§ 2. Структура системы управления персоналом
В небольшой организации до 50 сотрудников должно быть как минимум два кадровика: один занимается документальным оформлением трудовых отношений, а другой - управлением трудовыми отношениями. В средней и большой организациях соответственно от 300 до 1 000 и свыше 1 000 работающих необходимо два отдела:
1) документирования трудовых отношений;
2) управления трудовыми отношениями.
Норматив численности работников службы управления персоналом может быть следующим.
На 60 работников один специалист системы управления персоналом. Служба управления персоналом должна постоянно доказывать свою эффективность, выполняя установленные показатели работы. Одним из основных показателей эффективности работы по управлению персоналом является уровень профессионализма работников. Он должен быть от 90 до 100%. Сегодня в большинстве организаций он не более 40%. Этот факт является причиной всех основных недостатков организаций.
В управлении персоналом участвуют руководители структурных подразделений. Они выполняют следующие функции по управлению трудовыми отношениями, подчиняясь по этой деятельности директору по персоналу.
Участие в собеседовании с кандидатом при приеме на работу в его подразделение.
Собеседование проводит начальник отдела кадров или уполномоченный менеджер по управлению персоналом на основании описания рабочего места. В процессе собеседования необходимо выяснить знания работника: каким количеством единиц знаний обладает работник и какие знания у него отсутствуют. Затем необходимо выяснить уровень умений и уровень навыков. Далее у кандидата выясняются представления о производственных процессах, которые он будет выполнять. Затем определяются человеческие качества и, наконец, состояние здоровья.
Составление описания каждого рабочего места в своем подразделении, включающего:
- перечень единиц знаний;
- перечень единиц умений;
- перечень навыков;
- уровень знаний своих функций и трудовых действий;
- перечень человеческих качеств, которые запрещено проявлять на рабочем месте;
- перечень человеческих качеств, которые необходимо проявлять на рабочем месте;
- требования к состоянию здоровья и энергетике работника.
Составление должностных инструкций.
Составление письменного заключения по результатам испытания при приеме на работу, которое должно быть представлено начальнику отдела кадров.
Ежедневная письменная оценка результативности труда каждого работника по стобалльной или другой шкале и предоставление этих сведений начальнику отдела кадров. Для выполнения данной обязанности целесообразно создать соответствующую компьютерную программу.
Ежегодная письменная оценка уровня профессионализма подчиненных работников по установленному в организации графику и предоставление сведений руководителю кадровой службы.
Ежегодная письменная оценка результативности работников по стобалльной шкале с предоставлением сведений начальнику отдела кадров по установленному графику в организации.
Ежегодная письменная оценка эффективности работы подчиненных работников.
Проведение служебных расследований каждого нарушения трудовой дисциплины по методике, установленной в организации.
Проведение оценки активности работника и выработка предложения по его награждению.
Ежедневная оперативная работа по организации деятельности своих сотрудников, уточнение дневных заданий.
Ежегодная инвентаризация рабочих мест и защита количества рабочих мест перед отделом кадров.
Составление программы модернизации рабочих мест.
Измерение и планирование увеличения творческой деятельности на рабочем месте.
Как уже отмечалось, директору по персоналу целесообразно подчинить линейно два отдела: отдел документального оформления трудовых и иных социальных отношений и отдел управления персоналом.
Документы, которые составляют в отделе документального оформления трудовых и иных социальных отношений, делятся на три группы.
Первая группа - те документы, которые установлены государственными стандартами. Это прежде всего Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты согласованы с Минфином России, Минэкономразвития России и Минтрудом России. В их состав входят следующие документы:
- по учету кадров:
- N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";
- N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";
- N Т-2 "Личная карточка работника";
- N Т-2ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего";
- N Т-3 "Штатное расписание";
- N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";
- N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";
- N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";
- N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";
- N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";
- N Т-7 "График отпусков";
- N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";
- N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)";
- N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
- N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
- N Т-10 "Командировочное удостоверение";
- N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";
- N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";
- N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников";
- по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
- N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда";
- N Т-13 "Табель учета рабочего времени";
- N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость";
- N Т-51 "Расчетная ведомость";
- N T-53 "Платежная ведомость";
- N T-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей";
- N Т-54 "Лицевой счет";
- N Т-54а "Лицевой счет (СВТ)";
- N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику";
- N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";
- N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".
Вторая группа - документы, по которым не установлены государственные стандарты, но есть стандарты - образцы, которые обычно устанавливаются представителями науки и практики.
Третья группа - документы, по которым не установлены образцы, так как форма документов очевидна и их в произвольной форме составляет каждый работник.
Для работы в отделе документального оформления трудовых отношений работнику необходимо иметь как минимум среднее профессиональное образование. Необходимую квалификацию для выполнения работы документоведа регламентируют:
- Приказ Минобрнауки России от 11.08.2014 N 975 "Об утверждении федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение";
- Приказ Минобрнауки России от 06.03.2015 N 176 "Об утверждении федерального государственного образовательного стандарта высшего образования по направлению подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение (уровень бакалавриата)";
- Приказ Минтруда России от 06.05.2015 N 276н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией".
Возглавлять отдел может специалист с высшим образованием. Численность отдела зависит от объема работы его сотрудников. С помощью нормирования труда определяется число работников, которое необходимо для обеспечения выполнения трудовых функций, возложенных на отдел.
