авлена в ___ экз. Утверждаю
_________________ ________________
(Ф.И.О.)
_________________ _______________ _________________ ________________
(наименование работодателя, (руководитель или иное лицо,
_________________ _______________ _________________ ________________
его организационно-правовая уполномоченное утверждать
_________________ _______________ _________________ ________________
форма, адрес, телефон, адрес должностную инструкцию)
_________________ _______________
электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП) "___"_____________ ____ г.
"___"__________ ____ г. N _______
Должностная инструкция
секретаря руководителя
_________________ ____________
(наименование организации)
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя (далее - Работник) "_______________" (далее - организация).
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации порядке приказом руководителя организации.
1.3. Работник подчиняется непосредственно ____________.
1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.
1.5. Работник должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде.
1.6. В своей деятельности Работник руководствуется:
- Правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией;
- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.
1.7. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ____________.
2. Должностные обязанности Работника
2.1. Работник осуществляет следующие должностные обязанности:
2.1.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
2.1.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.1.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.1.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
2.1.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
2.1.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
2.1.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
2.1.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.1.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.1.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
2.1.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.1.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
2.1.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.1.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.1.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.1.16. Копирует документы на персональном ксероксе.
3. Права Работника
3.1. Работник имеет право:
3.1.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.
3.1.2. Повышать свою квалификацию.
3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.1.5. Запрашивать и получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
3.1.6. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию техника.
3.1.7. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3.1.8. Вносить на рассмотрение руководителя организации предложения по улучшению деятельности возглавляемого отдела.
3.1.9. Осуществлять взаимодействие с руководителями других структурных подразделений Организации.
3.1.10. Подписывать (визировать) документы в пределах своей компетенции.
3.1.11. Вносить руководству организации предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.1.12. Представлять интересы организации в сторонних организациях по вопросам, относящимся к производственной деятельности организации, по вопросам, входящим в компетенцию Работника.
3.1.13. Проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения соответствующего квалификационного разряда.
3.2. Работник имеет право:
3.2.1. На предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором.
3.2.2. Рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором.
3.2.3. Полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.
3.2.4. Профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
3.2.5. Взаимодействие с другими подразделениями работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.
3.2.6. Внесение предложений руководителю организации и непосредственному руководителю по вопросам своей деятельности.
3.2.7. Представление интересов организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
3.2.8. Своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.
3.2.9. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков.
3.2.10. Объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.
3.2.11. Участие в управлении организацией в предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами и коллективным договором формах.
3.2.12. Ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений.
3.2.13. Защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами.
3.2.14. Разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
3.2.15. Возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
3.2.16. Обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.
4. Ответственность Работника
4.1. Работник несет ответственность:
4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.1.2. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством Российской Федерации.
4.1.3. Причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
5. Условия работы
5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
5.3. В соответствии с ____________________ работодатель проводит оценку эффективности деятельности Работника. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден _________ и включает в себя:
- _____________________;
- _____________________;
- _____________________.
6. Право подписи
6.1. Работнику для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его должностные обязанности.
7. Заключительные положения
7.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе квалификационной характеристики должности "Секретарь руководителя" (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37), _________________ ________________ (реквизиты иных актов и документов).
7.2. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления Работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается _________________ __________________ (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей должностной инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
7.3. _________________ _______________________ _________.
Руководитель структурного
подразделения
_________________ _____________________________
(Ф.И.О.) (подпись)
"___"_____________ ____ г.
Согласовано:
юридическая служба
_________________ _____________________________
(Ф.И.О.) (подпись)
"___"_____________ ____ г.
С должностной инструкцией ознакомлен:
(или: Должностную инструкцию получил)
_________________ _____________________________
(Ф.И.О.) (подпись)
"___"_____________ ____ г.
