Вопрос: Каким кодом в табеле учета рабочего времени отразить время прохождения работниками вакцинации от коронавирусной инфекции и день отдыха после нее?
Ответ: Время прохождения работниками вакцинации от коронавирусной инфекции и день отдыха после нее отражаются в табеле учета рабочего времени в зависимости от порядка предоставления данного времени.
Обоснование: Работодатели обязаны вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ). Поэтому предоставление работникам времени для прохождения вакцинации от коронавирусной инфекции, а также дня отдыха после нее должно быть зафиксировано в табеле учета рабочего времени.
Табель учета рабочего времени может заполняться в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1), однако стоит учитывать, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно с соблюдением требований к оформлению первичных документов в соответствии с положениями законодательства о бухгалтерском учете (Письма Роструда от 09.01.2013 N 2-ТЗ, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). Поэтому работодатель может использовать либо утвержденную форму табеля, либо самостоятельно разработанную. Также работодатель вправе разработать и утвердить приказом свой уникальный код для обозначения в табеле времени прохождения работниками вакцинации от коронавирусной инфекции и дня отдыха после нее, закрепив к этому обозначению определенный порядок оплаты.
По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Если день для вакцинации и день отдыха после нее будут предоставляться в рамках отпуска без сохранения заработной платы, то в табеле учета рабочего времени такие дни можно отразить с использованием буквенного кода "ДО" или цифрового кода "16" (условные обозначения к форме N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда", утвержденной Постановлением N 1).
Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено ТК РФ и иными федеральными законами (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).
Если работникам на период вакцинации и отдыха после нее будет предоставляться дополнительный оплачиваемый отпуск, то такой вид отпуска в табеле учета рабочего времени можно отметить буквенным кодом "ОД" или цифровым кодом "10" (условные обозначения к форме N Т-12).
Работодатель также вправе провести вакцинацию работников в рабочее время по месту работы в соответствии с ПВТР. Типовая форма табеля учета рабочего времени не содержит буквенного или цифрового кода для обозначения времени прохождения вакцинации в рабочее время по месту работы, поэтому работодатель вправе ввести собственное условное обозначение, которое необходимо закрепить в учетной политике, например, можно использовать буквенный код "ВАК" - вакцинация или цифровой "40".
Если вакцинация осуществляется в рабочее время, то в табеле учета рабочего времени можно использовать двойной код: после первого кода явки через дробь указать код, обозначающий вакцинацию, а ниже отразить через дробь время, которое относится к соответствующему коду.
Затраты рабочего времени могут учитываться в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений.
При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях, в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми (абз. 9 разд. 2 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1).
Если работодатель применяет самостоятельно разработанную форму табеля учета рабочего времени, то необходимо указать утвержденный в организации буквенный или цифровой код, который обозначает прохождение работником вакцинации и день отдыха после нее. Если такого обозначения нет, то можно ввести коды по аналогии с кодами для типовой формы табеля.
Следует отметить, что время отдыха - время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ).
ТК РФ не устанавливает обязанности для работодателей по предоставлению дополнительного дня отдыха в связи с прохождением вакцинации в том числе от коронавирусной инфекции. Предоставление дополнительных дней отдыха является правом работодателя.
Минтруд России, Роспотребнадзор рекомендуют работодателям предоставлять дополнительное время (выходной день) работникам для прохождения вакцинации (п. 1 Разъяснений Минтруда России, Роспотребнадзора "Разъяснения по организации вакцинации в организованных рабочих коллективах (трудовых коллективах) и порядку учета процента вакцинированных").
Таким образом, если указанные дни будут предоставлены как дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы, то табель можно заполнить с использованием буквенного кода "НВ" или цифрового кода "28".
Предоставление работникам на период вакцинации и дня после нее дополнительных оплачиваемых выходных в табеле учета рабочего времени может отражаться с использованием буквенного кода "ОВ" или цифрового кода "27" (форма N Т-12, утвержденная Постановлением N 1).
Предоставление работникам дополнительных выходных дней, кроме случаев, установленных трудовым законодательством и правилами внутреннего трудового распорядка, уменьшает норму рабочего времени и может повлечь за собой уменьшение заработной платы. Поэтому, если инициатива исходит от работодателя, он должен решить вопрос об оплате выходных дней (Письмо Роструда от 19.12.2007 N 5202-6-0). Такая рекомендация содержится также в разъяснениях, которые подготовил Минтруд России (Письмо Минтруда России и Роспотребнадзора от 23.07.2021 N 14-4/10/П-5532, Разъяснения Минтруда России, Роспотребнадзора, Информационная справка по вопросам проведения вакцинации от новой коронавирусной инфекции (Приложение к Письму Минтруда России от 07.06.2021 N 14-4/10/П-4243)).
Таким образом, работодатель вправе предоставлять работникам время для прохождения вакцинации, а также день отдыха после нее, закрепив это положение в локальных нормативных актах и установив условия оплаты таких дней. Код в табеле учета рабочего времени будет зависеть от способа предоставления и оплаты или неоплаты времени для прохождения вакцинации и дней отдыха после нее. Также полагаем, что работодатель может разработать и утвердить свой код для заполнения табеля для периода вакцинации и дня отдыха после нее, утвердив его приказом и закрепив определенный порядок оплаты.
В.И. Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
07.10.2021
