менование организации] УТВЕРЖДАЮ
[Наименование должности]
[Наименование организации]
___________ /____[Ф.И.О.]___ /
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ
г. Москва "1" июля 2017 г.
Рег. N _____
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность делопроизводителя Общества с ограниченной ответственностью "Альфа" (далее - Общество).
1.2. Делопроизводитель относится к категории служащих и назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора Общества в соответствии с действующим законодательством РФ.
1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется: законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями генерального директора Общества, уставом Общества, правилами внутреннего трудового распорядка, настоящей должностной инструкцией, а также другими локальными нормативными актами.
1.6. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по специальности "делопроизводство".
1.7. Делопроизводитель должен знать:
- нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
- структуру организации, руководство структурных подразделений;
- современные информационные технологии работы с документами;
- порядок работы с документами;
- схемы документооборота;
- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
- правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
- типовые сроки исполнения документов;
- принципы работы со сроковой картотекой;
- правила и сроки отправки исходящих документов;
- назначение и технологию текущего и предупредительного контроля;
- правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
- правила документационного обеспечения деятельности организации;
- виды документов, их назначение;
- требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
- правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов;
- правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
- порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел;
- правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
- системы электронного документооборота;
- виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления;
- правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
- правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
- порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
- правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
- правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
- правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
- правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
- правила передачи дел в архив организации;
- критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
- порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;
- требования охраны труда.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Делопроизводителем осуществляются:
2.1. Организация работы с документами:
2.1.1. Прием и первичная обработка входящих документов.
2.1.2. Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
2.1.3. Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем.
2.1.4. Регистрация входящих документов.
2.1.5. Организация доставки документов исполнителям.
2.1.6. Ведение базы данных документов организации.
2.1.7. Ведение информационно-справочной работы.
2.1.8. Обработка и отправка исходящих документов.
2.1.9. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
2.1.10. Контроль исполнения документов в организации.
2.2. Организация текущего хранения документов:
2.2.1. Разработка номенклатуры дел организации.
2.2.2. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.
2.2.3. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения.
2.2.4. Формирование дел.
2.2.5. Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.
2.3. Организация обработки дел для последующего хранения:
2.3.1. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
2.3.2. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов.
2.3.3. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.
2.3.4. Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения.
2.3.5. Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения.
2.3.6. Передача дел в архив организации.
3. ПРАВА
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Получать от генерального директора Общества и своих непосредственных руководителей оказание ему содействия в исполнении возложенных на него должностных обязанностей.
3.2. Принимать самостоятельные решения в пределах полномочий, предоставленных в установленном в Обществе порядке.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора (и других руководителей) Общества в части, затрагивающей его деятельность.
3.4. Вносить предложения руководству Общества по вопросам организации и условий своей трудовой деятельности.
3.5. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
3.6. Проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения соответствующего квалификационного разряда.
3.7. Подтверждать и повышать свою квалификацию.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4.2. Причинение материального ущерба работодателю - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.3. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных административным, гражданским, уголовным законодательством Российской Федерации.
4.4. Нарушение режимов конфиденциальности информации, необеспечение систематизации и сохранности документов, доступ к которым он получает в ходе осуществления возложенных на него трудовых обязанностей, - в порядке и на условиях, установленных законодательством Российской Федерации.
4.5. Нарушение требований правил внутреннего трудового распорядка Общества, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, правил работы с документами, составляющими коммерческую тайну <1>, - в порядке и на условиях, установленных законодательством Российской Федерации.
--------------------------------
<1> Включать пункт только при наличии соответствующего Положения. В противном случае пункт нарушает ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
