Обязан ли работодатель хранить у себя оригинал формы СТД-Р, предъявленный работником при приеме на работу, и в течение какого срока?
По нашему мнению, работодатель может оставить оригинал формы СТД-Р у себя. Хранить форму СТД-Р следует в течение 50 лет. При этом при увольнении работника по его просьбе оригинал данной формы возможно ему вернуть.
Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и предоставляет ее для хранения в информационных ресурсах ПФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).
Работодатель обязан представить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя)), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ):
• в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
• при увольнении в день прекращения трудового договора.
Форма "Сведения о трудовой деятельности, представляемые работнику работодателем (СТД-Р)" и Порядок ее заполнения утверждены Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н (далее - Порядок N 23н).
Форма СТД-Р формируется на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений между работодателем (страхователем) и работником (зарегистрированным лицом), и содержит сведения о трудовой деятельности работника (зарегистрированного лица), его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении. Указанная форма может быть сформирована и представлена как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа (п. п. 1.1, 1.2 Порядка N 23н).
Устраиваясь на работу к новому работодателю, работник вместе с другими документами обязан предъявить ему трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Исключение составляют случаи, когда работник устраивается на работу впервые (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).
Действующим законодательством не урегулирован вопрос о необходимости хранения работодателем оригинала формы СТД-Р, предъявленного работником при приеме на работу. Законодательство не обязывает работодателя хранить эти сведения, равно как и не запрещает. По нашему мнению, работодателям необходимо самостоятельно определить - вернуть работнику оригинал формы СТД-Р или оставить его у себя. Таким образом, обязанность хранить у себя оригинал формы СТД-Р для работодателей законом не предусмотрена. Однако в целях подтверждения того, что работник на предыдущем месте работы отказался от ведения бумажной трудовой книжки, а также в целях избежания вопросов со стороны контролирующих органов предлагаем работодателю хранить оригинал формы СТД-Р у себя, как и другие кадровые документы (например, в личном деле работника).
Для сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, к которым относится форма СТД-Р, предусматривается срок хранения 50 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 450 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236; п. п. 4.1, 4.3, 4.8 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
При этом, по нашему мнению, если хранение формы СТД-Р осуществлялось у работодателя, то при увольнении работника по его просьбе оригинал данной формы возможно ему вернуть, оставив у себя копию.
Поскольку порядок учета и хранения формы СТД-Р не прописан законодательно, это следует сделать в локальном нормативном акте работодателя (ст. 8 ТК РФ). В том числе следует указать, где хранятся формы СТД-Р, срок хранения, где регистрируются, утвердить форму журнала (книги) регистрации СТД-Р, назначить ответственного работника.
Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
