В каком порядке работнику возмещаются расходы на проживание во время командировки?
Порядок возмещения расходов на проживание (а также размер суточных и других дополнительных расходов в командировке) устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами. Для возмещения командировочных расходов работник по возвращении из командировки обязан представить авансовый отчет.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Размер и порядок возмещения расходов на проживание в командировке
Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение) (ч. 2 ст. 166 ТК РФ).
Работникам возмещаются расходы, в частности, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом требований, предусмотренных п. 18 Положения (п. 11 Положения).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).
Документы, подтверждающие расходы работника в командировке
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки (п. 7 Положения).
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения).
Ранее согласно п. п. 6 и 26 Положения при служебных командировках оформлялись также служебное задание (п. 6) и командировочное удостоверение (п. 19).
Таким образом, порядок возмещения, а также размер суточных и других дополнительных расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами.
Возмещение расходов, не подтвержденных документами
В случае если у работника отсутствуют подтверждающие документы, вопрос возмещения расходов решается в соответствии с действующими в организации правилами. Если такими правилами предусмотрено возмещение документально не подтвержденных расходов, то при возмещение необходимо оформлять приказ руководителя организации с указанием основания и соответствующей суммы.
Подготовлено на основе материала
Г.Г. Садуевой
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
