Вопрос: Как составить журнал регистрации должностных инструкций?

style="max-height: 50vh;">

Как составить журнал регистрации должностных инструкций?


Журнал регистрации должностных инструкций не является обязательным для организации и не имеет унифицированной формы. Порядок его разработки и принятия утверждается работодателем самостоятельно.
Должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, содержащим конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).
При этом наличие должностной инструкции работника в организации является правом работодателя, но не обязанностью (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 22.05.2020 N 77/10-18732-ОБ/18-1299).
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Журнал учета должностных инструкций применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним.
Система учета должностных инструкций является внутренним вопросом организации, поэтому она самостоятельно определяет правила их регистрации.
Журнал регистрации должностных инструкций может быть разработан в произвольной форме, с учетом утвержденного порядка принятия ЛНА в организации, так как он ведется исключительно для удобства работодателя. На практике форма данного журнала чаще всего указывается в положении о документообороте или в положении о должностных инструкциях.
С целью ведения журнала регистрации должностных инструкций работодателю рекомендуется назначить ответственное лицо, определив его также в ЛНА.
По своей структуре журнал представляет собой книгу фиксации документов и относится к категории регистрационных учетных форм. По нашему мнению, журнал регистрации должностных инструкций должен состоять из титульного листа (обложка журнала), основного раздела и обратной стороны.
При оформлении журнала регистрации должностных инструкций на обложке рекомендуется указывать (п. 4.25 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, Приложение N 11 к данным Правилам, одобрено Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):
• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• заголовок;
• срок хранения;
• дату - год(ы) заведения и окончания журнала.
Основной раздел должен включать в себя информацию о работнике и порядке его ознакомления с должностной инструкцией:
• порядковый номер записи должностной инструкции;
• регистрационный номер должностной инструкции и дату ее утверждения;
• дату приема работника в организацию;
• номер приказа о приеме работника (если работодатель принял решение об издании таких приказов);
• Ф.И.О. работника;
• должность, которую занимает работник;
• наименование структурного подразделения, в состав которого включена должность;
• личную подпись работника, ознакомившегося с должностной инструкцией;
• дату ознакомления работника с должностной инструкцией;
• Ф.И.О. работника, ответственного за ведение журнала.
Обратная сторона журнала представляет собой лист, который включает информацию о заверении и прошивке журнала. Данный лист, по нашему мнению, должен отражать общее количество листов журнала, название должности и Ф.И.О. заверяющего (руководителя организации), его подпись, дату и место для печати.


Пример. Журнал регистрации должностных инструкций
ООО "N"

Журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним

Начат ________ (чч.мм.гггг)
Окончен _______ (чч.мм.гггг)

Срок хранения - 75 лет


N п/пN и дата должностной инструкцииДата приема работника на работу; N ___ ПриказаФ.И.О. работника; должностьНаименование структурного подразделенияЛичная подпись работника, подтверждающая факт ознакомления с инструкцией и получения ее копииДата ознакомления с должностной инструкциейФ.И.О. работника, ответственного за ведение журнала

1N 12-ДИ/2021 от 22.11.202113.12.2021; Приказ N 3-12/21Иванов И.И. ЮрисконсультПравовой отдел13.12.2021Петров П.П.

2

3

4

5


Отметим, что итоговый вид журнала регистрации должностных инструкций зависит от принятого в организации порядка разработки и утверждения локальных нормативных актов и ознакомления работников с внутренней документацией и локальными нормативными актами.

Подготовлено на основе материала
Р.А. Исмаилова
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации



См. также:
• Кто утверждает и подписывает должностные инструкции в организации?
• Установлены ли сроки действия и сроки хранения должностных инструкций?
• Обязательно ли нумеровать должностные инструкции и существуют ли требования к такой нумерации?