Вопрос: Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете расходы на приобретение трудовых книжек?

style="max-height: 50vh;">

Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете расходы на приобретение трудовых книжек?


В бухгалтерском учете трудовая книжка и вкладыш в нее учитываются на забалансовом счете 006.
Расходы на приобретение трудовых книжек и вкладышей в них признаются прочими расходами. В налоговом учете расходы на приобретение трудовых книжек и вкладышей признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией, за исключением случаев, когда работодатель выдает трудовые книжки безвозмездно.
Выдача работнику трудовой книжки (как на возмездной, так и на безвозмездной основе) признается реализацией. На дату оформления трудовой книжки работнику у организации возникает момент определения налоговой базы по НДС. НДС по приобретенным трудовым книжкам и вкладышам в них принимается к вычету в общеустановленном порядке при наличии счета-фактуры и принятии трудовой книжки к учету.
В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При увольнении заполненные книжки выдаются на руки работнику.
Согласно абз. 1 п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н), бланки трудовых книжек и вкладышей в них относятся к бланкам строгой отчетности, что означает, что они отражаются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, Письмо Минфина России от 29.01.2008 N 07-05-06/18).

Бухгалтерский учет
Порядок бухгалтерского учета расходов на приобретение бланков трудовых книжек нормативно не установлен. В Письме Минфина России N 07-05-06/18 отмечено, что затраты на приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, - на прочие доходы.
Прочие расходы признаются на дату приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. п. 11, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н), а доходы - на дату появления у работников обязательства по оплате использованных бланков (п. п. 7, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н).
Соответственно, при приобретении бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в бухгалтерском учете проводится запись по дебету субсчета 91-2 "Прочие расходы" в корреспонденции с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
НДС, предъявленный продавцом, отражается по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" и кредиту счета 60. Принятие данного НДС к вычету отражается проводкой по кредиту счета 19 и дебету счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".
Оплата бланковых трудовых книжек и вкладышей в нее отражается по кредиту счета 50 "Касса" (51 "Расчетные счета") и дебету счета 60 (Инструкция по применению Плана счетов).

Налоговый учет
Затраты на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и учитываются для целей налогообложения прибыли в качестве расходов. Данные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Такие расходы могут признаваться на дату приобретения (получения) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (абз. 2 п. 41 Порядка N 320н).
Соответственно, выдача бланков трудовых книжек и вкладышей к ним не предполагает безвозмездности, за исключением специальных случаев. Так, в случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 45 Порядка N 320н).
Пунктом 16 ст. 270 НК РФ предусмотрено, что не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей, если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ.
Следовательно, в случае если работодатель решит выдать трудовые книжки безвозмездно, то данные расходы, включая сумму уплаченного НДС, он не сможет учесть при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 08.07.2019 N 03-03-06/3/50014). Однако обязанность работодателя по безвозмездной выдаче/замене трудовой книжки можно закрепить в трудовом договоре, тогда появится основание признать данные расходы в соответствии с п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ (другие расходы, предусмотренные трудовым договором), но такой подход может привести к спору с налоговым органом при проверке.
Выдача работнику трудовой книжки (как на возмездной, так и на безвозмездной основе) признается реализацией (п. 1 ст. 39 НК РФ) и облагается НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Аналогичный вывод изложен в Письме Минфина России от 16.07.2019 N 03-07-09/52577. Ведомство также разъяснило, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладышей к ней организации-работодателю возможно выписать в одном экземпляре счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж, применяемой при расчетах по НДС.
Таким образом, на дату оформления трудовой книжки работнику у организации возникает момент определения налоговой базы по НДС (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).
Поскольку при выдаче трудовой книжки происходит ее реализация, то есть операция, облагаемая НДС, вычет НДС при приобретении бланка производится в общеустановленном порядке. Вычет производится на основании счета-фактуры, оформленного в соответствии с законодательством РФ, после принятия трудовых книжек и вкладышей на учет и при наличии соответствующих первичных документов (ст. ст. 169, 171, 172 НК РФ).

Подготовлено на основе материала
И.О. Горчилина
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению



См. также: Как отразить в бухгалтерском учете операции по получению и расходованию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним?