(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
(наименование должности)
00.00.0000 N 000
(подпись) (инициалы, фамилия)
Специалиста архива 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Для работы специалистом архива принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование (не профильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
1.2. К работе в должности специалиста архива допускается лицо:
1) прошедшее обязательный предварительный (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры (обследования), а также внеочередные медицинские осмотры (обследования) в соответствии с Порядком проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, предусмотренных частью четвертой статьи 213 Трудового кодекса Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 28.01.2021 N 29н;
2) прошедшее обучение и проверку знаний требований охраны труда в соответствии с Порядком обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденным Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29;
3) прошедшее обучение мерам пожарной безопасности, включая противопожарный инструктаж и пожарно-технический минимум по соответствующей программе согласно Правилам противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.09.2020 N 1479.
1.3. Специалист архива должен знать:
1) нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела;
2) нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий, защиты информации и персональных данных, цифровой трансформации;
3) нормативные правовые акты Российской Федерации в области конфиденциальности информации;
4) локальные нормативные акты организации в области обеспечения сохранности дел (документов);
5) условия составления договоров на реализацию услуг аутсорсингового или иного внешнего хранения;
6) мобилизационные планы архива, планы эвакуации дел (документов);
7) научно-методические критерии экспертизы ценности различных типов и видов дел (документов);
8) практику экспертизы ценности различных типов и видов дел (документов);
9) практику организации - источника комплектования архива;
10) практику деятельности организации, не являющейся источником комплектования государственного или муниципального архива;
11) теоретические и методические аспекты комплектования и экспертизы ценности всех видов документов;
12) виды, разновидности и форматы всех видов документов;
13) решения экспертной комиссии организации;
14) рекомендации экспертно-проверочной комиссии государственного или муниципального архива;
15) унифицированную систему организационно-распорядительной документации;
16) стандарты оформления организационно-распорядительной документации;
17) способы и технологии документирования различных видов профессиональной деятельности;
18) организационные принципы учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа;
19) методические документы и национальные стандарты в области учета документов и документированных сфер деятельности организации;
20) отечественные и зарубежные сертифицированные системы автоматизированного учета архивных дел (документов);
21) отечественный и зарубежный опыт в сфере управления документами и архивного дела;
22) требования к учету особо ценных и уникальных архивных дел (документов);
23) сроки выполнения работ по учету архивных дел (документов);
24) требования к нормам выполнения трудового задания по учету архивных дел (документов);
25) общие принципы учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа;
26) международные стандарты в области описания документированной информации в архивных учреждениях;
27) сертифицированные информационно-поисковые системы в области разработки научно-справочного аппарата документированных сфер деятельности организации;
28) принципы и методы архивного менеджмента в сфере использования ретроспективной информации и услуг специалистов архива;
29) сроки выполнения работ по организации использования архивных дел (документов);
30) организационные принципы использования документов ограниченного доступа;
31) источниковедческие особенности и историографическую базу работы с разными видами документов;
32) методические документы и национальные стандарты в области делопроизводства и архивного дела;
33) методику разработки форм учетных документов в традиционном и в электронном виде;
34) правила систематизации и классификации документов;
35) особенности организации хранения дел (документов) на различных носителях;
36) критерии определения ценности дел (документов) для дальнейшего хранения или уничтожения;
37) требования к процессам уничтожения информации в традиционном и электронном виде;
38) рекомендации экспертной комиссии организации;
39) рекомендации экспертно-проверочной комиссии государственного или муниципального архива или экспертной комиссии организации;
40) правила хранения дел (документов) в соответствии с их типами;
41) порядок формирования документов в комплекты, группы, типы;
42) требования к подготовке архивных справок и выписок из архивных документов;
43) требования к нормам выполнения трудового задания по организации использования архивных дел (документов);
44) сроки выполнения работ;
45) требования к установленным нормам выработки;
46) требования охраны труда;
47) _________________ _______________________ _________ (другие требования к необходимым знаниям).
