Как составить справку об отсутствии задолженности по заработной плате?
Справка должна оформляться на бланке организации и в зависимости от обстоятельств ее представления содержать информацию о наименовании организации, дате составления, наличии задолженности на определенную дату и т.д.
В соответствии с законодательством РФ наличие задолженности по заработной плате перед работниками является основанием для привлечения недобросовестного работодателя к материальной (ст. 236 ТК РФ), административной (ст. 5.27 КоАП РФ), уголовной ответственности (ст. 145.1 УК РФ).
Справка об отсутствии задолженности по заработной плате перед работниками может предъявляться надзорным органам в ходе контрольно-надзорных мероприятий за соблюдением работодателем трудового законодательства, включая обязательства по выплате в срок работникам заработной платы. Также справку может запросить кредитная организация для предоставления кредита.
Кроме того, данный документ может потребоваться работнику, например:
• при невозможности внести платеж по кредиту в связи с задержкой зарплаты. Справка о наличии задолженности, представляемая в банк, подтвердит факт неполучения зарплаты и поможет отодвинуть или на время уменьшить платежи;
• для защиты прав гражданина в суде, например при взыскании алиментов. Справка о долгах по зарплате подтвердит, что данный гражданин не имел возможности выплатить алименты, поскольку не получал от работодателя вознаграждение за труд.
Законодательством не установлена унифицированная форма справки об отсутствии задолженности по заработной плате перед работником (работниками). Однако она должна составляться с учетом тех обстоятельств, в связи с которыми она представляется.
Основным требованием к ее содержанию является достоверность сведений по начислению и выплате заработной платы, которая должна соответствовать первичной бухгалтерской документации.
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
В ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ перечислены обязательные реквизиты для первичного документа.
Таким образом, справка об отсутствии задолженности составляется на основании первичных учетных документов.
По нашему мнению, справка должна оформляться на бланке организации и содержать следующую информацию в зависимости от обстоятельств ее представления:
• наименование документа;
• дата составления документа;
• сведения о входящем запросе надзорных органов (номер, дату при наличии);
• отсутствие или наличие задолженности на конкретное число (как правило, на день выдачи справки) или за определенный период, в том числе указывается сумма задолженности цифрами и прописью;
• сведения о работниках, в отношении которых подаются сведения (Ф.И.О.), иные данные при необходимости (если есть необходимость указывать задолженность перед конкретными работниками);
• подпись руководителя организации и главного бухгалтера;
• печать организации, выдавшей документ (если имеется).
Одновременно отмечаем, что кредитными организациями могут быть установлены свои требования и своя форма данной справки. В связи с чем работодателям остается только заполнить данную форму и проставить свою подпись и печать организации.
Р.А. Исмаилов
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
