Как отразить в бухгалтерском учете организации списание ГСМ сверх установленных норм?
Списание ГСМ сверх установленных норм производится на расходы по обычным видам деятельности или на прочие расходы в корреспонденции с кредитом счета 10.
Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенными в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее - Методические рекомендации), и предназначены для автотранспортных предприятий и организаций, эксплуатирующих автомобильную технику (п. 1 Методических рекомендаций).
Коммерческие организации вправе установить нормы, разработанные на основе норм Минтранса России с учетом особенностей эксплуатации автомобиля (п. 4 Методических рекомендаций).
Перерасход ГСМ может быть вызван техническим состоянием автомобиля, целями эксплуатации или неправомерными действиями водителя. От причин возникновения перерасхода зависит списание ГСМ в бухгалтерском учете. Каждый случай перерасхода ГСМ по вине работника должен рассматриваться специальной комиссией, состоящей из соответствующих специалистов (ч. 1 ст. 247 Трудового кодекса РФ).
Обратите внимание! Для коммерческих организаций в целях бухгалтерского учета израсходованных ГСМ ограничительных нормативов нет. Поэтому затраты на ГСМ указанные организации могут списывать без применения норм - исходя из фактического расхода в полном объеме.
Учет перерасхода ГСМ, возникшего по хозяйственным причинам
Комиссией может быть установлено, что нормы расхода ГСМ не учитывают все особенности эксплуатации автомобиля, возраст и пробег автомобиля либо имеются неисправности в работе узлов, агрегатов, топливной системы, влияющие на расход бензина (технические причины).
В таком случае сверхнормативные ГСМ списываются следующим образом (п. п. 5, 7, 11 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (далее - ПБУ 10/99), Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н):
Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44 Кредит 10 - списана стоимость израсходованных ГСМ сверх норм в состав расходов по обычным видам деятельности на основании акта о перерасходе ГСМ, бухгалтерской справки-расчета.
Если служебные поездки не связаны с предметом деятельности организации или поездки обусловлены проведением спортивных мероприятий, отдыха, развлечений, мероприятий культурно-просветительского характера и иных аналогичных мероприятий, то ГСМ списываются следующим образом:
Дебет 91 Кредит 10 - списана стоимость израсходованных ГСМ сверх норм в состав прочих расходов на основании акта о перерасходе ГСМ, бухгалтерской справки-расчета.
В целях учета отклонений фактического расхода ГСМ от расхода по нормам организация может утвердить отдельные субсчета для учета ГСМ в пределах норм и сверх норм (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008) (утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н)).
Учет перерасхода ГСМ, возникшего по вине водителя
В случае если перерасход ГСМ возник из-за неправомерных действий водителя, например при использовании им служебного автомобиля не по назначению (либо использован бензин в личных целях и др.), необоснованный перерасход ГСМ может быть по решению руководителя организации взыскан с виновного лица или списан в состав прочих расходов.
Так, работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается, в частности, реальное уменьшение наличного имущества работодателя (ст. 238 ТК РФ).
Размер ущерба определяется по фактическим потерям исходя из рыночных цен в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости ГСМ по данным бухгалтерского учета (ч. 1 ст. 246 ТК РФ).
Если комиссией установлено, что перерасход ГСМ допущен по вине работника, у него нужно запросить письменное объяснение. В случае отказа или уклонения работника от представления объяснения составляется отдельный акт об отказе от представления объяснений (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). По итогам расследования составляется акт о причинении ущерба, к которому прикладываются все необходимые документы.
На основании акта о причинении ущерба работодатель вправе издать приказ о взыскании ущерба в пределах среднего месячного заработка водителя, виновного в перерасходе ГСМ. Приказ может быть издан не позднее одного месяца со дня подписания акта членами комиссии (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма перерасхода ГСМ превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).
Водитель, виновный в перерасходе, может добровольно возместить его полностью или частично (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).
По общему правилу сумма, удерживаемая из зарплаты водителя за месяц, не может превышать 20% причитающейся ему зарплаты (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст. 240 ТК РФ). В этом случае перерасход ГСМ списывается в состав прочих расходов на основании приказа руководителя организации (п. 11 ПБУ 10/99).
Перерасход ГСМ по вине водителя списывается следующими проводками (п. 11 ПБУ 10/99, Инструкция по применению Плана счетов):
при взыскании перерасхода ГСМ с водителя:
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 10 - выявлен перерасход ГСМ на основании акта о причинении ущерба;
Дебет 73 Кредит 94 - сумма перерасхода ГСМ отнесена на водителя на основании акта о причинении ущерба;
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 73 - удержана из зарплаты сумма перерасхода (с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ) на основании приказа руководителя (решения суда, соглашения о добровольном возмещении ущерба) и расчетно-платежной (расчетной) ведомости;
Дебет 50, 51 "Расчетные счета" Кредит 73 - погашена задолженность по перерасходу (при внесении денежных средств) на основании приходно-кассового ордера (выписки банка);
при отказе от взыскания перерасхода ГСМ с водителя:
Дебет 94 Кредит 10 - отражен перерасход ГСМ на основании акта о причинении ущерба;
Дебет 91 Кредит 94 - перерасход ГСМ признан в составе прочих расходов на основании приказа руководителя об отказе от взыскания перерасхода с водителя и бухгалтерской справки-расчета.
Е.В. Орлова
Начальник отдела аудита
ООО "ПАРТИ"
