Как отразить расходы организации на оформление визы работнику в бухгалтерском учете?
В бухгалтерском учете затраты на оформление визы работнику учитываются единовременно в составе командировочных расходов на дату утверждения авансового отчета.
Виза - это разрешительный документ, дающий право человеку на въезд в определенные государства. Существуют различные типы визовых режимов.
Некоторые государства выдают визу при непосредственном въезде в страну. Такую визу получать заранее не требуется, оплачивается она уже при въезде в иностранное государство. Если работник получает визу непосредственно в консульстве, то оплачиваются фиксированный сбор и иные консульские услуги (заверение копий документов, перевод с русского на иностранный язык и т.д.). Обычно в самом консульстве оплата принимается в наличной иностранной валюте. Оправдательными документами об уплате консульского сбора являются ксерокопия страницы паспорта с проставленной визой.
Чаще всего визы оформляются через посредников - это аккредитованные визовые центры или иные организации. В этом случае дополнительных затрат не избежать, за свои услуги посредники берут сервисный сбор - за прием и обработку документов и плату за дополнительные услуги (снятие биометрии, фотоуслуги, заполнение документов, СМС-оповещение, курьерская доставка и т.д.). При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение командировочных расходов (ст. 167 ТК РФ). В частности, возмещаются расходы на оформление визы и обязательные консульские сборы (п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение о командировках)).
Для осуществления командированным лицом необходимых расходов ему выдается аванс на командировку (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указания N 3210-У)).
Организация вправе установить самостоятельно срок для сдачи авансового отчета и осуществления окончательного расчета (пп. 6.3 п. 6 Указаний N 3210-У).
При этом если авансовый отчет подается по расходам на командировку, то по возвращении из командировки работник представляет работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и с работником производится окончательный расчет по выданному авансу. К авансовому отчету прилагаются документы о расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения о командировках).
Если документы заполнены на иностранном языке (например, кассовый чек из визового центра), то требуется их перевести. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации, на которого возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей (Письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).
Командировочные затраты, связанные с основной производственной деятельностью организации, относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (п. п. 5, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (далее - ПБУ 10/99)). При этом бухгалтерское законодательство не ставит порядок учета затрат на оформление виз в зависимость от срока их действия. Тем более что заранее невозможно знать ни срок, на который выдадут визу, ни даты следующих командировок. Поэтому расходы на приобретение многократной визы можно учесть единовременно.
По мнению ФНС России, затраты на курьерскую доставку визы и СМС-оповещение не могут рассматриваться в качестве обязательных платежей или сборов, указанных в пп. "д" п. 23 Положения о командировках. Вместе с тем п. 24 Положения о командировках не запрещает осуществлять возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, при представлении документов, подтверждающих эти расходы. Поэтому в случае надлежащего документального подтверждения затрат на оплату курьерской доставки визы и на оплату услуг СМС-оповещения организация вправе учесть их в составе расходов (Письмо ФНС России от 25.11.2011 N ЕД-4-3/19756@).
Если оплата визы производилась в рублях с банковской карты в пересчете с иностранной валюты, то расходы считают по обменному курсу, установленному банком на дату списания денежных средств (Письмо Минфина России от 22.01.2016 N 03-03-06/1/2318).
Если аванс выдан в рублях, а валюту работник приобретает самостоятельно, то расходы определяются исходя из потраченной суммы валюты по курсу, указанному в справке о приобретении валюты. Если работник не может подтвердить курс конвертации в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то пересчет валюты производится по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм (Письма Минфина России от 24.09.2019 N 03-03-06/1/73293, от 05.07.2019 N 03-03-06/1/49809).
Если работнику был выдан аванс в валюте, то вся сумма аванса учитывается по курсу Банка России на дату выдачи аванса (п. 9 Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006), утв. Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н (далее - ПБУ 3/2006)).
Неизрасходованную наличную валюту работник может вернуть в кассу организации (п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле"). Возвращаемая валюта пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату погашения задолженности работником (п. п. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006). В результате образуется курсовая разница, которую включают либо в прочие доходы (курс вырос), либо в расходы (курс снизился) (п. п. 11, 12, 13 ПБУ 3/2006).
Перерасход в валюте пересчитывают в рубли по курсу Банка России на дату погашения задолженности перед работником (п. п. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006). В результате образуется курсовая разница, которую включают либо в прочие доходы (курс снизился), либо в расходы (курс вырос) (п. п. 11, 12, 13 ПБУ 3/2006).
Если работник купил валюту на свои деньги и не представил справку о ее приобретении, то стоимость расходов в валюте пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета (Письмо Минфина России от 06.06.2011 N 03-03-06/1/324).
Учтите, что в период после утверждения авансового отчета и до окончательного расчета с работником на каждую отчетную дату следует пересчитывать невозвращенную сумму в иностранной валюте (неизрасходованную либо перерасход) по курсу Банка России (п. 7 ПБУ 3/2006).
По нашему мнению, если командировка была отменена, то затраты на получение визы также должны рассматриваться в качестве расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском законодательстве не прописана зависимость учета затрат на командировки от того, состоялась данная командировка или нет. Согласно п. 17 ПБУ 10/99 расходы подлежат признанию в бухгалтерском учете независимо от намерения получить выручку, прочие или иные доходы.
Бухгалтерские записи производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.
Расходы на оформление визы при расчетах в рублях
Содержание операцииДебетКредитОснование
Выданы денежные средства в рублях под отчет для оформления визы7150
(51)Расходный кассовый ордер (выписка банка по расчетному счету)
На дату утверждения авансового отчета
Затраты на оформление визы учтены в составе расходов20 (23 и др.)71Авансовый отчет
На дату расчетов с работником по остатку по авансовому расчету
Неиспользованная подотчетная сумма возвращена работником в кассу организации5071Приходный кассовый ордер
Погашена задолженность перед работником по авансовому отчету7150
(51)Расходный кассовый ордер (выписка банка по расчетному счету)
Расходы на оформление визы при расчетах в иностранной валюте
Содержание операцииДебетКредитОснование
Выданы денежные средства в иностранной валюте под отчет для оформления визы7150Расходный кассовый ордер
На дату утверждения авансового отчета
Затраты на оформление визы учтены в составе расходов20 (23 и др.)71Авансовый отчет
Учтена курсовая разница от пересчета валютного остатка по авансовому отчету в составе прочих доходов (прочих расходов)71
(91-2)91-1
(71)Бухгалтерская справка-расчет
На отчетные даты в период после утверждения авансового отчета и до окончательного расчета с работником
Учтена курсовая разница от пересчета валютного остатка по авансовому отчету в составе прочих доходов (прочих расходов)71
(91-2)91-1
(71)Бухгалтерская справка-расчет
На дату возврата работником неиспользованной подотчетной суммы
Неиспользованная подотчетная сумма в иностранной валюте возвращена в кассу организации5071Приходный кассовый ордер
Учтена курсовая разница от пересчета валютного остатка по авансовому отчету в составе прочих доходов (прочих расходов)71
(91-2)91-1
(71)Бухгалтерская справка-расчет
На дату погашения задолженности перед работником
Погашена задолженность перед работником в иностранной валюте по авансовому отчету7150Расходный кассовый ордер
Учтена курсовая разница от пересчета валютного остатка по авансовому отчету в составе прочих доходов (прочих расходов)71
(91-2)91-1
(71)Бухгалтерская справка-расчет
Подготовлено на основе материала
М.Л. Косульниковой
ООО "АудитСтрой"
