Секретарь-администратор
(на основе профессионального стандарта)
_________________ _________________
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ИНСТРУКЦИЯ
_________________ ___________
(наименование должности)
00.00.0000 N 000
_________________ __________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Секретаря-администратора 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Секретарь-администратор относится к категории специалистов.
1.2. На должность секретаря-администратора принимается лицо:
1) имеющее среднее общее образование;
2) прошедшее профессиональное обучение по программам профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программам переподготовки рабочих, служащих, программам повышения квалификации рабочих, служащих.
1.3. Секретарь-администратор должен знать:
1) функции, задачи, структуру организации, ее связи;
2) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
3) этику делового общения;
4) правила речевого этикета;
5) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
6) правила организации приема посетителей;
7) правила делового общения;
8) правила организации приемов в офисе;
9) правила сервировки чайного (кофейного) стола;
10) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
11) правила защиты конфиденциальной служебной информации;
12) Правила внутреннего трудового распорядка;
13) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
14) _________________ _______________________ _________________.
(другие требования к необходимым знаниям)
1.4. Секретарь-администратор должен уметь:
1) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
2) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
3) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;
4) устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
5) общаться с посетителями;
6) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
7) вести учетные формы, использовать их для работы;
8) составлять и вести учетные документы;
9) применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;
10) применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;
11) оценивать результаты в рамках поставленных задач;
12) создавать положительный имидж организации;
13) применять информационно-коммуникационные технологии;
14) обеспечивать конфиденциальность информации;
15) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;
16) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;
17) соблюдать служебный этикет;
18) _________________ _______________________ _________________.
(другие навыки и умения)
1.5. Секретарь-администратор в своей деятельности руководствуется:
1) _________________ _______________________ _________________;
(наименование учредительного документа)
2) Положением о _________________ _______________________ _______;
(наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) _________________ _______________________ _________________.
(наименования локальных нормативных актов, регламентирующих
трудовые функции по должности)
1.6. Секретарь-администратор подчиняется непосредственно ______________
_________________ _______________________ _______________________.
(наименование должности руководителя)
1.7. _________________ _______________________ ________________.
(другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Организационное обеспечение деятельности организации:
1) прием и распределение телефонных звонков организации;
2) организация работы с посетителями организации;
3) выполнение координирующих и обеспечивающих функций.
2.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Секретарь-администратор исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) перенаправляет телефонные звонки руководству и сотрудникам организации;
2) регистрирует поступающие телефонные звонки;
3) получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) встречает посетителей, получает первичную информацию о посетителях и предоставляет помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;
2) ведет журнал записи посетителей;
3) ведет учет посетителей и оформление пропусков;
4) содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
5) принимает и передает документы посетителей руководству и сотрудникам организации;
6) осуществляет организацию и бронирование переговорных комнат;
7) выполняет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;
8) осуществляет приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) ведет журнал разъездов работников организации;
2) координирует работу курьеров и водителей организации;
3) ведет журнал разъездов курьеров организации и маршрутов водителей;
4) составляет справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. _________________ _______________________ ______________.
(другие обязанности)
3.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Секретарь-администратор имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. _________________ _______________________ ________________.
(другие права)
5. Ответственность
5.1. Секретарь-администратор привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
Профессионального стандарта "Специалист по организационному и
документационному обеспечению управления организацией", утвержденного
Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации
от 06.05.2015 N 276н, с учетом _________________ ________________________
_________________ _______________________ _______________________.
(реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией
подтверждается _________________ _______________________ ___________
(росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
_________________ _______________________ _______________________.
частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными
инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся
у работодателя; иным способом)
6.3. _________________ _______________________ ________________.
(другие заключительные положения)
