§ 4. Компенсация командировочных расходов
Посмотрим, что для командированных работников (в том числе надомников) государство предусмотрело в Положении о служебных командировках.
Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей компании.
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Эти средства могут быть перечислены работнику на его расчетный счет, так что тут никаких проблем нет.
Работникам возмещаются расходы на проезд и наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя компании.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ.
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем компании с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем компании остается в месте командирования, расходы на наем жилого помещения при представлении соответствующих документов возмещаются работнику в общем порядке и размерах.
В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы на ее пересылку несет работодатель.
Расходы на проезд к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы (для надомника - домой) и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько компаний, расположенных в разных населенных пунктах, включают:
- расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии подтверждающих документов (например, билетов);
- оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы на наем жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами.
Расходы на бронирование и наем жилого помещения на территории России возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение).
Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы на наем жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ (гл. 2 Закона о страховании на случай временной нетрудоспособности).
Теперь о налогообложении. Начнем с НДФЛ.
В силу п. 1 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая переезд на работу в другую местность и направление в служебную командировку.
При оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы на наем жилого помещения, оплату услуг связи, получение и регистрацию служебного или дипломатического паспорта, получение виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов на наем жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации.
Если сотрудник выйдет за рамки установленных суточных или не сможет обосновать и документально подтвердить понесенные им в ходе командировки затраты и не вернет полученный под командировку аванс, сумма превышения аванса над признанными работодателем затратами составит доход работника, облагаемый НДФЛ.
На основании пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения такого дохода признается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. Очевидно, что в случае с надомником авансовый отчет должен быть передан в электронном виде вместе со сканами подтверждающих документов. Оригиналы надомник может выслать почтой.
Теперь перейдем к обязательным страховым взносам. Командировочные затраты освобождаются от обложения страховыми взносами.
На основании п. 2 ст. 422 НК РФ при оплате плательщиками расходов на командировки работников (как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации) не подлежат обложению страховыми взносами:
- суточные, предусмотренные в п. 1 ст. 217 НК РФ;
- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
- сборы за услуги аэропортов;
- комиссионные сборы;
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
- расходы на наем жилого помещения;
- расходы на оплату услуг связи;
- взносы за выдачу или получение и регистрацию служебного заграничного паспорта;
- взносы за выдачу или получение виз;
- расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Что касается налога на прибыль, то на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством или реализацией. К ним относятся:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения (по этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами));
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
В силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой возникновения таких расходов является дата утверждения авансового отчета. Поэтому получить авансовый отчет от надомника как можно скорее - в интересах работодателя.