1.4. Специалист архива должен уметь:
1) систематизировать дела (документы);
2) размещать архивные дела (документы) на местах хранения в соответствии с нормативными требованиями в области архивного дела и управления документами;
3) обеспечивать нормативные режимы хранения архивных дел (документов) на любых носителях;
4) проводить проверку полноты состава архивных документов в единицах хранения;
5) проводить описание архивных дел (документов);
6) составлять справочно-поисковые средства к архивным делам (документам);
7) вести учет и контроль выдачи архивных дел (документов) из архивохранилища и их возврата;
8) вести учет и контроль передачи дел (документов) на аутсорсинг или внешнего хранения и приема дел с аутсорсинга или внешнего хранения;
9) проводить полистную проверку физического состояния дел (документов);
10) разыскивать необнаруженные дела (документы);
11) работать с источниками комплектования архива;
12) принимать архивные дела (документы) на постоянное или долговременное хранение;
13) создавать архив организации - источника комплектования государственного или муниципального архива;
14) создавать архив организации, не являющийся источником комплектования государственного или муниципального архива;
15) проводить паспортизацию архива организации;
16) принимать архивные дела (документы) на постоянное и долговременное хранение;
17) составлять справочно-поисковые средства к архивным делам (документам);
18) проводить экспертизу ценности различных типов и видов документов в соответствии с внутренними регламентами организации;
19) применять в работе рекомендации экспертно-проверочной комиссии или экспертной комиссии организации;
20) пользоваться автоматизированными системами регистрации учета, контроля и информационно-справочными системами документированных сфер деятельности организации;
21) применять перечни с указанием сроков хранения дел (документов);
22) соблюдать нормативные сроки хранения дел (документов);
23) вести учет источников комплектования архива;
24) проводить экспертизу ценности дел (документов) различных типов и видов;
25) использовать передовой отечественный и зарубежный опыт по комплектованию архива делами (документами) постоянного и долговременного хранения;
26) использовать современные автоматизированные, информационные и телекоммуникационные технологии документированных сфер деятельности организации;
27) защищать информационные ресурсы архива от несанкционированного доступа;
28) пользоваться учетными документами в рамках электронных информационных систем документированных сфер деятельности организации;
29) пользоваться сертифицированными автоматизированными системами документированных сфер деятельности организации по учету, регистрации, контролю дел (документов);
30) пользоваться информационно-справочными системами документированных сфер деятельности организации;
31) организовывать учет страхового фонда архивных дел (документов);
32) применять нормативные правовые акты, локальные нормативные акты организации и методические документы в области учета архивных дел (документов);
33) вносить предложения по совершенствованию методического обеспечения учета разных видов документов в документированных сферах деятельности организации;
34) использовать информационные технологии в области создания справочно-поисковых средств архива и документированных сфер деятельности организации;
35) формировать основные и вспомогательные виды архивных справочников в электронной форме;
36) подготавливать информационные документы по запросам пользователей различных категорий;
37) организовывать и обеспечивать хранение дел (документов) временного хранения организации в традиционном и в электронном виде;
38) контролировать разработку структурными подразделениями описей и актов о выделении на уничтожение дел (документов) временного хранения в традиционном и в электронном виде;
39) формировать единицы хранения документов для их последующего размещения в архиве организации;
40) составлять справочно-поисковые средства к архивным делам (документам);
41) осуществлять поиск дел (документов) временного хранения в процессе их хранения в структурных подразделениях и архиве организации;
42) осуществлять методическое руководство организацией хранения дел (документов) в структурных подразделениях организации;
43) оказывать структурным подразделениям практическую помощь в организации хранения дел (документов);
44) разрабатывать справочно-информационные документы по организации использования дел (документов) временного хранения в структурных подразделениях и архиве организации;
45) проводить экспертизу ценности дел (документов) временного хранения, переданных в архив;
46) определять сроки хранения дел (документов) временного хранения;
47) обеспечивать защиту дел (документов) временного хранения в организации от несанкционированного доступа или уничтожения;
48) проводить физическое уничтожение дел (документов) временного хранения с истекшими сроками хранения после согласования со структурными подразделениями организации;
49) оформлять учетные документы об уничтожении дел (документов) временного хранения с истекшими сроками хранения совместно со структурными подразделениями организации;
50) _________________ _______________________ __________ (другие требования к необходимым умениям).
1.5. Специалист архива руководствуется:
1) _________________ _______________________ _________ (наименование учредительного документа);
2) Положением о _________________ __________________ (наименование структурного подразделения);
3) настоящей должностной инструкцией;
4) _________________ ___________________________ (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности).
1.6. Специалист архива подчиняется непосредственно _________________ ________________ (наименование должности руководителя).
1.7. _________________ ________________________ (другие общие положения).
2. Трудовые функции
2.1. Хранение, комплектование, учет и использование дел (документов) архива.
2.1.1. Организация постоянного хранения архивных дел (документов).
2.1.2. Комплектование архивными делами (документами) архива.
2.1.3. Учет архивных дел (документов).
2.1.4. Организация использования архивных дел (документов).
2.1.5. Хранение, комплектование, учет и использование дел (документов) временного хранения.
2.2. _________________ __________________________ (другие функции).
