Как в авансовом отчете отразить расходы на денежные документы?
Подотчетное лицо отражает фактически произведенные расходы на приобретение денежных документов в графах 1 - 6 оборотной стороны авансового отчета, указывая наименование, номера и даты документов, подтверждающих такие расходы, а также суммы затрат по ним. Перечисленные документы нумеруются в порядке, соответствующем записям в авансовом отчете, и прикладываются к нему. Затем работник подписывает авансовый отчет на оборотной стороне, расшифровывает подпись и предъявляет его вместе с приложенными документами главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю).
К денежным документам относятся находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки, оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные для работников (для членов семей работников), другие денежные документы (разд. V Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее - Инструкция N 94н), п. 3.40 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49).
Наличные деньги под отчет на приобретение денежных документов выдаются на основании приказа руководителя организации или заявления подотчетного лица (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У) в редакции Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У (далее - Указание N 5587-У)).
Приказ может оформляться как на каждую выдачу, так и на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).
Также он должен содержать подпись руководителя, дату и номер приказа (Письмо Банка России от 06.09.2017 N 29-1-1-ОЭ/20642).
В заявлении о получении подотчетных сумм отсутствуют требования к его содержанию (к указанию суммы получаемых наличных денег, срока, на который они выдаются, подписи руководителя и даты). Форма такого заявления не установлена, но и упоминание о его произвольной форме исключено. Официальных разъяснений Банка России о форме заявления о получении подотчетных сумм на данный момент нет. В случае, когда выдача денег под отчет осуществляется по заявлению работника (а не по приказу о выдаче денег под отчет), в нем следует указать сумму к получению, срок, на который она выдана, подпись руководителя и дату, как было ранее указано в пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У до внесения в него изменений Указанием N 5587-У. Иначе смысл заявления теряется - кассир не сможет определить, сколько именно денег он должен выдать и может ли в принципе это сделать.
Выдача денег под отчет производится по расходному кассовому ордеру 0310002 (пп. 6.2, 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).
Подотчетное лицо, получившее деньги на приобретение денежных документов, обязано отчитаться о фактически произведенных расходах, заполнив авансовый отчет.
В коммерческих организациях авансовый отчет составляется по унифицированной форме АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, или по самостоятельно разработанной форме (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).
Сроки представления авансового отчета
Заполненный авансовый отчет об израсходованных на приобретение денежных документов суммах вместе документами, подтверждающими расходы на их приобретение, работник должен представить в срок сдачи авансового отчета, установленный руководителем организации или индивидуальным предпринимателем (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). Такой срок работодателю нужно установить в локальном нормативном акте, например в Положении о расчетах с подотчетными лицами, ознакомив с ним работников под подпись либо в электронной форме, если в организации введен электронный документооборот (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1, абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 1, 11 ст. 22.2, ч. 3 ст. 68 ТК РФ), или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчет.
В связи с изданием Указания N 5587-У не были внесены изменения в п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) (далее - Положение N 749), согласно которому работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. Пункт 26 Положения N 749 является специальной нормой права, устанавливающей согласно ст. 166 ТК РФ порядок направления работников в командировки, в том числе обязанность представления работником авансового отчета по командировке в 3-дневный срок.
Функции по определению порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенного порядка ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства возложены на Банк России (ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (далее - Закон N 86-ФЗ)). Банк России по вопросам, отнесенным к его компетенции Законом N 86-ФЗ и другими федеральными законами, издает в форме указаний, положений и инструкций нормативные акты, обязательные для федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления, всех юридических и физических лиц (ст. 7 Закона N 86-ФЗ).
В соответствии с этими положениями издано Указание N 5587-У, согласно которому (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У) срок сдачи авансового отчета устанавливается руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем.
Подпункт 6.3 п. 6 Указания N 3210-У устанавливает общий порядок установления срока представления авансового отчета, тогда как п. 26 Положения N 749 может рассматриваться как специальная норма.
Таким образом, работник должен в установленный руководителем срок, не превышающий 3 рабочих дней по возвращении из командировки, представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (п. 26 Положения N 749, пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).
Сроки представления авансового отчета об израсходованных на приобретение денежных документов суммах (кроме авансового отчета о командировке) руководитель организации или индивидуальный предприниматель вправе устанавливать самостоятельно, руководствуясь пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У.
Документами, подтверждающими приобретение денежных документов, являются, в частности, кассовые чеки (БСО), в которых должны быть указаны наименование приобретенных денежных документов, их количество и стоимость (п. 1 ст. 1.2, п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации").
Приобретенные подотчетным лицом денежные документы к авансовому отчету можно не прикладывать, так как они должны храниться в кассе организации (разд. V Инструкции N 94н) до момента их выдачи работникам по назначению (при направлении в командировку, в отпуск по путевке, приобретенной работодателем, для служебных разъездов, для отправки корреспонденции и пр.). Движение денежных документов может отражаться в журнале учета движения денежных документов, форму которого организация разрабатывает и утверждает самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Выданные под отчет денежные средства, по которым работником своевременно не представлен авансовый отчет, признаются его задолженностью перед организацией, и данные суммы могут быть удержаны из зарплаты работника. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609).
Заполнение авансового отчета
Авансовый отчет о расходах на денежные документы заполняют в одном экземпляре следующим образом:
• работник заполняет графы 1 - 6 оборотной стороны авансового отчета, указывая в них наименование, номера и даты документов, подтверждающих фактические расходы на приобретение денежных документов, а также суммы затрат по ним. Перечисленные документы нужно пронумеровать в порядке, соответствующем записям в отчете, и приложить к нему. Работник должен подписать авансовый отчет на оборотной стороне, расшифровать подпись и предъявить авансовый отчет с приложенными документами главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У, абз. 4 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма АО-1), утв. Постановлением Госкомстата России N 55);
• бухгалтер заполняет лицевую сторону и графы 7 - 9 на оборотной стороне. На лицевой стороне авансового отчета в поле "Назначение аванса" нужно указать: "Денежные документы".
Пример. Заполнение авансового отчета при приобретении денежных документов
Для почтовых отправлений различной документации и писем организация закупает через подотчетное лицо конверты (DL, 110 x 220 мм) с уже напечатанной на них типографским способом почтовой стандартной маркой (конверты с литерой "A" - для простого письма весом до 20 г, конверты с литерой "D" - для заказного письма весом до 20 г), которая подтверждает оплату пересылки определенного вида почтового отправления по утвержденному тарифу АО "Почта России", в количестве по 1 000 штук для каждой литеры.
Стоимость одного почтового маркированного конверта "Почта России" DL (110 x 220 мм) без НДС (пп. 9 п. 2 ст. 149 НК РФ): литера "A" - 30 руб.; литера "D" - 55 руб.
Оборотная сторона авансового отчета будет заполнена так:
Номер по порядкуДокумент, подтверждающий производственные расходыНаименование документа (расхода)Сумма расходаДебет счета, субсчета
датаномерпо отчетупринятая к учету
в руб. коп.в валютев руб. коп.в валюте
123456789
123.12.2021568к
Кассовый чек АО "Почта России" (конверт почтовый, маркированный "Почта России", DL (110 x 220 мм), литера "A", отрывная лента, 1 000 шт.)30 000,00-30 000,00-50-3
223.12.2021569к
Кассовый чек АО "Почта России" (конверт почтовый, маркированный "Почта России", DL (110 x 220 мм), литера "D", удаляемая лента, 1 000 шт.)55 000,00-55 000,00-50-3
xxxИтого85 000,0085 000,00x
Подотчетное лицо Седова Л.Н. Седова
Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО "ПАРТИ"
