_________________ ___________
(наименование организации) УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _________________ ______________
(наименование должности)
00.00.0000 N 000 _________________ _____________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Руководителя 00.00.0000
административно-хозяйственного
подразделения
1. Общие положения
1.1. Для работы руководителем административно-хозяйственного подразделения принимается лицо, имеющее:
1) высшее образование - бакалавриат или высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
2) дополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в 3 года);
3) опыт работы не менее трех лет в области материально-технического обеспечения.
1.2. Руководитель административно-хозяйственного подразделения должен знать:
1) законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, делопроизводства, пожарной безопасности, экологической безопасности, гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций, санитарно-технические нормы в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
2) основные требования стандартов, технических, качественных характеристик, предъявляемые к организации рабочего пространства, к размещению работников, к организации корпоративных и деловых мероприятий, к приему посетителей;
3) основы эргономики;
4) общие принципы зонирования помещений;
5) основные принципы и технологии бережливого производства;
6) структуру организации;
7) основы и принципы классификации зданий и сооружений;
8) принципы выбора поставщиков мебели и офисного оборудования;
9) принципы выбора поставщиков услуг по разработке дизайн-проектов и планировочных решений;
10) принципы выбора поставщиков услуг по организации переездов;
11) основы управления персоналом и его мотивации;
12) методы оценки персонала и результатов труда;
13) локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
14) структуру и принципы организации документооборота;
15) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
16) способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
17) правила деловой переписки;
18) правила делового этикета;
19) рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;
20) ценовую политику рынка на определенные категории товаров и услуг;
21) порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг;
22) основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг;
23) правила проведения инвентаризации;
24) правила складского учета;
25) правила составления материальных отчетов движения ТМЦ и первичных документов;
26) порядок организации приема посетителей;
27) правила оборудования мест приема гостей и посетителей;
28) основы договорной работы;
29) порядок заключения договоров;
30) базовые основы информатики;
31) принципы организации корпоративных и деловых мероприятий;
32) правила организации корпоративных и деловых мероприятий;
33) правила приема гостей и посетителей;
34) принципы, алгоритмы и этапы проведения закупок;
35) _________________ _______________________ _______.
1.3. Руководитель административно-хозяйственного подразделения должен уметь:
1) планировать количество рабочих мест с учетом сферы деятельности организации, численности персонала и структуры организации;
2) планировать рабочее пространство с учетом санитарных, противопожарных и иных правил и норм, обеспечивающих безопасные и благоприятные условия работы;
3) обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;
4) использовать и применять технологии бережливого производства;
5) организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;
6) работать с большим объемом информации;
7) производить анализ на основе сводных учетных и отчетных документов;
8) определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
9) разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;
10) составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;
11) использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети Интернет, оргтехнику;
12) использовать средства коммуникации;
13) вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
14) оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;
15) разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;
16) находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;
17) определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
18) организовывать процесс закупки товаров или услуг;
19) использовать методы финансовых вычислений и анализа;
20) _________________ _______________________ _________________.
(другие требования к необходимым умениям)
1.4. Руководитель административно-хозяйственного подразделения в своей
деятельности руководствуется:
1) _________________ _______________________ _________________;
(наименование учредительного документа)
2) Положением о _________________ _______________________ _______;
(наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) _________________ _______________________ _________________.
(наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые
функции по должности)
1.5. Руководитель административно-хозяйственного подразделения
подчиняется непосредственно _________________ __________________________.
(наименование должности руководителя)
1.6. _________________ _______________________ ________________.
(другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Организация рабочего пространства, создание и обеспечение оптимальных условий выполнения трудовых функций работниками организации:
2.1.1. Организация размещения работников, зонирование и обеспечение эффективного использования помещений.
2.1.2. Организация и контроль материально-технического обеспечения деятельности работников организации.
2.1.3. Организация работы службы приема посетителей.
2.1.4. Организация корпоративных и деловых мероприятий.
