_________________ __________________
(наименование организации) УТВЕРЖДАЮ
_________________ ____________
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (наименование должности)
_________________ ___________
00.00.0000 N 000 (подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
Руководителя подразделения
по документационному
обеспечению управления
1. Общие положения
1.1. На должность руководителя подразделения по документационному обеспечению управления принимается лицо:
1) имеющее высшее образование - специалитет, магистратура, дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
2) имеющее опыт работы не менее 3 лет в области документационного обеспечения управления.
1.2. Руководитель подразделения по документационному обеспечению управления должен знать:
1) законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления и информационных технологий;
2) методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
3) действующие международные стандарты в области управления документацией;
4) структуру организации, ее подразделения и должности, задействованные в процессах документационного обеспечения управления;
5) особенности регламентации труда работников подчиненного подразделения организации;
6) законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
7) правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих правовое положение структурных подразделений и работников организации;
8) функциональное наполнение деятельности различных работников и подразделения документационного обеспечения управления организации, а также подчиненных ему структур;
9) правила нормирования труда и расчета явочной численности делопроизводственного персонала организации;
10) правила организации рабочих мест работников организации;
11) формы делопроизводства, определяющие организацию работы подразделения документационного обеспечения управления организации;
12) правила организационного проектирования для организации;
13) методики управления персоналом организации;
14) типовые и примерные положения и инструкции в сфере документационного обеспечения управления;
15) требования к структуре и содержанию отдельных видов локальных нормативных актов;
16) правила разработки и оформления документации, регламентирующей документационное обеспечение управления в организации;
17) участки работы подразделения документационного обеспечения управления организации и их функциональное наполнение;
18) порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организации;
19) состав специалистов, участвующих в разработке проектов локальных нормативных актов организации;
20) рынок информационных услуг; средства сбора, передачи и обработки информации;
21) порядок разработки, оформления, утверждения и внедрения локальных актов организации;
22) методы проектирования и планирования работ в организации;
23) порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организации;
24) правила организации документационного обеспечения управления в соответствии с локальными нормативными актами организации;
25) функции и порядок взаимодействия подразделений организации;
26) методы анализа показателей деятельности по документационному обеспечению управления;
27) правила и методы контроля соблюдения норм в области документационного обеспечения управления;
28) методы анализа выполнения программ организации и совершенствования документационного обеспечения управления и определения их эффективности;
29) организацию учета, порядок и сроки составления отчетности по вопросам документационного обеспечения управления;
30) методы нормоконтроля при составлении документов, определения уровня унификации управленческих документов организации;
31) критерии ценности документов для их использования, хранения или выделения к уничтожению;
32) передовой отечественный опыт и научные разработки в области информационного и документационного обеспечения управления;
33) методы проектирования и планирования работ по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;
34) современные системы электронного документооборота, используемые в сфере документационного обеспечения управления организации, и их функциональные возможности;
35) рынок информационных услуг, средства сбора, передачи и обработки информации;
36) трудовое законодательство Российской Федерации, требования охраны труда;
37) Правила внутреннего трудового распорядка организации;
38) правила пожарной безопасности;
39) _________________ _______________________ ______________________.
