_________________ __________________
(наименование организации) УТВЕРЖДАЮ
_________________ ____________
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (наименование должности)
_________________ ___________
00.00.0000 N 000 (подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
Делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование - программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.
1.3. Делопроизводитель должен знать:
1) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
2) структуру организации, руководство структурных подразделений;
3) современные информационные технологии работы с документами;
4) порядок работы с документами;
5) схемы документооборота;
6) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
7) правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
8) типовые сроки исполнения документов;
9) принципы работы со сроковой картотекой;
10) назначение и технологию текущего и предупредительного контроля;
11) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
12) правила документационного обеспечения деятельности организации;
13) виды документов, их назначение;
14) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
15) правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов;
16) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
17) системы электронного документооборота;
18) правила и сроки отправки исходящих документов;
19) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
20) правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
21) порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел;
22) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
23) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
24) критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
25) порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;
26) порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
27) правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
28) правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
29) правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
30) правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
31) правила передачи дел в архив организации;
32) функции, задачи, структуру организации, ее связи;
33) этику делового общения;
34) правила речевого этикета;
35) требования охраны труда;
36) правила защиты конфиденциальной служебной информации;
37) правила внутреннего трудового распорядка организации;
38) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
39) _________________ _______________________ _________________.
(другие требования к необходимым знаниям)
1.4. Делопроизводитель должен уметь:
1) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
2) пользоваться базами данных, в том числе удаленными;
3) пользоваться справочно-правовыми системами;
4) пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;
5) применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
6) организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
7) осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
8) разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;
9) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
10) организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
11) правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
12) систематизировать документы внутри дела;
13) обеспечивать сохранность и защиту документов организации;
14) применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами;
15) пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
16) оформлять документы экспертной комиссии;
17) оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
18) производить хронологически-структурную систематизацию дел;
19) осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
20) составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
21) применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами;
22) _________________ _______________________ _________________.
(другие навыки и умения)
1.5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
1) _________________ _______________________ _________________;
(наименование учредительного документа)
2) Положением о _________________ _______________________ _______;
(наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) _________________ _______________________ _________________.
(наименования локальных нормативных актов,
регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ____________________
_________________ _________________________.
(наименование должности руководителя)
1.7. _________________ _______________________ ________________.
(другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Документационное обеспечение деятельности организации:
1) организация работы с документами;
2) организация текущего хранения документов;
3) организация обработки дел для последующего хранения.
2.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;
2) выполняет предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
3) подготавливает входящие документы для рассмотрения руководителем;
4) регистрирует входящие документы;
5) организует доставку документов исполнителям;
6) ведет базу данных документов организации;
7) ведет информационно-справочную работу;
8) производит обработку и отправку исходящих документов;
9) организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
10) контролирует исполнение документов в организации.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) разрабатывает номенклатуру дел организации;
2) проверяет правильность оформления документов и отметок об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
3) формулирует заголовки дел и определяет сроки их хранения;
4) формирует дела;
5) контролирует правильное и своевременное распределение и подшивку документов в дела.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) проверяет сроки хранения документов, составляет протокол работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
2) составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;
3) оформляет дела постоянного, долговременного сроков хранения;
4) оформляет обложку дел постоянного, долговременного сроков хранения;
5) составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения;
6) передает дела в архив организации.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. _________________ _______________________ ______________.
(другие обязанности)
3.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
4.1. Делопроизводитель имеет право:
4.1.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации.
4.1.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.3. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.
4.1.4. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.1.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.
4.1.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.1.7. Вносить на рассмотрение руководства организации представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую и производственную дисциплину.
4.1.8. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие права)
5. Ответственность
5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
Профессионального стандарта "Специалист по организационному и
документационному обеспечению управления организацией", утвержденного
Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации
от 06.05.2015 N 276н, с учетом _________________ ________________________
_________________ _______________________ _______________________.
(реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией
подтверждается _________________ _______________________ __________.
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления
с должностными инструкциями); в экземпляре должностной
инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. _________________ _______________________ ________________.
(другие заключительные положения)
