Вопрос: При формировании отчетности по форме 2-НДФЛ за 2015 г. был обнаружен работник - гражданин Республики Беларусь, уволенный в 2015 г., у которого нет ИНН. Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ ИНН не является обязательным документом при приеме на работу. Может ли налоговый агент сдать форму 2-НДФЛ без заполнения реквизита "ИНН в Российской Федерации"?
Ответ: Из Порядка заполнения формы сведений о доходах физического лица "Справка о доходах физического лица" (форма 2-НДФЛ), утвержденного Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ (далее - Порядок), и официальных разъяснений ФНС России следует, что ИФНС России обязана принять сведения, если данные об ИНН не заполнены. Контроль на наличие и корректность реквизита "ИНН в Российской Федерации" должен быть реализован налоговым органом в качестве предупреждения, а не ошибки. Вместе с тем безопаснее заполнять ИНН работников (при его наличии) при представлении справок по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по итогам года. Это поможет избежать разногласий с проверяющими и применения штрафных санкций.
Обоснование: В настоящее время законодательством не установлена обязанность граждан узнавать свой ИНН и сообщать его работодателю. Статья 65 Трудового кодекса РФ не упоминает свидетельство о постановке на учет в инспекции в числе документов, обязательных при трудоустройстве.
Ежегодно работодатели должны отчитаться в налоговую инспекцию об НДФЛ, удержанном и перечисленном в бюджет по каждому человеку, получившему доход от организации, по форме 2-НДФЛ. Представить справки 2-НДФЛ за 2015 г. с признаком "1" нужно по всем физическим лицам, которым был выплачен доход, не позднее 1 апреля 2016 г. (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ). Сообщить о невозможности удержать НДФЛ по форме 2-НДФЛ с признаком "2" надо не позднее 1 марта 2016 г. (п. 5 ст. 226 НК РФ, пп. "в" п. 2 ст. 2, ч. 3 ст. 4 Федерального закона от 02.05.2015 N 113-ФЗ "О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в целях повышения ответственности налоговых агентов за несоблюдение требований законодательства о налогах и сборах"). За отчетность, не представленную в срок, возможен штраф 200 руб. за каждую непредставленную справку (ст. 126 НК РФ).
Начиная с отчетности 2015 г. представлять справки 2-НДФЛ надо по форме, утвержденной Приказом ФНС России N ММВ-7-11/485@. При этом сдавать справки 2-НДФЛ в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи должны организации с численностью работников более 25 человек (абз. 7 п. 2 ст. 230 НК РФ, Письмо ФНС России от 05.11.2015 N БС-4-11/19263).
Согласно Порядку реквизит "ИНН в Российской Федерации" не заполняется при его отсутствии у налогоплательщика. Более того, Приказом ФНС России N ММВ-7-11/485@ утвержден электронный формат представления справки по форме 2-НДФЛ. В нем реквизит "ИНН в Российской Федерации" содержит признак "Н" - то есть не является обязательным. При отправке справок операторы ЭДО руководствуются Порядком представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, утвержденным Приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@, где говорится, что сведения в электронном виде представляются по установленным форматам. Поскольку электронный формат справки 2-НДФЛ допускает незаполнение поля ИНН, основания у оператора сформировать ошибку отсутствуют. Следовательно, контроль на наличие и корректность реквизита "ИНН в Российской Федерации" должен быть реализован в качестве предупреждения, а не ошибки.
Так, в Письме ФНС России от 24.05.2016 N БС-3-11/2338@ указано, что Федеральная налоговая служба установила дополнительные правила форматно-логического контроля за содержанием реквизитов в отношении физического лица - получателя доходов, в том числе проверку на наличие обязательности заполнения поля "ИНН в Российской Федерации" при реквизите "Гражданство (код страны)", равном "643".
Результатом данного контроля является формирование протокола приема сведений о доходах физических лиц с типом сообщения налоговому агенту вида "Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России". При этом сведения о доходах физических лиц (при отсутствии иных нарушений форматно-логического контроля) считаются прошедшими форматно-логический контроль и подлежат приему.
Таким образом, ИФНС России обязана принять сведения, если данные об ИНН не заполнены. Контроль на наличие и корректность реквизита "ИНН в Российской Федерации" должен быть реализован налоговым органом в качестве предупреждения, а не ошибки. Вместе с тем безопаснее заполнять ИНН работников при представлении справок по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по итогам года. Это поможет избежать разногласий с проверяющими и применения штрафных санкций.
Т.Б.Нечаева
ООО "ИК Ю-Софт"
Региональный информационный центр
02.06.2016
