_________________ ________
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
_________________ ____________
(наименование должности)
00.00.0000 N 000 _________ ___________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Секретаря совета директоров 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Секретарь Совета директоров относится к категории специалистов.
1.2. Для работы секретарем Совета директоров принимается лицо:
1) имеющее высшее образование - бакалавриат <1>;
2) имеющее опыт работы не менее одного года в области корпоративного управления.
1.3. Секретарь Совета директоров должен знать:
1) нормативные правовые акты Российской Федерации в части, касающейся регулирования работы совета директоров (наблюдательного совета) и его комитетов, коллегиального исполнительного органа;
2) устав, внутренние документы организации, регламентирующие подготовку и проведение общих собраний акционеров (участников) хозяйственного общества, работу совета директоров (наблюдательного совета) и его комитетов, коллегиального исполнительного органа;
3) рекомендации кодекса корпоративного управления по подготовке и проведению общих собраний акционеров (участников) хозяйственного общества, по организации работы совета директоров (наблюдательного совета) и его комитетов, коллегиального исполнительного органа;
4) арбитражную практику по вопросам оспаривания решений общих собраний акционеров (участников) хозяйственных обществ, совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа;
5) нормативные правовые акты Российской Федерации в части, касающейся подготовки и проведения общих собраний акционеров (участников) хозяйственных обществ;
6) опыт хозяйственных обществ по подготовке и проведению общих собраний акционеров (участников) хозяйственного общества, совета директоров (наблюдательного совета) и его комитетов, коллегиального исполнительного органа;
7) _________________ _______________________ _________________.
1.4. Секретарь Совета директоров должен уметь:
1) подготавливать документы, связанные с созывом и проведением общих собраний акционеров (участников) хозяйственного общества;
2) координировать работу должностных лиц и сотрудников хозяйственного общества в процессе подготовки общего собрания;
3) применять правила этики, делового общения и межкультурных коммуникаций;
4) определять перечень и состав документов и материалов, необходимых для проведения заседаний совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа;
5) запрашивать, систематизировать, анализировать и оценивать информацию для подготовки заседаний совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа;
6) оформлять документы и материалы для проведения заседаний совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа хозяйственного общества в соответствии с установленными в обществе требованиями;
7) координировать работу должностных лиц и сотрудников хозяйственного общества в процессе подготовки к проведению заседания совета (наблюдательного совета) директоров, комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа;
8) обеспечивать коммуникации членов совета директоров (наблюдательного совета) между собой, с членами коллегиального исполнительного органа, иными руководителями и специалистами хозяйственного общества, а также с его акционерами (участниками);
9) использовать программное обеспечение для подготовки материалов и документов, обработки информации;
10) _________________ _______________________ ______________________.
(другие требования к необходимым умениям)
1.5. Секретарь Совета директоров в своей деятельности руководствуется:
1) _________________ _______________________ _______________________;
(наименование учредительного документа)
2) Положением о _________________ _______________________ ___________;
(наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) _________________ _______________________ _______________________.
(наименования локальных нормативных актов, регламентирующих
трудовые функции по должности)
1.6. Секретарь Совета директоров подчиняется непосредственно
_________________ ___________________.
(наименование должности руководителя)
1.7. _________________ _______________________ _____________________.
(другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Организация общих собраний акционеров и заседаний коллегиальных органов хозяйственного общества:
2.1.1. Организация подготовки и проведения общих собраний акционеров (участников) хозяйственного общества, осуществление контроля исполнения принятых решений.
2.1.2. Организация подготовки и проведения заседаний совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета) хозяйственного общества, заседаний коллегиального исполнительного органа общества с учетом организационно-правовой формы, масштабов и специфики деятельности общества (правления, дирекции).
2.2. _________________ _______________________ _____________________.
(другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Секретарь Совета директоров исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) предоставляет акционерам (участникам), членам совета директоров (наблюдательного совета), членам коллегиального исполнительного органа, менеджменту хозяйственного общества консультации по вопросам подготовки и проведения общих собраний акционеров (участников) хозяйственного общества в соответствии с требованиями российского законодательства;
2) проводит экспертизу поступающих от акционеров (участников) требований, заявлений и предложений, связанных с проведением общих собраний акционеров, на предмет их соответствия законодательству Российской Федерации;
3) подготавливает проекты решений совета директоров (наблюдательного совета), связанных с созывом и проведением общего собрания акционеров (участников) хозяйственного общества;
4) организует подготовку годового отчета хозяйственного общества, документов, предоставляемых акционерам (участникам) общего собрания хозяйственного общества, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации; обеспечивает доступ акционеров (участников) к таким документам;
5) уведомляет акционеров (участников) хозяйственного общества о предстоящем общем собрании, направляет им бюллетени для голосования;
6) выполняет функции секретаря общего собрания акционеров (участников) хозяйственного общества;
7) подготавливает проекты протокола общего собрания акционеров (участников) хозяйственного общества, отчет о результатах голосования, обеспечение доведения этих документов до акционеров (участников) общества;
8) организует хранение документов общих собраний акционеров (участников) хозяйственного общества;
9) контролирует исполнение решений общих собраний акционеров (участников) хозяйственного общества.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) согласовывает с председателями совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета) хозяйственного общества организационных вопросы, связанные с подготовкой и проведением заседаний совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета) хозяйственного общества;
2) согласовывает с председателем коллегиального исполнительного органа хозяйственного общества организационные вопросы, связанные с подготовкой и проведением заседаний коллегиального исполнительного органа хозяйственного общества;
3) вводит в курс дела вновь избранных членов совета директоров (наблюдательного совета) в соответствии с требованиями внутренних документов хозяйственного общества;
4) осуществляет сбор и периодическую актуализацию информации о членах совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), членах коллегиального исполнительного органа, необходимой для публичного раскрытия информации, контроля совершения сделок с заинтересованностью;
5) предоставляет членам совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), членам коллегиального исполнительного органа хозяйственного общества консультации по вопросам правового регулирования работы совета директоров (наблюдательного совета) и его комитетов, коллегиального исполнительного органа, а также информацию в отношении предыдущих результатов работы этих органов;
6) разрабатывает и согласовывает проект плана работы совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа хозяйственного общества;
7) подготавливает для утверждения председателем совета директоров (наблюдательного совета), комитета совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа повестку дня очередного заседания;
8) организует подготовку и предоставление руководителями хозяйственного общества документов и материалов по вопросам, выносимым на рассмотрение совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа; проводит экспертизу указанных материалов на соответствие установленным в хозяйственном обществе требованиям к таким документам и материалам;
9) извещает членов совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа о предстоящих заседаниях, направляет материалы по вопросам повестки дня, обеспечивает подготовку ответов на вопросы членов совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа по предоставленным им материалам;
10) ведет работу в заседании совета директоров (наблюдательного совета), комитета совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа, в том числе в качестве докладчика, по вопросам, отнесенным внутренними документами хозяйственного общества к компетенции корпоративного секретаря;
11) подготавливает бюллетени, опросные, листы для голосования на заседаниях, проводимых в заочной форме, производит сбор заполненных бюллетеней, опросных листов, подводит итоги голосования;
12) оформляет протоколы заседания совета директоров (наблюдательного совета), комитета совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа, заверяет выписки из протоколов;
13) осуществляет хранение протоколов заседаний совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа, заверение и предоставление копий и выписок из этих протоколов;
14) контролирует исполнение решений совета директоров (наблюдательного совета);
15) организует проведение ежегодной оценки эффективности работы совета директоров (наблюдательного совета).
3.1.3. В рамках выполнения своих трудовых функций секретарь Совета директоров исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.4. _________________ _______________________ ___________________.
(другие обязанности)
3.2. _________________ _______________________ _____________________.
(другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
4.1. Секретарь Совета директоров имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.3. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.4. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.5. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.1.7. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.2. _________________ _______________________ _____________________.
(другие права)
5. Ответственность
5.1. Секретарь Совета директоров привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ _______________________ _____________________.
(другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального
стандарта "Корпоративный секретарь", утвержденного Приказом Минтруда России
от 20.11.2018 N 711н, с учетом _________________ ________________________.
(реквизиты локальных нормативных актов
организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при
приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается
_________________ _______________________ _______________________ ______.
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью
настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями);
в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. _________________ _______________________ _____________________.
--------------------------------
Информация для сведения:
<1> Рекомендовано дополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации по профилю деятельности.
