УТВЕРЖДАЮ
Руководитель _________________ ___________
(наименование работодателя)
_____________________ /___________________
(подпись, Ф.И.О.)
Приказ от "___"__________ ____ г. N ______
Должностная инструкция
начальника (руководителя) отдела делопроизводства
(заведующего канцелярией)
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность начальника (руководителя) отдела делопроизводства (заведующего канцелярией) (далее - Работник) _____ "____________" (далее - Работодатель).
1.2. Начальник (руководитель) отдела делопроизводства (заведующий канцелярией) относится к категории руководителей.
1.3. На должность начальника (руководителя) отдела делопроизводства принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.
1.4. Работник должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
- Единую государственную систему делопроизводства;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации;
- организацию делопроизводства;
- схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок сдачи дел в архив;
- системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- основы трудового законодательства Российской Федерации;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, правила пожарной безопасности;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- _________________ _______________________ _________________.
(виды, наименования и реквизиты других актов и документов)
1.5. Работник в своей деятельности руководствуется:
- Положением об отделе делопроизводства (канцелярии);
- настоящей должностной инструкцией;
- _________________ _______________________ _________________.
(иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью
Работника)
1.6. Работник подчиняется непосредственно _______________________.
1.7. Требования к квалификации Работника:
среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы
или
начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.
2. Должностные обязанности Работника
2.1. Работник исполняет следующие должностные обязанности:
2.1.1. Организует работу канцелярии.
2.1.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.1.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
2.1.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.1.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
2.1.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
2.1.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.1.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
2.1.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
2.1.10. Руководит работниками отдела делопроизводства (канцелярии).
3. Права Работника
3.1. Работник имеет право:
3.1.1. На предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором.
3.1.2. Рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором.
3.1.3. Полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.
3.1.4. Участие в обсуждении проектов решений руководства Работодателя.
3.1.5. Запрос и получение от структурных подразделений, работников необходимой для выполнения должностных обязанностей информации, документов.
3.1.6. Участие в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3.1.7. Требование от своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.1.8. Профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
3.1.9. Получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Работодателя, касающимися его деятельности.
3.1.10. Взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.
3.1.11. Представление на рассмотрение своего непосредственного Руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.2. _________________ _______________________ ________________.
(иные права)
4. Ответственность Работника
4.1. Работник привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение прямого действительного ущерба имуществу Работодателя - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. _________________ _______________________ __________.
5. Заключительные положения
5.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.
5.2. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
_________________ ___________
(должность лица, составившего __________________ _____________________
должностную инструкцию) (подпись) (Ф.И.О.)
"____"___________ ____ г.
Согласовано:
Юридическая служба __________________ _____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"____"___________ ____ г.
Отдел кадров __________________ _____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"____"___________ ____ г.
С инструкцией ознакомлен:
(или: инструкцию получил) __________________ _____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"____"___________ ____ г.
