Справочник по доказыванию в арбитражном процессе
Вопрос: Как оформить использование служебного автомобиля в личных целях работника?

style="max-height: 50vh;">

Как оформить использование служебного автомобиля в личных целях работника?


Использование служебного автомобиля в личных целях работником можно оформить договором безвозмездного пользования либо договором аренды транспортного средства без экипажа. Передачу автомобиля на время личного использования следует осуществлять актом приема-передачи транспортного средства с фиксацией показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля.
Действующим законодательством РФ вопрос предоставления работникам организации права на использование находящихся на балансе организации транспортных средств в личных целях никак не регламентирован. Каких-либо рекомендаций в данном случае законодательством также не предусмотрено.
Полагаем, что если использование служебного автомобиля в личных целях осуществляется без материальной выгоды для организации, то данные правоотношения следует квалифицировать как безвозмездные.
Правоотношения, при которых одна сторона предоставляет имущество или услугу без материальной выгоды для себя, называются безвозмездными. Данные правоотношения регулируются гражданско-правовым договором безвозмездного характера.
В соответствии со ст. 423 ГК РФ безвозмездным признается договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления. Объектом договора могут выступать различное имущество, вещь, услуга и т.п. (ст. 128 ГК РФ).
Сторонами договора будут являться участники безвозмездной сделки.
Гражданское законодательство не содержит запрета на заключение договоров безвозмездного пользования служебным автомобилем между физическими лицами и организациями. В силу п. 1 ст. 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Статья 161 ГК РФ допускает заключение договора между организацией и физическим лицом в письменной форме.
К правоотношениям между работником и организацией по безвозмездному пользованию служебным автомобилем в личных целях применимы нормы о договоре безвозмездного пользования, который не предусматривает перехода права собственности.
Согласно ст. 689 ГК РФ по договору безвозмездного пользования одна сторона обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне, а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором. При этом в соответствии со ст. 690 ГК РФ коммерческая организация не вправе передавать имущество в безвозмездное пользование лицу, являющемуся ее учредителем, участником, руководителем, членом ее органов управления или контроля.
Ссудополучатель (в данной ситуации - работник) обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования (ст. 695 ГК РФ).
При наличии подобного договора служебный автомобиль передается во временное пользование, при этом плата за данную услугу не требуется. Личные поездки работника в путевом листе не отражаются.
При этом каждый раз, когда служебный автомобиль будет передаваться работнику, следует оформлять акт приема-передачи транспортного средства с целью фиксации показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля, закрепив соответствующую обязанность за должностным лицом (к примеру, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию автомобиля). Основанием для составления акта будет являться договор безвозмездного пользования.
Соответственно, рекомендуем разработать и утвердить методику раздельного учета использования служебного автомобиля в интересах организации и в личных целях работника. Закрепить и утвердить методику нужно приказом работодателя.
Если использование служебного автомобиля в личных целях предполагает материальную выгоду для организации, то данные правоотношения следует квалифицировать как возмездные. В таком случае вместо договора безвозмездного пользования следует заключить договор аренды транспортного средства без экипажа.
По договору аренды транспортного средства без экипажа согласно ст. 642 ГК РФ арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
Указанный договор должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока (ст. 643 ГК РФ), в котором прописываются все условия сделки, а также права и обязанности сторон. Арендатор (в данном случае - работник) в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ).
Ввиду того что регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров (ст. 9 ТК РФ), право работника на пользование служебным автомобилем в личных целях на основании договора безвозмездного пользования либо договора аренды транспортного средства без экипажа можно закрепить в трудовом договоре с ним.
Таким образом, использование служебного автомобиля в личных целях можно оформить договором безвозмездного пользования либо договором аренды транспортного средства без экипажа. Передачу автомобиля для личных целей следует оформлять актом приема-передачи транспортного средства с фиксацией показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля. Порядок раздельного учета использования служебного автомобиля в интересах организации и в личных целях следует закрепить в соответствующей методике, утвержденной приказом работодателя.

Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.


См. также: Как наиболее выгодно оформить правоотношения по использованию в служебных целях личного автомобиля директора или иного работника?