(наименование организации) УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (наименование должности)
00.00.0000 N 000 _______ (подпись)/_______ (Ф.И.О.)
Ведущего документоведа 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность, условия работы, взаимоотношения (связи по должности) ведущего документоведа (далее - Работник), критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности и непосредственно на рабочем месте в "______________" (далее - Работодатель).
1.2. Работник относится к категории специалистов.
1.3. Работник принимается на работу и освобождается от должности приказом руководителя Работодателя в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.4. На должность ведущего документоведа назначается лицо, имеющее высшее образование - бакалавриат; дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
1.5. В своей деятельности Работник руководствуется:
- законодательными и нормативными документами, регламентирующими деятельность Работодателя;
- уставом Работодателя;
- Правилами внутреннего трудового распорядка;
- настоящей должностной инструкцией.
1.6. Работник должен знать:
1.6.1. Структуру организации, ее подразделения и должности, задействованные в процессах документационного обеспечения управления.
1.6.2. Особенности регламентации труда работников подчиненного подразделения Работодателя.
1.6.3. Законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления, в сфере информационных технологий, используемых в документационном обеспечении управления.
1.6.4. Методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела, также содержащие требования к организации документационного обеспечения управления организации.
1.6.5. Правила и порядок составления и оформления локальных нормативных актов, регулирующих работу подразделения по документационному обеспечению управления Работодателя, состав локальных нормативных актов организации.
1.6.6. Правила нормирования труда и расчета явочной численности делопроизводственного персонала Работодателя.
1.6.7. Распределение функций и вопросов деятельности между структурными подразделениями Работодателя.
1.6.8. Правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих порядок работы с документами в организации.
1.6.9. Методы регламентации, правила организации делопроизводственных процессов.
1.6.10. Правила организации рабочих мест работников Работодателя.
1.6.11 Требования охраны труда.
1.6.12. Трудовое законодательство Российской Федерации.
1.6.14. Видовой состав управленческих документов организации.
1.6.15. Требования к структуре и содержанию отдельных видов локальных нормативных актов.
1.6.16. Правила разработки и оформления документации, регламентирующей документационное обеспечение управления в организации.
1.6.18. Порядок разработки, оформления, утверждения, внедрения локальных актов организации, ознакомления работников с локальными нормативными актами организации.
1.6.19. Состав специалистов, участвующих в разработке проектов локальных нормативных актов организации.
1.6.20. Действующие международные стандарты в области управления документацией.
1.6.21. Передовой отечественный опыт и научные разработки в области информационного и документационного обеспечения управления.
1.6.22. Организацию учета, порядок и сроки составления отчетности по вопросам документационного обеспечения управления.
1.6.23. Критерии оценки качества создаваемой документации.
1.6.24. Порядок функционирования информационных систем документационного обеспечения управления.
1.6.25. Принципы и методы упорядочения состава документов и информационных показателей организации.
1.6.26. Функциональные особенности системы электронного документооборота организации.
1.6.27. Порядок и содержание процедур по работе с документами организации.
1.6.28. Рынок программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления.
1.6.29. Методы исследования, анализа, проектирования и развития системы документационного обеспечения управления.
1.6.30. Функциональные особенности различных систем электронного документооборота, используемых в сфере документационного обеспечения управления.
1.6.31. Правила и порядок формирования баз данных организации.
1.6.32. особенности функционирования справочно-информационных и информационно-поисковых систем организации.
1.6.33. Порядок доступа к различным категориям информации в организации.
1.6.34. Способы получения информации из различных источников.
1.6.35. Формы представления информации и их особенности.
1.6.36. Правила составления и оформления отчетов, обзоров, аналитических справок.
1.6.37. Технологию работы с документами и информацией ограниченного доступа.
1.6.38. Порядок определения сроков исполнения документов в организации; нормативные правовые акты Российской Федерации, устанавливающие типовые сроки исполнения документов.
1.6.39. Методики ведения срокового контроля и контроля по существу решаемого вопроса.