(другие требования к необходимым знаниям)
1.3. Руководитель подразделения по документационному обеспечению управления должен уметь:
1) устанавливать круг компетенций и ответственность заместителей руководителя и работников подразделения документационного обеспечения управления организации;
2) организовывать коллективную и индивидуальную работу работников подчиненного подразделения организации;
3) обеспечивать взаимодействие подразделения документационного обеспечения управления со структурными подразделениями и должностными лицами организации;
4) разрабатывать положение о подразделении и должностные инструкции работников организации;
5) устанавливать для каждой функции работника службы документационного обеспечения управления права и ответственность, обеспечивающие корректное выполнение этой функции в рамках деятельности организации;
6) принимать меры по устранению недостатков в работе подчиненного структурного подразделения организации;
7) проводить тестирование и оценку работы подчиненных работников в организации;
8) организовывать обучение и повышение квалификации делопроизводственного персонала организации;
9) определять приоритетные направления развития подразделения документационного обеспечения управления организации;
10) разрабатывать меры по повышению эффективности деятельности работников подчиненного подразделения организации;
11) внедрять новые технологии и методы работы в деятельность подчиненного подразделения организации;
12) применять правовые нормы для составления и оформления локальных нормативных актов организации;
13) разрабатывать единую политику организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
14) организовывать деятельность рабочих групп по подготовке проектов локальных нормативных актов организации;
15) интегрировать делопроизводственные процессы и процедуры в деловые (управленческие) процессы организации;
16) отражать участие отдельных работников и структурных подразделений организации в ее делопроизводственных процессах;
17) проводить процедуры рассмотрения, коллективного обсуждения, утверждения и согласования проектов локальных нормативных актов организации;
18) применять меры, обеспечивающие выполнение всеми работниками организации требований, закрепленных в локальных нормативных актах по документационному обеспечению управления организации;
19) анализировать передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
20) обосновывать положения стратегии развития и политики организации в области документационного обеспечения управления;
21) проводить анализ информации о состоянии системы документационного обеспечения управления организации;
22) вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
23) оценивать эффективность процессов документационного обеспечения управления организации;
24) определять функции, выполняемые системой электронного документооборота организации, и отслеживать ее актуализацию;
25) принимать решения в сложных и спорных ситуациях в рамках своей профессиональной деятельности;
26) решать задачи нормативного и методического обеспечения документационного обеспечения управления организации;
27) обеспечивать формирование и сохранность документального фонда организации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов российской федерации и локальных нормативных актов;
28) вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
29) представлять результаты контрольной деятельности по вопросам документационного обеспечения управления в отчетах организации;
30) организовывать работу по сбору и систематизации сведений о положении дел в сфере документационного обеспечения управления организации, осуществлять руководство эффективным использованием данных сведений и его контроль;
31) организовывать систематизированный учет, хранение локальных нормативных актов организации по вопросам информационного и документационного обеспечения управления и внесение в них принятых изменений;
32) своевременно информировать об изменениях в локальных нормативных актах руководителей и работников подразделений организации;
33) принимать решения с учетом конкретной ситуации по вопросам, возникающим в ходе контрольной и аналитической деятельности в сфере документационного обеспечения управления организации.
34) _________________ _______________________ ______________________.
(другие навыки и умения)
1.4. Руководитель подразделения по документационному обеспечению
управления в своей деятельности руководствуется:
1) _________________ _______________________ _______________________;
(наименование учредительного документа)
2) Положением о _________________ _______________________ ___________;
(наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) _________________ _______________________ _______________________.
(наименования локальных нормативных актов,
регламентирующих трудовые функции по должности)
1.5. Руководитель подразделения по документационному обеспечению
управления подчиняется непосредственно _________________ __________________
_________________ _______________________ _______________________ ______.
(наименование должности руководителя)
1.6. _________________ _______________________ _____________________.
(другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Руководство деятельностью по документационному обеспечению управления организацией:
2.1.1. Руководство деятельностью подразделения по документационному обеспечению управления организации.
2.1.2. Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации.
2.1.3. Построение системы документационного обеспечения управления организации.
2.1.4. Осуществление контроля функционирования системы документационного обеспечения управления организации.
2.1.5. Совершенствование системы документационного обеспечения управления организации.
2.1.6. Организация оперативного хранения документов в организации и передачи дел для последующего хранения.
2.2. _________________ _______________________ _____________________.
(другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Руководитель подразделения по документационному обеспечению управления исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) определяет цели, задачи и функции подразделения документационного обеспечения управления организации и его работников;
2) распределяет должностные обязанности между работниками подразделения документационного обеспечения управления организации;
3) разрабатывает положения о подразделении документационного обеспечения управления организации и должностных инструкций ее работников;
4) осуществляет планирование деятельности подчиненного подразделения с учетом рационального распределения работ и объема производственных задач организации;
5) осуществляет руководство работниками подчиненного подразделения и контроль их деятельности в организации;
6) проводит совместно с работниками кадрового подразделения мероприятия по подбору персонала на замещение вакантных должностей подчиненного подразделения;
7) организует обучение и повышение квалификации работников подчиненного подразделения организации;
8) осуществляет контроль соблюдения работниками подчиненного подразделения требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации;
9) определяет потребности подчиненного подразделения организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых и ресурсах;
10) подготавливает предложения по модернизации рабочих мест работников подразделения по документационному обеспечению управления;
11) определяет эффективность деятельности подчиненного подразделения организации.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) определяет направления внутренней регламентации документационного обеспечения управления организации;
2) осуществляет руководство разработкой локальных нормативных актов организации в соответствии с ее политикой в сфере документационного обеспечения управления;
3) организует согласования, утверждения локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению ее управления;
4) организует ознакомление работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по документационному обеспечению ее управления;
5) проводит консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик работы с документами организации;
6) организует работу по актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по документационному обеспечению ее управления.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) разрабатывает политику организации в области документационного обеспечения ее управления;
2) оказывает содействие внедрению стандартов организации в сферу документационного обеспечения ее управления;
3) осуществляет координацию деятельности по созданию и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
4) обеспечивает взаимодействие подразделений организации при решении задач в области документационного обеспечения ее управления;
5) обеспечивает функционирование системы документационного обеспечения управления организации;
6) организует работу по поддержанию системы документационного обеспечения управления организации в актуальном состоянии;
7) внедряет современные методы и средства обработки информации в рамках реализации единой технологии системы управления документами организации;
8) управляет проекты документационного обеспечения управления организации;
9) осуществляет руководство разработкой планов и графиков работ по решению задач организации в рамках системы документационного обеспечения ее управления;
10) определяет функции, выполняемые системой электронного документооборота организации, и ее актуализация;
11) организует консультирование работников организации по вопросам работы с ее документами.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет контроль ведения делопроизводства в организации в соответствии с установленным в ней порядком, своевременное принятие мер по предупреждению нарушений;
2) осуществляет контроль исполнения локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации;
3) организует работу по выявлению нарушений в подготовке и обработке документов организации, определение мер по их устранению;
4) осуществляет контроль исполнительской дисциплины работников организации;
5) осуществляет контроль функционирования системы электронного документооборота организации и ее своевременной актуализации;
6) осуществляет контроль формирования дел и организации оперативного хранения документов в организации;
7) исполняет функции заместителя председателя экспертной комиссии организации;
8) организует и проводит проверки деятельности структурных подразделений организации по вопросам документационного обеспечения управления;
9) проводит мониторинг результатов решения задач организации по вопросам документационного обеспечения управления, анализ данных мониторинга;
10) осуществляет контроль своевременного устранения недостатков в работе с документами организации;
11) определяет эффективность мероприятий по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации.
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.5 настоящей должностной инструкции:
1) определяет возможность применения современных информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления организации на основе изучения тенденций их развития;
2) обосновывает необходимость совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
3) определяет направления развития и совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
4) определяет меры по устранению выявленных изъянов системы документационного обеспечения управления, действующей в организации;
5) определяет меры по оптимизации управленческого документооборота организации;
6) осуществляет разработку методики совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
7) подготавливает пакет документов, сопровождающих процесс разработки, внедрения и использования системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
8) организует процесс разработки и внедрения системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
9) выполняет координацию деятельности по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
10) анализирует информацию о состоянии системы документационного обеспечения управления организации;
11) вносит аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
12) составляет техническое задание на проектирование и внедрение системы электронного документооборота в сфере документационного обеспечения управления организации;
13) выбирает оптимальную систему электронного документооборота, отвечающую задачам документационного обеспечения управления организации;
14) обосновывает необходимость внедрения системы электронного документооборота в сферу документационного обеспечения управления организации;
15) организует обучение работников организации современным методам работы с документами в сфере документационного обеспечения управления;
16) актуализирует локальные нормативные акты организации с учетом внедрения современных методов работы с документами.
3.1.6. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.7. _________________ _______________________ ___________________.
(другие обязанности)
3.2. _________________ _______________________ _____________________.
(другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
4.1. Руководитель подразделения по документационному обеспечению управления имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.2. _________________ _______________________ _____________________.
(другие права)
5. Ответственность
5.1. Руководитель подразделения по документационному обеспечению управления привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ _______________________ _____________________.
(другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
Профессионального стандарта "Специалист по управлению документацией
организации", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты
Российской Федерации от 10.05.2017 N 416н, с учетом _______________________
_________________ _______________________ _______________________ ______.
(реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией
подтверждается _________________ _______________________ _______________.
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления
с должностными инструкциями); в экземпляре должностной
инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. _________________ _______________________ _____________________.
(другие заключительные положения)
