Вопрос: Работник организации (подотчетное лицо) оплатил через терминал наличными деньгами корпоративную мобильную связь, но терминал документ об оплате не выдал. В результате этого работник, потративший личные денежные средства, не отчитался о потраченной сумме. Может ли организация компенсировать данные суммы и учесть их при расчете налога на прибыль? Нужно ли начислить и уплатить НДФЛ с компенсации, которую подотчетное лицо не подтвердило документально?
Ответ: Организация может учесть при исчислении налога на прибыль компенсированные работнику суммы за оплату мобильной связи, если помимо документа об оплате расходы будут подтверждены иными документами. Облагаемого НДФЛ дохода у работника при наличии иных подтверждающих документов, по нашему мнению, не возникает.
Обоснование: Налог на прибыль
Согласно ст. 164 Трудового кодекса РФ компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей.
Кроме того, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. Расходами признаются обоснованные и документально подтверждаемые затраты, осуществленные налогоплательщиком.
В ст. 252 Налогового кодекса РФ предусмотрено, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Контролирующие органы и некоторые суды считают, что обоснованием расходов на мобильную связь могут являться: договор с контрагентом, предоставляющим такие услуги; платежные документы, внутренние документы организации, из которых виден лимит затрат на звонки, и подтверждение того, что работник может пользоваться мобильной связью; детализированный счет оператора связи по конкретному номеру (Письма Минфина России от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378, от 19.01.2009 N 03-03-07/2, УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@; Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 10.06.2008 N А29-2210/2007, Определение ВАС РФ от 03.09.2008 N 11211/08). Но зачастую судебная практика стала исключать из указанного перечня детализацию счета (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 29.10.2007 N А05-3408/2007, ФАС Поволжского округа от 22.11.2006 N А65-36698/05).
Таким образом, в случае если налогоплательщик будет иметь все перечисленные документы, в том числе детализацию счета (во избежание споров с налоговыми органами), при отсутствии документа оплаты из терминала, указанные расходы, по нашему мнению, можно учесть в прочих расходах (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ) и использовать в целях исчисления налога на прибыль. Но следует отметить, что организации рекомендуется установить лимит расходов на услуги связи (Письмо Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178), а разговоры работника должны носить только служебный характер.
НДФЛ
Руководствуясь нормами ст. 41, п. 1 ст. 211 НК РФ, компенсацию мобильной связи работнику, который пользуется ею только в служебных целях, нельзя рассматривать в качестве личного дохода работника, в том числе выраженного в натуральной форме. На основании совокупности косвенных документов, подтверждающих расходование денежных средств работником в целях исполнения трудовых обязанностей, можно сделать вывод о том, что работник действовал от имени и по поручению работодателя, представляя интересы организации. Таким образом, если в самой организации будет предусмотрено использование мобильной связи тем или иным работником для служебных целей, в этом случае не нужно удерживать НДФЛ (Письма Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65, от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178).
Е.А.Артамонова
Группа компаний
"Аналитический Центр"
02.02.2016
