Вопрос: Работник возвратил в кассу организации неизрасходованные подотчетные суммы. Вправе ли организация за счет этих средств произвести работнику компенсацию наличными за товары для организации, оплаченные ранее банковской картой работника?
Ответ: Организация вправе за счет возвращенных в кассу подотчетных денежных сумм произвести компенсацию расходов, понесенных работником в связи с приобретением товаров для нужд организации, оплаченных ранее с его личной банковской карты. В указанном случае возврат будет производиться не за счет выручки, следовательно, нарушений не будет.
Обоснование: Как следует из вопроса, в рассматриваемом случае работник оплатил товар ранее со своей личной банковской карты. Следовательно, денежные средства, за счет которых произведена оплата товара, ранее не предоставлялись в подотчет. Таким образом, денежные средства, которые не были предоставлены работнику на оплату товара для нужд организации, в том числе на его личную банковскую карту, не являются подотчетными, то есть оформлять их возврат через авансовый отчет нет необходимости. В связи с этим возникают обоснованные сомнения, каким образом организация, не нарушая кассовой дисциплины, может компенсировать указанные суммы работнику, имея в виду, что одновременно работник возвращает в кассу неизрасходованные ранее подотчетные суммы.
Согласно п. 2 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов" (далее - документ) индивидуальные предприниматели и юридические лица не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте Российской Федерации за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, за исключением определенных целей. Так, указанной нормой в том числе разрешено выдавать выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера; оплачивать товар (кроме ценных бумаг), работы, услуги; выдавать наличные денежные средства работникам под отчет; возвращать за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги. Таким образом, в связи с установленным порядком производить иные выплаты, кроме установленных указанным документом случаев за счет наличной выручки, организация не вправе. Вместе с тем, как уже было отмечено выше, в данном случае речь не идет о выдаче наличных денежных средств работнику под отчет. Остальные основания, согласно рассматриваемому документу, также не подходят. Компенсация расходов работнику за счет наличных денежных средств, находящихся в кассе, не предусмотрена.
Для того чтобы определить, правомерно ли в указанной ситуации компенсировать работнику покупку товара, следует еще раз обратиться к формулировкам документа. Из буквального прочтения следует, что организация не вправе расходовать денежные средства на иные цели, кроме специально оговоренных. Соответственно, исходя из логики рассматриваемого документа если в кассе имеются иные денежные средства, кроме тех, что поступили за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий, то их расходование по иным основаниям возможно.
Таким образом, иные денежные средства, поступившие в кассу, могут расходоваться организацией без каких-либо целевых ограничений. Полагаем, что к указанным средствам можно отнести и поступивший возврат в кассу ранее неизрасходованной подотчетной денежной суммы работника, поскольку она не является выручкой за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные ими услуги либо полученной в качестве страховых премий. Кроме того, такими денежными средствами могут быть возврат займов, предварительно снятые с расчетного счета и внесенные в ее кассу денежные средства и др.
Для того чтобы организация могла подтвердить, что возврат производится не за счет выручки, а за счет возвращенных подотчетных сумм, необходимо на момент такой выдачи в кассе иметь достаточные денежные средства, не являющиеся ее выручкой и полученными ею страховыми премиями. Например, если в кассе имеется за счет выручки 50 руб., произведен возврат неизрасходованной подотчетной денежной суммы в размере 100 руб., то компенсировать работнику понесенные им ранее расходы для нужд организации можно в размере, не превышающем 100 руб. Дополнительно отмечаем, что по рассмотренному вопросу официальные разъяснения либо судебная практика отсутствуют.
Е.С. Григоренко
Советник государственной
гражданской службы РФ
2 класса
26.04.2017
