Вопрос: Как отразить в бухгалтерском учете операции по получению и расходованию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним?

style="max-height: 50vh;">

Как отразить в бухгалтерском учете операции по получению и расходованию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним?


Расходы организации на приобретение бланков трудовой книжки, вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, - на прочие доходы.
Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним в условной оценке учитываются на забалансовом счете 006.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности (п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, далее - Порядок N 320н).

Учет поступления бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Поступление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в организацию может быть осуществлено через подотчетное лицо или без его привлечения.
Выдача наличных денег из кассы под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, производится по расходному кассовому ордеру, который оформляется на основании распорядительного документа организации либо письменного заявления подотчетного лица. Распорядительный документ допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются (п. 6, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
Приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется следующими записями (Инструкция, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее - Инструкция по применению Плана счетов)):


Содержание операцииДебетКредитДокумент-основание

Выданы деньги подотчетному лицу на приобретение бланков7150Расходный кассовый ордер

Оплачены бланки трудовых книжек через подотчетное лицо6071Кассовый чек

Стоимость приобретенных бланков трудовых книжек (без НДС) отражена в составе прочих расходов91.260Авансовый отчет,
Чек ККТ,
Товарная накладная

Учтен "входной" НДС, предъявленный продавцом бланков1960Счет-фактура

Принят к вычету НДС, предъявленный продавцом бланков68, субсчет "НДС"19Счет-фактура

Приобретенные бланки учтены в составе бланков строгой отчетности в условной оценке006Запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

При приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним без привлечения подотчетного лица бухгалтерские проводки будут следующими (Инструкция по применению Плана счетов):


Содержание операцииДебетКредитДокумент-основание

Оплачены приобретенные бланки трудовых книжек на основании выписки банка по расчетному счету6051Выписка банка по расчетному счету

Стоимость приобретенных бланков трудовых книжек (без НДС) отражена в составе прочих расходов91.260Авансовый отчет,
Чек ККТ,
Товарная накладная

Учтен "входной" НДС, предъявленный продавцом бланков1960Счет-фактура

Принят к вычету НДС, предъявленный продавцом бланков68, субсчет "НДС"19Счет-фактура

Приобретенные бланки учтены в составе бланков строгой отчетности в условной оценке006Запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Учет расходования бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (абз. 2 п. 41 Порядка N 320н).
В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 45 Порядка N 320н).
Возмещение работником стоимости бланка трудовой книжки может производиться путем удержания соответствующей суммы из его заработной платы на основании его письменного заявления или путем внесения работником денежных средств в кассу (перечисления на расчетный счет) организации.
Для всех видов расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (Инструкция по применению Плана счетов).
Бухгалтерские записи при оформлении трудовой книжки или вкладыша будут следующими:


Содержание операцииДебетКредитДокумент-основание

Списана с забалансового учета стоимость использованного бланка006Запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Возмещаемая работником стоимость приобретения бланка, включая НДС, признана в прочих доходах7391.1Бухгалтерская справка-расчет

Начислен НДС с возмещения покупной стоимости бланка91.268, субсчет "НДС"Счет-фактура

Возмещена работником стоимость приобретения выданной трудовой книжки, в том числе НДС70 (50, 51)73Заявление работника,
Расчетно-платежная (расчетная) ведомость - при удержании из зарплаты,
Приходный кассовый ордер или выписка банка по расчетному счету - при внесении (перечислении) денежных средств

Локальным нормативным актом работодателя, по нашему мнению, может быть установлено, что стоимость бланков трудовых книжек и вкладышей к ним не возмещается работниками. Поскольку это не ухудшает положение работников, подобная норма подлежит применению (ч. 1, 4 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Бухгалтерские проводки будут следующими:


Содержание операцииДебетКредитДокумент-основание

Списана с забалансового учета стоимость использованного бланка006Запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Начислен НДС при безвозмездном оформлении трудовой книжки работнику91.268, субсчет "НДС"Счет-фактура

Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО "ПАРТИ"



См. также: Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете расходы на приобретение трудовых книжек?