Как внести исправления в книгу по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, в том числе если ошибка обнаружена после увольнения работника?
Порядок внесения исправлений в книгу по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них нормативно не установлен. В случае обнаружения ошибок (в том числе после увольнения работника), по нашему мнению, ответственный работник может:
• зачеркнуть ошибку одной чертой;
• над зачеркнутым текстом указать верный текст;
• рядом с исправленной записью указать запись "Исправлено", поставить Ф.И.О. и подпись, а также дату исправления.
До 01.09.2021 работодателями использовалась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них по форме, установленной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Постановление N 69).
Форма книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них действующим законодательством не установлена.
Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек (п. 40 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н)).
Вместе с тем полагаем, что работодатели вправе продолжать вести книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них по форме, утвержденной Постановлением N 69.
В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
Указанная книга (журнал) должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
Как правило, книга (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них заполняется при приеме работника на работу и при его увольнении.
При приеме в ней, в частности, могут указываться: дата приема, персональные данные работника, реквизиты трудовой книжки и приказа о приеме, а также другие условия. При увольнении работника в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, в частности, могут указываться: дата выдачи трудовой книжки, расписка работника в ее получении.
Если за время работы работника возникает необходимость в оформлении вкладыша в трудовую книжку - соответствующая информация также вносится в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них. Имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250).
Порядок внесения исправлений в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них нормативно не установлен. Однако, по нашему мнению, для исправления ошибочных записей следует руководствоваться правилами внесения исправлений в первичные учетные документы.
С одной стороны книга (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них не является первичным учетным документом по смыслу ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).
Вместе с тем в отсутствие законодательного регулирования внесения исправлений в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них представляется возможным использовать порядок внесения исправления в первичные документы по аналогии законодательства.
Так, исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Исправление в документе бухгалтерского учета производится таким образом, чтобы были ясны ошибочные и исправленные данные. Оно должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ, внесших это исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 19 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", утв. Приказом Минфина России от 16.04.2021 N 62н (данный ФСБУ обязателен к применению с 01.01.2022, но организация может принять решение о его применении до указанного срока (п. 2 Приказа Минфина России N 62н))).
Исправление в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания ошибочного текста и указания исправленного текста над зачеркнутым.
Зачеркивание производится чертой таким образом, чтобы можно было прочитать ошибочный текст или сумму.
Исправление должно сопровождаться надписью "Исправлено" и содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ, в котором произведено исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Исправления в виде подчисток (в частности, замазывания, стирания) в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, не допускаются (п. 21 ФСБУ 27/2021).
Требования в части исправления документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, предусмотрены п. 21 ФСБУ 27/2021. Дополнительные разъяснения представлены в Информационном сообщении Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33.
Таким образом, при исправлении ошибок в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них ответственный работник может руководствоваться следующим алгоритмом:
• зачеркнуть ошибку одной чертой;
• над зачеркнутым текстом указать верный текст;
• рядом с исправленной записью указать запись "Исправлено", поставить Ф.И.О. и подпись, а также дату исправления.
Подготовлено на основе материала
Е.А. Чершинцевой
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
