Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации
_________________ ________
(Руководитель организации)
Должностная инструкция
секретаря-референта ___________ /_____________
генерального директора Личная Расшифровка
подпись подписи
"___"__________ ____ г. N ____ "___"_____________ ____ г.
г. ____________
Должностная инструкция
секретаря-референта генерального директора
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря-референта генерального директора (далее - Работник) "_____________________" (наименование организации) (далее - Работодатель).
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации порядке приказом Руководителя Работодателя.
1.3. Работник подчиняется непосредственно _______________ Работодателя.
1.4. На должность Работника назначается лицо с высшим профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или со средним профессиональным образованием и стажем работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Работник должен знать:
1.5.1. Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности Работодателя и ведения делопроизводства.
1.5.2. Структуру и руководящий состав Работодателя и его подразделений; организацию делопроизводства.
1.5.3. Методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись.
1.5.4. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
1.5.5. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
1.5.6. Основы этики и эстетики.
1.5.7. Правила делового общения.
1.5.8. Основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде.
1.5.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.5.10. Правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ___________________ (должность).
1.7. Работник подчиняется непосредственно ______________________ (должность).
1.8. Условия пересмотра настоящей должностной инструкции:
- изменение структуры Работодателя;
- изменение штатного расписания;
- перераспределение обязанностей;
- внедрение новых технологий, меняющих характер работы, и т.п.
2. Должностные обязанности Работника
2.1. Работник исполняет следующие должностные обязанности:
2.1.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
2.1.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.1.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.1.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
2.1.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
2.1.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
2.1.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
2.1.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.1.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.1.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
2.1.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.1.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
2.1.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.1.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.1.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.
3. Права Работника
3.1. Работник имеет право:
3.1.1. На предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором.
3.1.2. Предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором.
3.1.3. Предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.
3.1.4. Профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
3.1.5. Получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Работодателя, касающимися его деятельности.
3.1.6. Взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.
3.1.7. Представление на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.1.8. Требование от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
3.1.9. Своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.
3.1.10. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков.
3.1.11. Объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.
3.1.12. Участие в управлении организацией в предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами и коллективным договором формах.
3.1.13. Ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений.
3.1.14. Защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами.
3.1.15. Разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
3.1.16. Возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
3.1.17. Обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.
3.1.18. Получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности.
4. Ответственность Работника
4.1. Работник несет ответственность:
4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.1.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.
4.1.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.
4.1.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством Российской Федерации.
4.1.5. Причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
4.1.6. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
4.1.7. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.
4.1.8. Несоблюдение трудовой дисциплины.
5. Условия работы
5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Работодателя.
5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3. Работник ознакомлен с положением Работодателя о служебной и коммерческой тайне и обязуется ее не разглашать.
6. Оценка работы
6.1. Критериями оценки деловых качеств Работника являются:
- квалификация;
- стаж работы по специальности;
- профессиональная компетентность, выразившаяся в лучшем качестве выполняемых работ;
- уровень трудовой дисциплины;
- интенсивность труда (способность в короткие сроки справляться с большим объемом работы);
-- умение работать с документами;
- способность в установленные сроки осваивать технические средства, повышающие производительность труда и качество работы;
- производственная этика, стиль общения;
- способность к творчеству, предприимчивость;
- способность к адекватной самооценке;
- проявление инициативы в работе, выполнение работы более высокой квалификации;
- повышение индивидуальной выработки;
- рационализаторские предложения;
- практическая помощь вновь принятым работникам без закрепления наставничества соответствующим приказом;
- высокая культура труда на конкретном рабочем месте.
6.2. Результаты работы и своевременность ее выполнения оцениваются по следующим критериям:
- результаты, достигнутые Работником при исполнении обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией и трудовым договором;
- качество законченной работы;
- своевременность выполнения должностных обязанностей;
- выполнение нормированных заданий, уровень производительности труда.
6.3. Оценка деловых качеств и результатов работы проводится на основе объективных показателей, мотивированного мнения непосредственного руководителя и коллег.
7. Заключительные положения
7.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе квалификационной характеристики должности "Секретарь руководителя" (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, _________________ ___________________________ (реквизиты иных актов и документов).
7.2. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления Работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается _________________ _______________________ __________ (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей должностной инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
7.3. _________________ _______________________ _______.
_________________ _________ ________________ ______________
(Наименование должности (личная подпись) (расшифровка
руководителя структурного подписи)
подразделения)
"___"__________ _____ г.
СОГЛАСОВАНО
(указать всех заинтересованных лиц
и их подписи)
_________________ _________ ________________ ______________
(личная подпись) (расшифровка
подписи)
"___"__________ _____ г.
С должностной инструкцией ознакомлен: ________________ ______________
(личная подпись) (расшифровка
подписи)
"___"__________ _____ г.
