(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
(наименование должности)
00.00.0000 N 000
(подпись) (инициалы, фамилия)
Помощника руководителя 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Помощник руководителя относится к категории технических исполнителей.
1.2. Для работы помощником руководителя принимается лицо:
1) имеющее высшее образование - бакалавриат или высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
2) имеющее опыт работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
1.3. К работе в должности помощника руководителя допускается лицо, прошедшее обязательный предварительный (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры (обследования), а также внеочередные медицинские осмотры (обследования) в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
1.4. Помощник руководителя должен знать:
1) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;
2) внутреннюю и внешнюю политику организации;
3) принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
4) принципы и методы администрирования;
5) особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
6) структуру организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
7) правила формирования и использования баз данных;
8) современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации;
9) правила защиты конфиденциальной служебной информации;
10) современные информационные технологии;
11) классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
12) формы представления управленческой информации;
13) источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
14) требования, предъявляемые к управленческой информации;
15) особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
16) основы написания речей и докладов руководителя;
17) категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад;
18) методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
19) структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
20) современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
21) источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети Интернет, электронные базы данных;
22) функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке;
23) особенности общенаучной и прагматической функции обзоров;
24) правила работы с внешними носителями информации;
25) понятие и специфику библиографического, реферативного и аналитического информационного издания;
26) справочные правовые системы;
27) психологию делового общения, основы конфликтологии;
28) правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий;
29) этикет и основы международного прокола;
30) правила составления и оформления документов;
31) правила защиты конфиденциальной служебной информации;
32) информационно-коммуникационные технологии;
33) правила проведения контроля исполнения поручений руководителя;
34) технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
35) системы электронного документооборота, базы данных;
36) требования охраны труда;
37) _________________ ________________________ (другие требования к необходимым знаниям).
1.5. Помощник руководителя должен уметь:
1) анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
2) собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
3) передавать информацию в систематизированном виде;
4) обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
5) производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
6) работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
7) разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
8) обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
9) пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
10) интерпретировать полученные данные и представлять их в систематизированном виде;
11) определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
12) излагать материал в логической последовательности;
13) производить анализ и оценку изложенного материала;
14) оформлять текст в соответствующем стиле;
15) редактировать текст документов;
16) формулировать выводы и рекомендации;
17) осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
18) пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
19) проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций;
20) применять основы психологии делового общения;
21) составлять план поездки руководителя;
22) оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя;
23) составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
24) составлять пресс-релизы;
25) вести переговоры с партнерами;
26) работать в режиме многозадачности;
27) работать с большим объемом информации;
28) создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
29) составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя;
30) вести учет поручений руководителя, требующих контроля по существу решения вопроса;
31) принимать решения в процессе работы;
32) производить анализ исполнительской дисциплины;
33) составлять аналитические отчеты и справки по результатам исполнения поручений и распоряжений руководителя;
34) пользоваться системами электронного документооборота;
35) применять вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
36) обеспечивать безопасность деятельности организации;
37) _________________ ________________________ (другие требования к необходимым умениям).
1.6. Помощник руководителя руководствуется:
1) _________________ _______________________ ______ (наименование учредительного документа);
2) Положением о _________________ _________________ (наименование структурного подразделения);
3) настоящей должностной инструкцией;
4) _________________ _______________________ ______ (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности).
1.7. Помощник руководителя подчиняется непосредственно _________________ __________ (наименование должности руководителя).
1.8. _________________ ________________ (другие общие положения).
2. Трудовые функции
2.1. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации.
2.1.1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями.
2.1.2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов.
2.1.3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий.
2.1.4. Организация исполнения решений руководителя.
2.2. _________________ ________________________ (другие функции).
3. Должностные обязанности
3.1. Помощник руководителя исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) производит отбор источников информации в соответствии с заданными критериями;
2) выполняет обработку и интерпретацию информации для подготовки проектов решений;
3) подготавливает запросы по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующих информации и документов;
4) информирует руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений;
5) организует решение вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя;
6) подготавливает материалы для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций;
7) подготавливает документы для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами;
8) информирует деловые партнеры и заинтересованные организации о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) производит сбор, переработку и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем;
2) подготавливает информационно-аналитические материалы;
3) разрабатывает тематический план обзорного документа, доклада;
4) определяет круг библиографических источников;
5) производит подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки;
6) пишет и оформляет обзор, доклад, аналитическую справку.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) организует и планирует деловые контакты, встречи и поездки руководителя;
2) организует заседания, совещания и мероприятия, проводимые руководителем;
3) подготавливает материалы для совещаний, ведение и оформление протоколов;
4) подготавливает презентации по указанию руководителя;
5) подготавливает и проводит пресс-конференции руководителя;
6) организует переговоры, обеспечивает участников информационными материалами, ведет записи переговоров.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет документальное оформление решений руководителя, доводит до сведения работников организации устные распоряжения руководителя;
2) осуществляет координацию деятельности по исполнению решений руководителя;
3) контролирует исполнение решений руководителя;
4) подготавливает отчеты о выполнении поручений и решений руководителя.
3.1.5. В рамках выполнения своих трудовых функций помощник руководителя исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. _________________ __________________ (другие обязанности).
3.2. _________________ ________________________ (другие положения о должностных обязанностях).
4. Права
Помощник руководителя имеет право:
4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
4.5. _________________ __________________________ (другие права).
5. Ответственность
5.1. Помощник руководителя привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ ________________________ (другие положения об ответственности).
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утвержденного Приказом Минтруда России от 15.06.2020 N 333н, с учетом _________________ _____________ (реквизиты локальных нормативных актов организации).
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается _________________ _________ (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
6.3. _________________ _______________________ ______________.
