Вопрос: Как учесть затраты на возмещение расходов на проезд работников в метро?
Ответ: Затраты на возмещение расходов работников на проезд в метро в целях исчисления налога на прибыль могут быть учтены как расходы на оплату труда или как прочие расходы, связанные с производством или реализацией.
Обоснование: Действующее законодательство предусматривает случаи, когда работодатель обязан компенсировать работникам расходы на проезд:
- к месту командировки и обратно (ст. 168 Трудового кодекса РФ);
- при разъездном характере работы (ст. 168.1 ТК РФ);
- от места работы до места обучения и обратно (ст. ст. 173, 174 ТК РФ) и др.
Также компенсация может осуществляться на основании решения работодателя, положений трудовых (коллективных) договоров, иных локальных нормативных актов организации в качестве дополнительной меры поддержки работника.
К таким случаям, например, может относиться компенсация за проезд работников к месту работы, месту проживания, компенсация платы за проезд работников по служебным заданиям.
На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Расходы на проезд в метро, которым работник пользуется в командировке, также могут быть учтены при исчислении налога на прибыль (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо ФНС России от 12.07.2011 N ЕД-4-3/11246).
Датой признания таких расходов является дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
В Письме Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87, доведенном Письмом ФНС России от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@, разъяснено, что возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Затраты на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, могут быть включены в состав расходов на оплату труда в размере и в соответствии с порядком, предусмотренным локальными нормативными актами организации, при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (ст. 255 НК РФ, Письмо Минфина России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562). Также Минфин России допускает признание таких расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 06.09.2017 N 03-04-06/57272).
Согласно ч. 3 ст. 173, ч. 3 ст. 174 ТК РФ предусмотрено, что один раз в учебном году работодатель оплачивает работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно, а также работникам, осваивающим образовательные программы среднего профессионального образования по заочной форме обучения, проезд к месту нахождения образовательной организации и обратно в размере 50 процентов стоимости проезда.
Статьей 177 ТК РФ предусмотрено, что гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые.
Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено возмещение указанных расходов в ином размере, но не менее законодательно установленных, а также возмещение расходов при получении работником второго образования.
Такие затраты на проезд в метро могут быть признаны в целях исчисления налога на прибыль в указанном объеме на основании п. 13 ч. 2 ст. 255 НК РФ, согласно которому к расходам на оплату труда в целях гл. 25 НК РФ относятся, в частности, расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно.
Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено возмещение расходов работника на проезд в метро к месту учебы в большем размере, а также возмещение таких расходов при получении работником второго образования, которые могут быть признаны в составе расходов по налогу на прибыль на основании положений ст. ст. 252, 255, 264 НК РФ при условии, что такие выплаты предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором.
В то же время применение такого подхода не исключает возможного спора с налоговыми органами о правомерности и экономической обоснованности признания таких расходов в составе налоговой базы.
Иные затраты в виде компенсации за проезд в метро, не предусмотренные законодательством, могут быть признаны в составе расходов по налогу на прибыль организаций, если они одновременно соответствуют следующим условиям:
- экономически обоснованны и документально подтверждены, в том числе должна прослеживаться связь между оплатой проезда и выполнением трудовой обязанности работника (ст. 252 НК РФ);
- предусмотрены трудовым (коллективным) договором (ст. 255 НК РФ).
При этом правомерность данных компенсаций может быть подвергнута сомнению налоговым органом при проверке, в связи с чем, признавая такие выплаты в составе расходов, надо быть готовым доказывать свою правоту в суде.
Подготовлено на основе материала
И.О. Горчилина,
советника государственной
гражданской службы РФ
2 класса
17.09.2018