1.6.40. Порядок внесения резолюций руководителя организации в регистрационную форму в традиционном и автоматизированном режимах.
1.6.41. Технологические этапы работы с различными категориями документов организации.
1.6.42. Порядок исполнения документов в организации; условия снятия документа с контроля в организации.
1.6.43. Порядок и содержание процедур организации оперативного хранения документов и их подготовки к передаче в архив организации.
1.6.44. Методика разработки и ведения номенклатуры дел организации, в том числе в системе ее электронного документооборота.
1.6.45. Правила систематизации и классификации документов.
1.6.46. Особенности хранения электронных документов.
1.6.47. Критерии определения ценности документов для их отбора на дальнейшее хранение или уничтожение.
1.7. В период временного отсутствия Работника его должностные обязанности возлагаются на _____________________ (должность).
2. Должностные обязанности Работника
Работник обязан добросовестно исполнять следующие должностные обязанности:
2.1. Проведение анализа локальной нормативной базы организации для определения ее соответствия действующим нормативным правовым актам Российской Федерации по документационному обеспечению управления.
2.2. Подготовка проектов локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению управления.
2.3. Совершенствование системы индексации документов Работодателя.
2.4. Представление актуализированных проектов локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению управления на согласование руководству подразделения документационного обеспечения управления.
2.5. Ознакомление работников организации с ее локальными нормативными актами и методическими документами по документационному обеспечению управления. Консультирование работников Работодателя по вопросам документационного обеспечения управления, закрепленным в ее локальных нормативных актах.
2.6. Разработка унифицированных форм документов, используемых в документационном обеспечении управления организации.
2.7. Разработка проектов табеля и альбома унифицированных форм документов, используемых в документационном обеспечении управления организации.
2.8. Подготовка предложений по технологии разработки проектов документов и ее закрепление в локальных нормативных актах Работодателя.
2.9. Создание шаблонов документов для размещения в системах электронного документооборота организации.
2.10. Контроль соблюдения требований по подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления в организации.
2.11. Оптимизация состава документов Работодателя в соответствии с его деловыми процессами.
2.12. Организация работы по переводу в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в организации.
2.13. Выполнение операций по предварительному рассмотрению и регистрации документов организации.
2.14. Ведение регистрационных и учетных форм документов организации.
2.15. Организация передачи документов между уровнями управления, руководством, исполнителями в организации.
2.16. Разработка предложений по порядку согласования и удостоверения документов в организации.
2.17. Проведение анализа информационных и документационных потоков в организации.
2.18. Подготовка предложений по формированию маршрутов и подготовка маршрутных карт движения документов в организации.
2.19. Разработка технологии работы с документами и информацией в организации.
2.20. Проверка подлинности электронных документов, поступивших в организацию.
2.21. Подготовка предложений по формированию параметров работы систем электронного документооборота организации.
2.22. Проведение анализа действующей системы документационного обеспечения управления организации для определения задач по ее автоматизации.
2.23. Выполнение поручений руководителя при подготовке технического задания на внедрение системы электронного документооборота в организации в рамках своих компетенций.
2.24. Подготовка блок-схем, описывающих делопроизводственные процессы и процедуры, принятые в организации.
2.25. Внесение предложений по критериям для выбора системы электронного документооборота для организации.
2.26. Осуществление тестирования работы системы электронного документооборота и определение задач по ее адаптации к специфике документационного обеспечения управления в организации.
2.27. Методическое сопровождение процессов внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота в организации.
2.28. Формирование требований к информационно-поисковым системам документов организации, используемым в документационном обеспечении управления.
2.29. Формирование и ведение баз данных об организационно-распорядительных документах Работодателя.
2.30. Формирование требований к разграничению уровней доступа работников организации к документам и информации в соответствии с выполняемыми ими функциями.
2.31. Обеспечение доступа к документам и информации организации.
2.32. Разработка форм представления информации по запросу руководства организации.
2.33. Подготовка отчетов и аналитических справок руководству по вопросам документационного обеспечения управления.
