Обязан ли работодатель хранить заявления работников о выборе формы ведения трудовой книжки и в течение какого периода?
Заявления работников о выборе способа ведения трудовой книжки работодатель обязан хранить 50 лет при включении данного заявления в состав личного дела работника.
Работодатели обязаны формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и предоставлять ее для хранения в информационных ресурсах ПФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).
По 31.12.2020 включительно каждый работник должен был подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности. Лица, не имевшие возможности по 31.12.2020 подать работодателю одно из заявлений, вправе это сделать в любое время. Если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку на бумажном носителе (ч. 2, 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ (далее - Закон N 439-ФЗ)).
При этом работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (ч. 5 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
Информацию о поданном работником заявлении включают в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР, по форме СЗВ-ТД с указанием, какой именно выбор сделал работник и когда он подал заявление (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", п. п. 1.4, 2.3 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).
Сроки хранения документов, связанных с приемом, переводом на другую работу (перемещением), увольнением работников, кадровым учетом, установлены в Перечне, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень N 236), в подразделе 8.1 разд. 8 "Кадровое обеспечение".
Заявления о представлении сведений о трудовой деятельности либо о продолжении ведения трудовой книжки в Перечне N 236 не поименованы.
При этом документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (ст. 445 Перечня N 236).
Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет. Данные сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством (ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; п. п. 4.1, 4.8 - 4.9 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих, определяются законодательством РФ, иных работников - локальными нормативными актами организации.
Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о выборе способа ведения трудовой книжки являться частью личного дела работника или нет.
Трудовое законодательство РФ не устанавливает, где нужно хранить заявления работников о переходе на электронные трудовые книжки. Порядок хранения и место хранения могут быть определены локальным нормативным актом работодателя (ст. 8 ТК РФ).
Таким образом, при включении на основании локального нормативного акта работодателя в состав личного дела заявления о представлении работнику сведений о трудовой деятельности либо о продолжении ведения работодателем трудовой книжки срок его хранения, согласно Перечню N 236, составит 50 лет.
Подготовлено на основе материала
Д.Н. Коньковой,
государственного советника
Российской Федерации
2 класса
