Составлена в ___ экз. Утверждаю
_________________ ________________
(инициалы, фамилия)
_________________ _______________ _________________ ________________
(наименование работодателя, (руководитель или иное лицо,
_________________ _______________ _________________ ________________
его организационно-правовая уполномоченное утверждать
_________________ _______________ _________________ ________________
форма, адрес, телефон, адрес должностную инструкцию)
_________________ _______________
электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП) "___"_____________ ____ г.
"___"__________ ____ г. N _______ М.П.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-машинистки
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-машинистки "_______" (далее - "Организация").
1.2. Секретарь-машинистка назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно _________________.
1.4. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Секретарь-машинистка должна знать:
- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
- структуру и руководящий состав Организации и ее подразделений;
- машинопись;
- правила орфографии и пунктуации;
- порядок расположения материала при печатании различных документов;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- основы организации труда.
1.6. В своей деятельности секретарь-машинистка руководствуется:
- нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководителя Организации и непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией;
- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.
1.7. В период временного отсутствия секретаря-машинистки ее обязанности возлагаются на ___________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Секретарь-машинистка осуществляет следующие обязанности:
Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя Организации или ее подразделений.
Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
Печатает по указанию руководителя различные материалы.
Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в Организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
Принимает документы на подпись руководителю.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
3. ПРАВА
Секретарь-машинистка имеет право:
3.1. Требовать от руководства Организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности.
3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.5. Получать от работников Организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-машинистка несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы секретаря-машинистки определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь-машинистка обязана выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3. В соответствии с ____________________ работодатель проводит оценку эффективности деятельности секретаря-машинистки. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден _________ и включает в себя:
- _____________________
- _____________________
- _____________________
6. ПРАВО ПОДПИСИ
6.1. Секретарю-машинистке для обеспечения ее деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в ее функциональные обязанности.
Должностная инструкция разработана на основании _______________________
_________________ _______________________ _______________________.
(наименование, номер и дата документа)
Руководитель структурного
подразделения
_________________ _____________________________
(инициалы, фамилия) (подпись)
"___"_____________ ____ г.
Согласовано:
юридическая служба
_________________ _____________________________
(инициалы, фамилия) (подпись)
"___"_____________ ____ г.
С инструкцией ознакомлен:
(или: инструкцию получил)
_________________ _____________________________
(инициалы, фамилия) (подпись)
"___"_____________ ____ г.
