Каковы особенности оформления документов при направлении работника в командировку за границу?
Порядок направления работников в командировку, в том числе за границу, утверждается ЛНА организации. Документы на иностранном языке, подтверждающие командировочные расходы работника, должны быть переведены на русский язык.
Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).
Работодатели имеют право определить порядок направления работников в командировку в локальном нормативном акте, в том числе определить перечень документов для ее оформления.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ч. 1 ст. 167 ТК РФ).
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):
• расходы на проезд;
• расходы на наем жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Направление в командировку
Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749)).
При этом законодательством вид документа, содержащего такое решение, не определен. Работодатель вправе использовать для этих целей любой документ, разработанный им самостоятельно. Обычно используются приказ или распоряжение, при этом их форму и содержание работодатель также может определить самостоятельно либо использовать унифицированные формы Т-9 и Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Также необходимо будет оформить командировочное удостоверение, служебное задание, а также отчет о выполненной работе, если такая обязанность закреплена в ЛНА организации, регулирующем порядок направления работников в командировки.
Отметим, что работодатель обязан обеспечить информирование работников, выезжающих из РФ, о необходимости лабораторных исследований на COVID-19 методом ПЦР в установленном порядке по прибытию работника на территорию РФ, а также о необходимости соблюдения режима изоляции по месту жительства (пребывания) до получения результатов указанного лабораторного исследования.
Формы организации данного информирования работодатель вправе выбрать в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (п. 3.1 Постановления Главного государственного санитарного врача РФ от 18.03.2020 N 7, п. 3 Письма Роспотребнадзора от 21.10.2020 N 02/21694-2020-30).
Определение фактического срока командировки
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения N 749).
При этом отметка о количестве дней командировки делается в табеле учета рабочего времени.
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
При проезде работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном/служебном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении работодателю одновременно с документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта) (п. 7 Положения N 749).
Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте (п. 18 Положения N 749).
При направлении работника в командировку на территории государств - участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, где пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата ее пересечения определяется по проездным документам (билетам) (п. 19 Положения N 749).
Возмещение расходов и авансовый отчет
При направлении работника в командировку выдается аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя, указанные в локальном нормативном акте (п. 10 Положения N 749).
Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (п. 16 Положения N 749).
По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник обязан представить работодателю авансовый отчет о произведенных расходах. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг на оформление проездных документов и предоставление в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения N 749).
При этом следует учитывать, что документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации (Письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).
Данное мнение не является официальным разъяснением или нормативным правовым актом.
Подготовлено на основе материала
Т.В. Маленко
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
