2.1.3. Организация обработки дел для последующего хранения.
2.2. _________________ ________________________ (другие функции).
3. Должностные обязанности
3.1. Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;
2) осуществляет предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
3) подготавливает входящие документы для рассмотрения руководителем;
4) регистрирует входящие документы;
5) организует доставку документов исполнителям;
6) ведет базу данных документов организации;
7) ведет информационно-справочную работу;
8) осуществляет обработку и отправку исходящих документов;
9) организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
10) контролирует исполнение документов в организации.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) разрабатывает номенклатуру дел организации;
2) проверяет правильность оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
3) формулирует заголовки дел и определяет сроки их хранения;
4) формирует дела;
5) контролирует правильное и своевременное распределение и подшивку документов в дела.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) проверяет сроки хранения документов, составляет протокол работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акт о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению;
2) составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;
3) оформляет дела постоянного, долговременного сроков хранения;
4) оформляет обложку дел постоянного, долговременного сроков хранения;
5) составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения;
6) передает дела в архив организации.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций делопроизводитель исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. _________________ __________________ (другие обязанности).
3.2. _________________ ________________________ (другие положения о должностных обязанностях).
4. Права
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
4.5. _________________ __________________________ (другие права).
5. Ответственность
5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ ________________________ (другие положения об ответственности).
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утвержденного Приказом Минтруда России от 15.06.2020 N 333н, с учетом _________________ _______ (реквизиты локальных нормативных актов организации).
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается _________________ ______________ (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
6.3. _________________ _______________________ ______________.
