Как оформить путевой лист при длительной командировке водителя на срок более месяца?
Если срок командировки водителя составляет более месяца (то есть длительность одного рейса составляет более месяца), будет правильным оформить один путевой лист на рейс.
При получении водителем путевого листа должна быть отметка о прохождении медосмотра, заверенная подписью ответственного лица с указанием фамилии и инициалов.
Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Обязательные реквизиты путевого листа
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим обязательные реквизиты, составляемым при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).
Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В качестве первичных учетных документов могут применяться унифицированные формы первичных документов или документы по самостоятельно разработанным формам, содержащим обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
При разработке бланка путевого листа можно взять за основу типовую межотраслевую форму 4-П, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.
При этом следует учитывать Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368 (далее - Обязательные реквизиты и порядок).
Путевой лист должен содержать следующие реквизиты (п. 1 Обязательных реквизитов и порядка):
наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе;
сведения о перевозке.
На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом (п. 7 Обязательных реквизитов и порядка).
Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на день, - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (п. 2 Обязательных реквизитов и порядка).
Путевые листы нужно оформлять строго для одного рейса или одной смены, если на нее приходится несколько рейсов (п. 9 Обязательных реквизитов и порядка).
То есть если автомобиль выполняет в течение дня один или несколько рейсов, то ему нужен один путевой лист на день. Если же длительность рейса превышает один день, то путевой лист оформляется на целый рейс. Например, если водитель направлен в длительную командировку на срок более месяца, то, по нашему мнению, ему достаточно одного путевого листа.
Медицинское освидетельствование водителей
Юридические лица, индивидуальные предприниматели, осуществляющие эксплуатацию транспортных средств, обязаны организовывать и проводить обязательные медицинские осмотры водителей (п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ)).
При этом под водителем понимается лицо, управляющее каким-либо транспортным средством (п. 1.2 Правил дорожного движения Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090).
Видами медицинских осмотров в числе прочих являются: предсменные, предрейсовые медицинские осмотры, проводимые перед началом рабочего дня (смены, рейса) в целях выявления признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения, и послесменные, послерейсовые медицинские осмотры, проводимые по окончании рабочего дня (смены, рейса) в целях выявления признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов рабочей среды и трудового процесса на состояние здоровья работников, острого профессионального заболевания или отравления, признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения (п. п. 4 и 5 ч. 2 ст. 46 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации", п. 1 ст. 23 Закона N 196-ФЗ).
В путевом листе обязательно указание даты, времени проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя (если обязательность проведения послерейсового медицинского осмотра водителя предусмотрена законодательством РФ) медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, с заверением его подписью с указанием фамилии и инициалов (п. п. 5, 15 Обязательных реквизитов и порядка).
Если один рейс длится несколько дней, как, например, при командировке, то проставляется одна отметка для медицинского осмотра.
Следовательно, в настоящее время при длительной командировке водителя на срок более месяца организация должна оформить один путевой лист на весь рейс. При получении водителем путевого листа должна быть отметка о прохождении медосмотра, заверенная подписью медицинского работника с указанием его фамилии и инициалов.
Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО "Управляющая компания "КВС"
