Как документально оформляется замена работником паспорта в связи с достижением определенного возраста?
Работник организации заменил паспорт в связи с достижением 45 лет и представил новый паспорт в отдел кадров. Какие документы должны оформить в отделе кадров? Где отразить изменения? Нужно ли заключать дополнительное соглашение к трудовому договору или достаточно зачеркнуть в договоре прежние паспортные данные и внести новые?
При замене паспорта вносятся изменения в трудовой договор (старые данные зачеркиваются и указываются новые данные), а также в личную карточку работника (в случае ее ведения работодателем).
Персональные данные работника содержатся, в частности, в трудовой книжке, сведениях о трудовой деятельности, трудовом договоре.
Порядок внесения изменений в трудовой договор в связи с заменой паспорта законодательно не установлен. Полагаем, что при замене паспорта работником организации в связи с достижением определенного возраста (20 и 45 лет) руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо организации на основании заявления работника с приложением копии нового паспорта может издать соответствующий приказ (распоряжение) о внесении необходимых изменений в трудовой договор работника.
После издания работодателем указанного приказа работник кадровой службы организации вносит соответствующие изменения в трудовой договор работника, а также указывает основания, в связи с которыми вносятся изменения.
В трудовом договоре указываются сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица. Так как данная информация не является обязательным условием трудового договора, то, по нашему мнению, заключение дополнительного соглашения к трудовому договору в данном случае не является обязательным. Работник кадровой службы может внести изменения в трудовой договор путем зачеркивания старых данных паспорта работника и вписать в договор данные нового паспорта, заверить запись своей подписью и ознакомить работника с внесенными изменениями под подпись (ч. 1, 3 ст. 57 ТК РФ).
Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н), не предусмотрено внесение данных о серии и номере паспорта работника в трудовую книжку, поэтому вносить изменения в трудовую книжку (в случае ее ведения) в связи с заменой паспорта в 45 лет не надо.
Обязательное отражение в сведениях о трудовой деятельности работника данных его паспорта также не предусмотрено (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").
Следует отметить, что Порядком N 320н не предусмотрено ведение на работников личных карточек, однако запрета на их ведение для работодателя не установлено. Кроме того, ведение личных карточек предусматривается, в частности, в отношении военнообязанных работников (п. п. 23, 24 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).
При изменении сведений о работнике в его личную карточку (в случае ее ведения работодателем) вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы (Указания, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). При изменении данных, как правило, старые данные зачеркиваются и вместо них вносятся новые в соответствии с представленным в кадровую службу документом (паспортом).
Таким образом, при замене паспорта работодатель должен внести изменения в трудовой договор работника. Изменения вносятся путем зачеркивания старых паспортных данных и записью новых паспортных данных. С внесенными изменениями работник ознакомляется под подпись. Также изменения вносятся в личную карточку (в случае ее ведения работодателем).
Подготовлено на основе материала
Ю.А. Доценко,
государственного советника юстиции
Российской Федерации
2 класса
Государственная инспекция труда
в Пермском крае