2.34. Поиск и предоставление информации по документационному обеспечению управления по запросам работников организации.
2.35. Постановка документов и поручений руководства организации на контроль.
2.36. Организация исполнения документа организации несколькими исполнителями, установка очередности их исполнения.
2.37. Контроль этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документах.
2.38. Мониторинг хода исполнения и статуса документа в процессе работы с ним в организации.
2.39. Ведение контрольных записей об операциях, произведенных с документами в организации.
2.40. Корректировка сроков исполнения документов в организации.
2.41. Снятие документов и поручений руководства организации с контроля.
2.42. Информирование руководства и подготовка аналитических справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации.
2.43. Контроль формирования документов в дела и организация их хранения в подразделениях Работодателя.
2.44. Формирование дел и организация их оперативного хранения в подразделении документационного обеспечения управления.
2.45. Контроль создания и ведения справочно-поисковых средств по документам, хранящимся в подразделениях организации (номенклатура дел, описи).
2.46. Составление и ведение номенклатуры дел Работодателя.
2.47. Обеспечение сохранности созданных в организации организационно-распорядительных документов на различных носителях.
2.48. Контроль выдачи в оперативное пользование документов организации и их возврата.
2.49. Проведение экспертизы ценности документов в составе экспертной комиссии организации.
2.50. Подготовка документов для передачи в архив или на уничтожение.
3. Права Работника
Работник имеет право:
3.1. На предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором.
3.2. Рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором.
3.3. Полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.
3.4. Профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
3.5. Получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности.
3.6. Взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.
3.7. Своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.
3.8. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков.
3.9. Объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.
3.10. Ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений.
3.11. Защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами.
3.12. Разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
3.13. Возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
3.14. Обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.
4. Ответственность Работника
Работник несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.4. _________________ _______________________ _______________.
5. Условия и оценка работы
5.1. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
5.2. В соответствии с _______________ Работодатель проводит оценку эффективности работы Работника. Критериями оценки деловых качеств Работника являются:
- квалификация;
- стаж работы по специальности;
- профессиональная компетентность, выразившаяся в лучшем качестве выполняемых работ;
- уровень трудовой дисциплины;
- способность эффективно организовать работу подчиненных на вверенном участке;
- интенсивность труда (способность в короткие сроки справляться с большим объемом работы);
- умение работать с документами;
- способность в установленные сроки осваивать технические средства, повышающие производительность труда и качество работы;
- производственная этика, стиль общения;
- способность к творчеству, предприимчивость;
- способность к адекватной самооценке;
- проявление инициативы в работе, выполнение работы более высокой квалификации;
- повышение индивидуальной выработки;
- рационализаторские предложения;
- практическая помощь вновь принятым работникам без закрепления наставничества соответствующим приказом;
- высокая культура труда на конкретном рабочем месте.
5.3. Результаты работы и своевременность ее выполнения оцениваются по следующим критериям:
- результаты, достигнутые Работником при исполнении обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией и трудовым договором;
- качество законченной работы;
- своевременность выполнения должностных обязанностей;
- выполнение нормированных заданий, уровень производительности труда.
5.4. Оценка деловых качеств и результатов работы проводится на основе объективных показателей, мотивированного мнения непосредственного руководителя и коллег.
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основании положений Трудового кодекса Российской Федерации с учетом Приказа Минтруда России от 10.05.2017 N 416н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по управлению документацией организации" и в соответствии с _________________ __________ (локальный нормативный акт Работодателя).
6.2. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления Работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается _________________ _____________ (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у Работодателя; иным способом).
Руководитель структурного подразделения
"___"___________ ____ г. (подпись) (Ф.И.О.)
Согласовано:
Юридическая служба
"___"___________ ____ г. (подпись) (Ф.И.О.)
С инструкцией ознакомлен:
(или: инструкцию получил) (подпись) (Ф.И.О.)
"___"___________ ____ г.