2.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Руководитель административно-хозяйственного подразделения исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) определяет потребности организации в формировании рабочего пространства с учетом сферы деятельности организации, численности персонала и структуры организации;
2) организует процесс устройства рабочего пространства;
3) контролирует реализацию планировочных решений, зонирования, комплектации мебелью, офисным и бытовым оборудованием рабочего пространства;
4) разрабатывает планы реализации проведения ремонтных работ, перепланировок, переоснащения мебелью и оборудованием, внутренних перемещений и внешних переездов;
5) организует и контролирует реализацию внутренних перемещений и внешних переездов подразделений организации;
6) определяет необходимые ресурсы для реализации проектов ремонтных работ, перепланировок, переоснащения мебелью и оборудованием, внутренних перемещений и внешних переездов;
7) проводит регулярный анализ эффективности использования помещений;
8) проводит мероприятия в рамках обеспечения пожарной безопасности, гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций;
9) представляет интересы организации в надзорных и контролирующих органах по вопросам гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций;
10) разрабатывает и внедряет нормы размещения и оборудования рабочего пространства;
11) осуществляет постановку целей и задач работникам подразделения в рамках организации процесса устройства рабочего пространства;
12) контролирует выполнение поставленных задач работниками подразделения в рамках организации процесса устройства рабочего пространства.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) организует процесс, определяет процедуру, сроки реализации и периодичности материально-технического обеспечения работников;
2) контролирует процессы материально-технического обеспечения;
3) проводит оценку эффективности процессов и результатов материально-технического обеспечения;
4) организует работу склада по хранению ТМЦ, используемых для создания оптимальных условий труда;
5) контролирует работу склада по хранению ТМЦ, используемых для создания оптимальных условий труда;
6) организует и контролирует работу по обслуживанию мебели, офисного и бытового оборудования;
7) контролирует перемещение ТМЦ, в том числе за пределы организации;
8) организует работу по озеленению территории организации и уходу за зелеными насаждениями;
9) организует питание работников путем оборудования мест приема пищи и привлечения поставщика услуг корпоративного питания;
10) выстраивает и контролирует процесс организации деловых поездок работников;
11) выполняет построение системы взаимодействия и коммуникации между сотрудниками подразделения и представителями обслуживающих сервисных организаций;
12) разрабатывает и внедряет нормы, регламентирующие материально-техническое и хозяйственное обеспечение;
13) организует проведение инвентаризаций ТМЦ, используемых для создания оптимальных условий труда;
14) выполняет постановку целей и задач работникам подразделения в рамках материально-технического обеспечения деятельности работников организации;
15) контролирует выполнение поставленных задач работниками подразделения в рамках материально-технического обеспечения деятельности работников организации.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) определяет цели и задачи работников службы приема посетителей;
2) определяет стандарты и внедряет нормы, регламентирующие принципы организации и работы службы приема посетителей;
3) контролирует работу службы приема посетителей;
4) выстраивает взаимодействие работников службы приема посетителей с подразделениями и посетителями организации;
5) контролирует состояние помещений для приема посетителей;
6) контролирует качество сервиса и уровня обслуживания посетителей организации;
7) осуществляет постановку целей и задач работникам службы приема посетителей.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) определяет условия и концепцию проведения мероприятий в соответствии с их целями;
2) организует подготовку и обеспечение корпоративных и деловых мероприятий;
3) контролирует подготовку и проведение корпоративных и деловых мероприятий;
4) проводит оценку выбранных условий, качественных и количественных характеристик для обеспечения и сопровождения мероприятий;
5) определяет качественные и количественные характеристики выбора сувенирной и подарочной продукции;
6) организует изготовление и закупку сувенирной и подарочной продукции в категории люкс для важных персон;
7) определяет стандарты, разработку и внедрение норм, регламентирующих принципы организации и проведения мероприятий.
3.1.5. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.6. _________________ _______________________ ______________.
(другие обязанности)
3.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
4.1. Руководитель административно-хозяйственного подразделения имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие права)
5. Ответственность
5.1. Руководитель административно-хозяйственного подразделения привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального
стандарта "Специалист административно-хозяйственной деятельности",
утвержденного Приказом Минтруда России от 02.02.2018 N 49н, с учетом ______
_________________ _______________________ _______________________.
(реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при
приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается
_________________ _______________________ _______________________.
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей
инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре
инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. _________________ _______________________ ________________.
