менование организации] УТВЕРЖДАЮ
[Наименование должности]
[Наименование организации]
___________ /____[Ф.И.О.]___ /
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ
г. Москва "1" июля 2017 г.
Рег. N _____
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность помощника руководителя [наименование организации] (далее - Общество).
1.2. Помощник руководителя относится к категории служащих и назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора Общества в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.3. Помощник руководителя непосредственно подчиняется [наименование должности].
1.4. На время отсутствия помощника руководителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей деятельности помощник руководителя руководствуется: законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями генерального директора Общества, уставом Общества, правилами внутреннего трудового распорядка, настоящей должностной инструкцией, а также другими локальными нормативными актами.
1.6. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат) и опыт работы не менее трех лет по профилю деятельности организации.
1.7. Помощник руководителя должен знать:
- внутреннюю и внешнюю политику организации;
- принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
- принципы и методы администрирования;
- особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
- структуру организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделении и должностных лиц;
- правила формирования и использования баз данных;
- современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации;
- правила защиты конфиденциальной служебной информации;
- современные информационные технологии;
- нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;
- классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
- формы представления управленческой информации;
- источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
- требования, предъявляемые к управленческой информации;
- особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
- категории потребителей, на которые будет рассчитан данный обзор, доклад;
- методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
- структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
- современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
- источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети Интернет, электронные базы данных;
- функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке;
- особенности общенаучной и прагматической функций обзоров;
- правила работы с внешними носителями информации;
- нормативные документы, государственные стандарты в области деятельности организации;
- понятие и специфику библиографического, реферативного и аналитического информационных изданий;
- справочные правовые системы;
- психологию делового общения, основы конфликтологии;
- правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий;
- этикет и основы международного протокола;
- правила составления и оформления документов;
- правила проведения контроля исполнения поручений руководителя;
- технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Помощником руководителя осуществляются:
2.1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями:
2.1.1. Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями.
2.1.2. Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений.
2.1.3. Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов.
2.1.4. Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений.
2.1.5. Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя.
2.1.6. Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций.
2.1.7. Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами.
2.1.8. Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений.
2.2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов:
2.2.1. Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем.
2.2.2. Подготовка информационно-аналитических материалов.
2.2.3. Разработка тематического плана обзорного документа, доклада.
2.2.4. Определение круга библиографических источников.
2.2.5. Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки.
2.2.6. Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки.
2.3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий:
2.3.1. Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя.
2.3.2. Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем.
2.3.3. Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов.
2.3.4. Подготовка презентаций по указанию руководителя.
2.3.5. Подготовка и проведение пресс-конференций руководителя.
2.3.6. Встреча участников переговоров, обеспечение их информационными материалами, ведение записей переговоров.
2.4. Организация исполнения решений руководителя:
2.4.1. Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя.
2.4.2. Координация деятельности по исполнению решений руководителя.
2.4.3. Контроль исполнения решений руководителя.
2.4.4. Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя.
3. ПРАВА
Помощник руководителя имеет право:
3.1. Получать от генерального директора Общества и своего непосредственного руководителя оказание ему содействия в исполнении возложенных на него должностных обязанностей.
3.2. Принимать самостоятельные решения в пределах полномочий, предоставленных в установленном в Обществе порядке.
3.3. Вносить предложения руководству Общества по вопросам организации и условий своей трудовой деятельности.
3.4. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Помощник руководителя несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4.2. Причинение материального ущерба работодателю - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.3. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных административным, гражданским, уголовным законодательством Российской Федерации.
4.4. Нарушение режимов конфиденциальности информации, необеспечение систематизации и сохранности документов, доступ к которым он получает в ходе осуществления возложенных на него трудовых обязанностей, - в порядке и на условиях, установленных законодательством Российской Федерации.
4.5. Нарушение требований правил внутреннего трудового распорядка Общества, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, правил работы с документами, составляющими коммерческую тайну <1>, - в порядке и на условиях, установленных законодательством Российской Федерации.
--------------------------------
<1> Включать пункт только при наличии соответствующего Положения. В противном случае пункт нарушает ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