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист архива исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) определяет схему классификации архивных дел (документов) для постоянного хранения;
2) определяет схему систематизации архивных дел (документов) при постоянном хранении на основе выбранной схемы классификации;
3) проводит экспертизу ценности документов, поступающих на архивное хранение;
4) размещает архивные дела (документы) в архивных хранилищах в соответствии с выбранной схемой классификации и систематизации дел (документов);
5) создает и обеспечивает режимы постоянного хранения архивных дел (документов);
6) проверяет наличие и состояние архивных дел (документов) на стадии постоянного хранения;
7) выявляет и ведет учет архивных дел (документов), требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;
8) подготавливает условия для обеспечения сохранности архивных дел (документов) в особый период и чрезвычайных ситуациях;
9) осуществляет контроль движения архивных дел (документов) и их физического состояния;
10) подготавливает архивные дела (документы) для передачи на аутсорсинговое или внешнее хранение;
11) осуществляет заказ, передачу дел (документов) на аутсорсинг или внешнее хранение.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) ведет список источников комплектования архива;
2) осуществляет работы по выявлению новых источников комплектования архива;
3) исключает организации, физических лиц из списка источников комплектования архива вследствие прекращения деятельности или отсутствия ценности;
4) консультирует работников источников формирования архивов по вопросам хранения дел (документов);
5) осуществляет экспертизу ценности различных типов и видов документов;
6) осуществляет паспортизацию архива организации;
7) выполняет прием архивных дел (документов) на различных носителях на постоянное хранение.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) определяет схему учета архивных дел (документов) в архиве;
2) ведет учет архивных дел (документов) постоянного и временного хранения;
3) осуществляет учет особо ценных и уникальных архивных дел (документов);
4) проводит учет копий страхового фонда архивных дел (документов);
5) ведет учет фондов и описей архивных дел (документов);
6) производит учет выдачи архивных дел (документов) из архивохранилища и их возврата;
7) осуществляет учет и контроль выдачи архивных дел (документов) на аутсорсинг или иное внешнее хранение;
8) ведет учет и розыск необнаруженных дел (документов);
9) ведет дела фондов;
10) осуществляет координацию обеспечения учета всех видов документов в архиве.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) разрабатывает требования к информационно-поисковым системам архива;
2) осуществляет поддержку в актуальном состоянии электронных информационно-поисковых систем архива в документированных сферах деятельности организации;
3) составляет справочно-поисковые средства к архивным делам (документам), учтенным в архиве и в документированных сферах деятельности организации;
4) подготавливает ответы на запросы архивных дел (документов);
5) подготавливает работы пользователей в читальных залах архива;
6) подготавливает доступ работников структурных подразделений организации к информационно-поисковым системам архива организации;
7) подготавливает документальные публикации архивных дел (документов) в соответствии с существующими нормами и правилами;
8) подготавливает выставки архивных дел (документов);
9) проводит культурно-просветительные мероприятия с использованием архивных дел (документов).
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.5 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет контроль за систематизацией и формированием дел (документов) временного хранения в структурных подразделениях организации;
2) ведет учет описей дел временного хранения структурных подразделений организации в традиционном и в электронном виде;
3) разрабатывает рекомендации по использованию различных носителей для сохранности дел (документов) временного хранения;
4) проводит систематизацию дел (документов) временного хранения, принятых от структурных подразделений организации, для размещения в хранилище архива организации;
5) контролирует выдачу в оперативное пользование дел (документов) временного хранения и их возврата;
6) проводит экспертизу ценности дел (документов) временного хранения в архиве организации;
7) подготавливает дела (документы) временного хранения, принятые от структурных подразделений, на уничтожение;
8) создает акты о выделении на уничтожение дел (документов) временного хранения с истекшими сроками, принятых от структурных подразделений;
9) осуществляет контроль за физическим уничтожением дел (документов) временного хранения с истекшими сроками, принятых от структурных подразделений;
10) осуществляет контроль за процессом уничтожения дел (документов) временного хранения с истекшими сроками.
3.1.6. В рамках выполнения своих трудовых функций специалист архива исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.7. _________________ ______________________ (другие обязанности).
3.2. _________________ _______________________ (другие положения о должностных обязанностях).
4. Права
Специалист архива имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.3. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.4. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.5. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.
4.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.7. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.9. _________________ __________________________ (другие права).
5. Ответственность
5.1. Специалист архива привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ ____________________________ (другие положения об ответственности).
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист архива", утвержденного Приказом Минтруда России от 18.03.2021 N 140н, с учетом _________________ _____________________________ (реквизиты локальных нормативных актов организации).
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается _________________ _______________________ ______________ (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
6.3. _________________ _______________________ _______________.
