Заведующий канцелярией
──────────────────────────────
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
──────────────────────────────
(наименование должности)
00.00.0000 N 000
───────── ───────────────────
(подпись) (инициалы, фамилия)
Заведующего канцелярией 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
1.2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
1.3. Заведующий канцелярией должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
- Единую государственную систему делопроизводства;
- структуру организации;
- организацию делопроизводства;
- схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок сдачи дел в архив;
- системы организации контроля за исполнением документов;
- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
- _________________ _______________________ __________________________.
1.4. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
- Уставом (Положением) _________________ _____________________________;
(наименование организации)
- настоящей должностной инструкцией;
- _________________ _______________________ ________________________.
(иными актами и документами, непосредственно связанными
с трудовой функцией заведующего канцелярией)
1.5. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно _______________
_________________ ____________________.
(наименование должности руководителя)
1.6. В период отсутствия заведующего канцелярией (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет заместитель (работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением).
1.7. _________________ _______________________ _______________________.
2. Функции
2.1. Руководство деятельностью канцелярии.
2.2. Контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
3. Должностные обязанности
Заведующий канцелярией исполняет следующие обязанности:
3.1. Организует работу канцелярии.
3.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
3.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
3.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
3.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение.
3.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
3.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
3.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
3.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
3.10. Руководит работниками канцелярии.
3.11. _________________ _______________________ ____________________.
(иные обязанности)
4. Права
Заведующий канцелярией имеет право:
4.1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.2. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.
4.3. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.4. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.
4.5. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.6. Вносить на рассмотрение руководства организации представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую и производственную дисциплину.
4.7. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.8. _________________ _______________________ _____________________.
(иные права)
5. Ответственность
5.1. Заведующий канцелярией привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение материального ущерба - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ _______________________ _______________________.
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
Квалификационной характеристики должности "Заведующий канцелярией"
(Единый квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и служащих. Раздел "Общеотраслевые квалификационные
характеристики должностей работников, занятых на предприятиях,
в учреждениях и организациях", утвержденный Постановлением Минтруда
России от 21.08.1998 N 37), _________________ ____________________________.
(реквизиты иных актов и документов)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией
подтверждается _________________ _______________________ ________________
(росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
_________________ _______________________ _______________________ _______
частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными
_________________ _______________________ _______________________ _______
инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся
_________________ _______________________ _______________________ ______.
у работодателя; иным способом)
6.3. _________________ _______________________ _______________________.
