Вопрос: Как организовать учет печатей и штампов в организации с целью контроля за их хранением и использованием?

style="max-height: 50vh;">

Как организовать учет печатей и штампов в организации с целью контроля за их хранением и использованием?


Порядок учета и хранения печатей и штампов устанавливается локальным нормативным актом организации. Этот документ может быть составной частью инструкции по делопроизводству. Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.
Назначение печати заключается в том, что печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).
В федеральных нормативных актах понятие "штамп" не раскрыто, поэтому можно применить определение, представленное в Приложении 1 к Регламенту Правительства Москвы, утвержденному Постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 N 112-ПП: штамп - это разновидность печатной формы, содержащая информацию служебного характера: о наименовании организационной структуры, ее адресе, дате и номере регистрации документа, выполнении функции и т.п.
Нормативного акта, который регулировал бы порядок учета, хранения и уничтожения штампов, не установлено, поэтому организации самостоятельно разрабатывают соответствующие положения.
Положения о порядке учета и хранения печатей и штампов, а также их использования и утилизации могут быть составной частью инструкции по делопроизводству или же, если количество используемых в организации печатей и штампов велико, работа с ними может регламентироваться отдельным документом - инструкцией о порядке учета печатей и штампов.
Так, в инструкции рекомендуется определить, в частности:
• виды и количество печатей и штампов;
• порядок подачи заявки на изготовление печати;
• подразделение, на которое возложен учет печатей и штампов;
• форму журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала;
• порядок выдачи печатей и штампов работникам;
• порядок хранения печатей и штампов;
• ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;
• порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов;
• порядок уничтожения печатей и штампов.
В целях регулирования использования и применения печатей и штампов в инструкции по делопроизводству рекомендуется установить порядок оформления документов в части заверения их печатями и проставления штампов.
Так, например, инструкция может содержать:
• порядок пользования печатями и штампами (в том числе если имеются обособленные подразделения);
• перечни документов, заверяемых основной печатью организации;
• перечни документов, заверяемых вспомогательными печатями и штампами;
• порядок проставления печати/штампа на документе;
• примерный перечень должностных лиц, подпись которых заверяется основной печатью.
Отметим, что изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает ответственный работник, назначенный приказом руководителя организации, в рамках своих должностных обязанностей.


Пример. Образец заполнения приказа о назначении ответственного лица
ООО "Прогресс"

Приказ


12 января 2022 г.N 23
О назначении ответственных лиц

В целях упорядочения использования печатей и штампов в ООО "Прогресс" в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ООО "Прогресс"

ПРИКАЗЫВАЮ:

Главного бухгалтера Васильеву О.В. с 12.01.2022 назначить ответственным за ведение журнала учета печатей и штампов с правом получения печатей и штампов от изготовителя, их учета, выдачи ответственным лицам подразделений ООО "Прогресс", а также правом внесения записей в журнал учета печатей и штампов об уничтожении и утрате печатей и штампов.
В отсутствие Васильевой О.В. ее полномочия в соответствии с настоящим приказом временно возлагать на начальника кадровой службы Пиманову Е.Я.
Хранение журнала учета печатей и штампов, а также самих печатей и штампов, предназначенных для выдачи ответственным лицам, осуществляется в сейфе, расположенном в бухгалтерии.
Секретарю ознакомить ответственных должностных лиц с настоящим приказом.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор

ООО "Прогресс"Н.И. Иванов


Журнал учета печатей и штампов может содержать следующие графы и порядок их заполнения, в частности:
• графа 1 - порядковый номер записи (нумерация сквозная по всему журналу);
• графа 2 - наименование печати или штампа с указанием назначения;
• графа 3 - оттиск печати или штампа;
• графа 4 - должность и Ф.И.О. лица, ответственного за использование печати, штампа;
• графа 5 - подпись лица, получившего печать (штамп), с указанием даты получения печати (штампа);
• графа 6 - подпись лица, возвратившего печать (штамп), с указанием даты возврата;
• графа 7 - сведения об акте уничтожения печати (штампа) и дата;
• графа 8 - "Примечание" (заполняется после того, как печать или штамп были уничтожены).


Пример. Образец заполнения журнала учета печатей и штампов
ООО "Прогресс"

Журнал
учета печатей и штампов


N п/пНаименование печати, штампа с назначениемОттиск печати (штампа)Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за использование печати, штампаПодпись сотрудника о получении печати, штампа; датаПодпись сотрудника при возврате печати, штампа; датаНомер акта об уничтожении печати, штампа; датаПримечание

12345678

11Печать для документовОттиск печатиО.В. Васильева, бухгалтерВасильева, 12.01.2022

22Штамп ("копия верна")Оттиск штампаИ.Г. Цветкова, специалист отдела кадровЦветкова, 16.08.2020Цветкова, 12.01.2022N 3 от 12.01.2022Штамп уничтожен


Хранить журнал учета печатей и штампов следует до ликвидации организации (ст. 163 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.5 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО "Управляющая компания "КВС"



См. также:
• Каков порядок введения новой печати в организации?
• Каков порядок уничтожения печати в организации?
• Как отразить в учете расходы на изготовление печатей и штампов?