Как документально подтвердить расходы на содержание офиса в целях налога на прибыль?
Для документального подтверждения затрат на содержание офиса используются первичные учетные документы (акты выполненных работ, акты приема-передачи, товарные накладные, ведомости начисления амортизации и др.). Учет расходов на содержание офиса в целях налога на прибыль остается на усмотрение налогоплательщика, но может привести к спору с налоговым органом.
Обязательными условиями для включения затрат в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли, являются их экономическая обоснованность, наличие подтверждающих документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ, а также связь с деятельностью, направленной на получение доходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).
При этом фактически перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, отвечающих требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ (Письмо Минфина России от 09.09.2019 N 03-03-07/69148, Постановление ФАС Московского округа от 15.11.2012 по делу N А40-34482/09-151-160).
Расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, и могут быть включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, с учетом положений ст. 252 НК РФ.
Расходы на покупку бытовой техники, необходимой для обеспечения нормальных условий труда, можно учесть в прочих расходах по налогу на прибыль, при условии что расходы на ее приобретение экономически обоснованны и документально подтверждены. Например, расходы на приобретение увлажнителей могут учитываться в целях налогообложения прибыли организаций, в случае если указанные предметы служат для обеспечения нормальных условий труда (ст. ст. 163, 223 ТК РФ, п. 1 ст. 252, пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.10.2015 N 03-03-06/56359). Однако расходы на оформление офиса излишними деталями интерьера не являются расходами, связанными с осуществлением деятельности организации. В соответствии с Письмом Минфина России от 25.05.2007 N 03-03-06/1/311 такие расходы не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли как не соответствующие основным критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.
Из анализа арбитражной практики следует, что налогоплательщику для признания затрат на содержание офиса в качестве расходов в целях учета налога на прибыль необходимо документально подтвердить, что их осуществление связано, в частности, с поддержанием положительного имиджа организации в глазах потенциальных клиентов или с созданием комфортных условий труда работникам.
Так, согласно Постановлениям ФАС Московского округа от 23.05.2011 N КА-А40/4090-11, от 25.11.2009 N КА-А40/12251-09, ФАС Поволжского округа от 28.08.2008 N А55-18124/07 арбитры позволяют признавать в налоговом учете расходы на обустройство офиса и приобретение предметов интерьера как расходы, направленные на обеспечение нормальных условий труда работникам.
В Постановлении Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.07.2016 N 17АП-8175/2016-АК указано, что расходы на содержание портьер дают возможность создать положительный имидж предприятия, позиционирующего себя как надежного и устойчивого партнера, и такие затраты необходимы для поддержания и расширения деятельности общества, соблюдения требований санитарно-бытового обслуживания работников; расходы на оформление офиса позволяют создать необходимую деловую атмосферу в рабочем коллективе и повысить уровень привлекательности мест проведения переговоров и встреч (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.12.2015 N 09АП-42351/2015); обустройство офиса, в частности приобретение комнатных растений, направлено на создание благоприятного имиджа организации (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.12.2013 N 13АП-22729/13).
Также необходимо учесть, что Приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 N 181н утвержден Типовой перечень ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков. При этом в Письме Минфина России от 24.03.2014 N 03-03-06/2/12697 отмечается, что конкретный перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков определяется работодателем исходя из специфики его деятельности.
Таким образом, признание в целях налогообложения расходов на содержание офиса остается на усмотрение налогоплательщика, но может привести к претензиям со стороны налоговых органов. Вместе с тем судебная практика складывается в пользу налогоплательщиков.
Для документального подтверждения расходов, в том числе на содержание офиса, используются первичные учетные документы (акты выполненных работ, акты приема передачи, товарные накладные, ведомости начисления амортизации и др.) (ст. 313 НК РФ).
При этом документы можно оформить в электронном виде с электронной подписью. Подтверждение расходов электронными документами, заверенными квалифицированной электронной подписью, как правило, нареканий со стороны контролирующих органов не вызывает, поскольку такая электронная подпись практически во всех случаях равнозначна собственноручной подписи. Исключением являются случаи, при которых федеральными законами и нормативными правовыми актами установлено, что документы можно составить только на бумаге. При этом электронный документ, подписанный простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных - нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", ч. 1, 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Письма Минфина России от 13.02.2020 N 03-03-07/9888, от 05.08.2021 N 03-03-06/1/62767).
Налогоплательщики обязаны в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Подготовлено на основе материала
М.Д. Люлинского,
советника государственной
гражданской службы РФ
2 класса
