Вопрос: Как составить сопроводительное письмо к акту сверки взаимных расчетов?

style="max-height: 50vh;">

Как составить сопроводительное письмо к акту сверки взаимных расчетов?


Порядок составления сопроводительного письма к акту сверки взаимных расчетов, его типовая форма либо перечень обязательных реквизитов нормативно не регламентированы. Поэтому каждая организация вправе составить его в произвольной либо самостоятельно разработанной и утвержденной форме.
Составление сопроводительного письма в случае отправки документов в организации или государственные органы - это необязательный, но желательный документ. Основное назначение - дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы, и главное - оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. Сопроводительное письмо всегда имеет приложение.
Порядок оформления сопроводительного письма к акту сверки взаимных расчетов не регламентирован. Как не установлены и типовая форма названного документа, и перечень обязательных реквизитов письма, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно.
При составлении сопроводительного письма к акту сверки расчетов можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - Стандарт), которым регламентируется оформление организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, в том числе и писем, а также на Методические рекомендации по его применению.
Стандарт определяет правила создания документов, состав реквизитов документов; даются схемы расположения реквизитов на документе, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, приведены образцы бланков. Всего Стандарт содержит 30 реквизитов, рекомендованных для применения в документах.
Отдельные реквизиты, такие как заголовок, могут к тексту сопроводительного письма не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк (п. 5.17 Стандарта).
Непосредственно в тексте самого сопроводительного письма указывается: что направляется вместе с письмом (акты сверки взаимных расчетов); период, за который сформирован акт сверки; просьба отправителя (например, подписать акт сверки, подтвердив свое согласие с проведенными взаиморасчетами, или представить контррасчет); кроме этого, указывается способ урегулирования разногласий. Также, если считаете необходимым, укажите причину, по которой вы предлагаете подписать акт сверки.
Также в организации может быть утверждена самостоятельно разработанная форма сопроводительного письма.
На практике, поскольку непосредственно акт сверки взаимных расчетов формируется в бухгалтерии организации, сопроводительное письмо к нему может составляться там же, бухгалтером. Помимо этого работника, составление сопроводительных писем может быть возложено на секретаря, делопроизводителя или другого ответственного работника.
В Стандарте указано, как оформляется реквизит "Отметка о приложении" в различных случаях. Применительно к сопроводительным письмам отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом (п. 5.19 Стандарта):
• если приложение названо в тексте (например, акт сверки взаимных расчетов):
Приложение: на 2 л. в 1 экз.;
• если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:
Приложение: 1. Акт сверки взаимных расчетов на 5 л. в 2 экз.;
2. Платежные поручения об оплате на 7 л. в 1 экз.;
• если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
Приложение: акт сверки взаимных расчетов и приложения к нему, всего на 10 л. в 2 экз.
Отметим, что Стандарт применяется на добровольной основе (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации", п. 1 Стандарта).
Как правило, к сопроводительному письму прилагаются:
• акт сверки взаимных расчетов не менее чем в двух оригинальных экземплярах, подписанных направляющей стороной;
• при необходимости документы, являющиеся основанием для подписания акта сверки;
• иные необходимые для проведения сверки материалы.
Вышеуказанный порядок составления сопроводительного письма к акту сверки взаимных расчетов является примерным. Каждая организация по собственному усмотрению определяет порядок и форму при его составлении.
Направлено контрагенту сопроводительное письмо с актом сверки и иными документами может быть различными способами: по почте, курьерской службой, по электронным каналам связи или передано лично.
Регистрируется сопроводительное письмо к акту сверки взаимных расчетов в журнале исходящей корреспонденции. Хранится подобное письмо пять лет (ст. 12 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236). Указанный срок хранения должен соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности (п. 4.3 Инструкции по применению Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО "Управляющая компания "КВС"



См. также: Можно ли взыскать задолженность на основании акта сверки с контрагентом?