Секретарь-машинистка
────────────────────────────────
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
──────────────────────────────
(наименование должности)
00.00.0000 N 000
───────── ───────────────────
(подпись) (инициалы, фамилия)
Секретаря-машинистки 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность секретаря-машинистки принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Секретарь-машинистка должна знать:
- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
- структуру и руководящий состав организации и ее структурных подразделений;
- машинопись;
- правила орфографии и пунктуации;
- порядок расположения материала при печатании различных документов;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- основы организации труда;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
- _________________ _______________________ __________________________.
1.4. Секретарь-машинистка в своей деятельности руководствуется:
- Уставом (Положением) _________________ _____________________________;
(наименование организации)
- настоящей должностной инструкцией;
- _________________ _______________________ _________________________
(иными актами и документами, непосредственно связанными с
_________________ _______________________ _______________________ ______.
трудовой функцией секретаря-машинистки)
1.5. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно _________________
_________________ _______________________ _______________________ ______.
(наименование должности руководителя)
1.6. В период отсутствия секретаря-машинистки (отпуска, болезни, пр.) ее обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
1.7. _________________ _______________________ _______________________.
2. Функции
2.1. Техническое обеспечение работы руководителя организации (структурного подразделения).
2.2. Учет поступающей корреспонденции.
3. Должностные обязанности
Секретарь-машинистка исполняет следующие обязанности:
3.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделения.
3.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3.3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
3.4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
3.5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
3.6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
3.7. Печатает по указанию руководителя различные материалы.
3.8. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
3.9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
3.10. Принимает документы на подпись руководителю.
3.11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
3.13. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
3.14. _________________ _______________________ ____________________.
(иные обязанности)
4. Права
Секретарь-машинистка имеет право:
4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.
4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых ею должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
4.5. _________________ _______________________ _____________________.
(иные права)
5. Ответственность
5.1. Секретарь-машинистка привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение материального ущерба - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ _______________________ _______________________.
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
Квалификационной характеристики должности "Секретарь-машинистка" (Единый
квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и
служащих. Раздел "Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей
работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях",
утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития
Российской Федерации от 21.08.1998 N 37), _________________ ______________.
(реквизиты иных актов и документов)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией
подтверждается _________________ _______________________ ________________
(росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
_________________ _______________________ _______________________ _______
частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления
_________________ _______________________ _______________________ _______
с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции,
_________________ _______________________ _______________________ ______.
хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. _________________ _______________________ _______________________.
