УТВЕРЖДАЮ
_________________ ____________ _________________ __________________
(название организации, адрес, (наименование должности руководителя)
ОГРН, ИНН/КПП)
_________________ ________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___" ________ ____
(м.п.)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
документоведа кафедры
(для работников учреждений дополнительного
профессионального образования)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Документовед кафедры относится к категории специалистов.
1.2. Требования к квалификации:
Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее трех лет.
Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее трех лет.
1.3. Документовед кафедры должен знать:
- основы законодательства Российской Федерации в области образования;
- локальные нормативные акты образовательного учреждения, касающиеся деятельности документоведа;
- систему организации образовательного процесса;
- основы педагогики и возрастной психологии;
- законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
- порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
- методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
- организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
- основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии;
- документообразование;
- отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
- основы экономики, организации труда и управления;
- законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.4. Документовед кафедры подчиняется непосредственно заведующему кафедрой.
II. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Документовед кафедры обязан:
- вести делопроизводство кафедры в соответствии с регламентирующими документами;
- принимать, регистрировать и передавать на исполнение входящую корреспонденцию;
- осуществлять хранение входящей и исходящей корреспонденции;
- принимать участие в сборе и обработке материалов по аттестации слушателей, экзаменационных листов и ведомостей;
- организовывать подготовку к утверждению учебно-методической документации;
- контролировать правильность и своевременность регистрации преподавателями кафедры в специальном журнале выполненной учебной нагрузки;
- участвовать в организации учебных занятий в соответствии с расписанием занятий на кафедре;
- своевременно сдавать в учебно-методический отдел сведения о выполненной учебной нагрузке преподавателями кафедры;
- контролировать наличие на кафедре учебно-методических материалов по дисциплинам кафедры;
- организовывать своевременное тиражирование учебно-методических материалов по дисциплинам кафедры;
- принимать участие в заседаниях кафедры;
- контролировать своевременное печатание протоколов заседаний кафедры и других документов;
- выполнять различные печатные работы, связанные с организацией учебного процесса на кафедре;
- организовывать информирование преподавателей и слушателей о расписании учебных занятий по дисциплинам кафедры;
- контролировать своевременное выполнение плана издания учебно-методической литературы преподавателями кафедры;
- знакомить преподавателей кафедры с приказами, распоряжениями и иными локальными актами образовательного учреждения;
- организовывать своевременное заполнение табелей работы сотрудников и преподавателей кафедры;
- вывешивать на доске объявлений необходимые сведения о работе кафедры;
- контролировать проведение занятий преподавателями и, в случае их неявки на занятия, докладывать об этом заведующему кафедрой.
Кроме того, документовед кафедры:
- разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);
- принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления;
- разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации;
- организует внедрение систем ведения документации;
- принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;
- участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;
- принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных;
- изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения;
- принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
III. ПРАВА
3.1. Документовед кафедры имеет право:
- знакомиться с проектами решений руководства образовательного учреждения, касающихся деятельности документоведа;
- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с исполнением предусмотренных данной инструкцией обязанностей;
- запрашивать лично или по поручению руководства информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;
- требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей;
- на материально-техническое обеспечение своей деятельности, бесплатное пользование библиотечным и информационным фондами;
- принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.
IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Документовед кафедры несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей в порядке, предусмотренном трудовым законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана на основании Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.
(вариант дополнительно:
_________________ _______________________ _________________)
(наименование, номер и дата документа)
Инструкция разработана: Согласовано:
"___" ________ ____ "___" ________ ____
_________________ ___________ _________________ _____________
(должность, Ф.И.О., подпись) (должность, Ф.И.О., подпись)
Руководитель структурного С инструкцией ознакомлен (или
подразделения: инструкцию получил):
"___" ________ ____ "___" ________ ____
_________________ _____________ _________________ _____________
(должность, Ф.И.О., подпись) (должность, Ф.И.О., подпись)
